प्रभावी और कुशल संचार

उत्कृष्ट संचार कौशल वाले व्यवसाय के मालिक और कर्मचारी कार्यस्थल की संस्कृति में प्रभावी रूप से योगदान कर सकते हैं और ग्राहकों पर अधिक प्रभाव डाल सकते हैं। संचार कौशल महत्वपूर्ण हैं जब परियोजनाओं पर सहयोग करना, ग्राहकों को सेवा प्रदान करना, प्रशिक्षण सत्रों में विचारों को साझा करना और अन्य विविध व्यावसायिक स्थितियों में भाग लेना। जो लोग संदेश भेज सकते हैं और प्राप्त कर सकते हैं वे स्पष्ट रूप से किसी कंपनी के ब्रांड के प्रतिनिधि के रूप में काम करते हैं और अपनी नौकरियों में अधिक प्रभावी होते हैं।

सक्रिय होकर सुनना

उद्यमियों और कर्मचारियों को ग्राहकों और सह-श्रमिकों के साथ अपनी बातचीत में सक्रिय सुनने का अभ्यास करना चाहिए। उदाहरण के लिए, 10 कर्मचारियों का प्रबंधन करने वाले एक पर्यवेक्षक के पास प्रत्येक कर्मचारी को निर्देश देने के लिए सीमित समय होगा। यदि कर्मचारी सक्रिय श्रवण का उपयोग करते हुए अपने पर्यवेक्षक के पास नहीं जाते हैं, तो उनके पास अंत में अधिक प्रश्न होंगे और पर्यवेक्षक के समय को बर्बाद करेंगे, जो पहले से ही समझाया गया है। कर्मचारियों को जनता से स्पष्ट कहना चाहिए कि वे ग्राहकों की शिकायतों से निपटने के लिए क्या कहते हैं। उन्हें प्रत्येक ग्राहक की समस्या को सुनना चाहिए और सादे शब्दों में यह बताना चाहिए कि समस्या के समाधान के लिए वे क्या कर सकते हैं, यदि कुछ भी हो। दोनों परिदृश्यों के लिए, सक्रिय श्रवण को एक संदेश भेजने से पहले, किसी व्यक्ति को दिए गए सुरागों, जिसमें बोले गए शब्दों और अशाब्दिक अभिव्यक्तियों में भाग लेना आवश्यक है। एक संदेश प्राप्त होने के बाद, संदेश को स्पष्ट करने के लिए जो सुना गया था उसे आराम करना अक्सर आवश्यक होता है।

टीम संचार

व्यवसाय के मालिक कर्मचारियों की एक टीम का निर्माण करना चाहते हैं जो यह समझते हैं कि समूहों में प्रभावी ढंग से कैसे संवाद किया जाए। उदाहरण के लिए, नियोक्ता चाहते हैं कि लोग शब्दों, अशाब्दिक अभिव्यक्तियों और इशारों का उपयोग करके समूह की बैठकों में अपने विचारों को स्पष्ट रूप से व्यक्त करें। उन्हें अपनी भावनाओं को भी व्यक्त करना चाहिए और स्पष्ट करना चाहिए कि वे एक टीम में दूसरों के विचारों और भावनाओं के रूप में क्या अनुभव करते हैं। अपनी टीम की जलवायु के बारे में जानकारी होना भी महत्वपूर्ण है। तनाव की तलाश करें जो विशेष सहयोगियों के बीच फसल लेते हैं और बड़े संघर्षों का उत्पादन करने से पहले उन्हें पेशेवर रूप से संबोधित करते हैं। कभी-कभी, कर्मचारी किसी समूह के सामने आने वाली समस्याओं को हल करने का भी नेतृत्व कर सकते हैं और समूह को समाधान की दिशा में प्रभावी ढंग से काम करने में मदद कर सकते हैं।

आंतरिक संवाद

यह जांच करना सबसे अच्छा है कि काम और व्यक्तिगत उत्पादकता के प्रवाह को अधिकतम करने के लिए कर्मचारी कैसे कुशलता से संवाद कर रहे हैं। इसमें कुशल संचार का अच्छा मॉडल शामिल है। उदाहरण के लिए, कर्मचारी बहुत समय टाइपिंग संचार खर्च कर सकते हैं जो संगठन के चारों ओर प्रसारित किया जाएगा। हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू ब्लॉग नेटवर्क के माइकल श्रेज ने सुझाव दिया है कि आप पहली बार सही ढंग से इस धारणा के साथ एक ईमेल बनाते हैं कि यह कार्यस्थल में दूसरों को भेजा जाएगा। इस तरह, जब आप इसे साझा करने के लिए तैयार होंगे तो आप मूल ईमेल पर लौटने और इसे संपादित करने में समय बर्बाद नहीं करेंगे। इस टिप को कर्मचारियों के साथ साझा करें। उन्हें अन्य कर्मचारियों को भ्रमित करने से बचने के लिए अपने ईमेल को संपादित करने की आवश्यकता होती है, जिससे उत्पादकता घट जाती है।

प्रौद्योगिकी बनाम मानव सहभागिता

प्रभावी और कुशल संचार के लिए, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप सबसे उपयुक्त संचार प्रारूप का उपयोग कर रहे हैं। आप कंप्यूटर या मोबाइल डिवाइस पर ईमेल लिखकर श्रमिकों के साथ निर्देश साझा करने में बहुत अधिक समय व्यतीत कर सकते हैं। कभी-कभी, कार्यालय के चारों ओर घूमना और अपनी अपेक्षाओं को जल्दी से संवाद करना अधिक कुशल होता है। आप कर्मचारियों के साथ संवाद करने के लिए टेलीफोन, इंटरऑफिस मेमो, वीडियो चैट या वर्चुअल वर्क स्पेस का भी उपयोग कर सकते हैं। यदि कोई मौका है कि आपको तकनीक का उपयोग करने में गलत समझा जाएगा, तो कर्मचारियों के साथ आमने-सामने संचार का उपयोग करें, विशेष रूप से अनुशासन और श्रमिकों के बीच संघर्षों को हल करने के लिए।