प्रभावी अनुबंध प्रबंधन के लिए आठ कदम

अनुबंध प्रबंधन में आपूर्तिकर्ताओं, ग्राहकों, भागीदारों और कर्मचारियों के साथ किए गए समझौतों की निगरानी शामिल है। प्रभावी निरीक्षण महत्वपूर्ण रूप से महत्वपूर्ण है क्योंकि बिक्री खो सकती है और नियामक अनुबंध खराब अनुबंध प्रबंधन से सुनिश्चित कर सकता है। प्रभावी रूप से अनुबंधों का प्रबंधन करने का तरीका समझें, और आपके छोटे व्यवसाय की खरीद प्रक्रिया में उल्लेखनीय सुधार किया जा सकता है।

अभिविन्यास

विभाग के साथ एक बैठक आयोजित की जानी चाहिए जो अनुबंध प्रबंधन कार्य कर रही है और जो अनुबंध प्रबंधन प्रक्रिया से प्रभावित हैं। बैठक में, अनुबंध प्रबंधन के कारण को इस तथ्य के साथ समझाया जाना चाहिए कि कार्यक्रम वरिष्ठ प्रबंधन द्वारा पूरी तरह से समर्थन किया गया है। जहां संभव हो, वरिष्ठ प्रबंधन के एक सदस्य को बैठक का नेतृत्व करना चाहिए।

योजना

एक अनुबंध प्रबंधन प्रणाली को लागू करने के लिए एक व्यापक योजना विकसित की जानी चाहिए जो यह सुनिश्चित करती है कि संगठन में सभी प्रभावित विभाग प्रबंध अनुबंधों के लिए एक लागत प्रभावी दृष्टिकोण देने पर ध्यान केंद्रित करते हैं।

कार्मिक

संगठन में एक व्यक्ति को अनुबंध प्रबंधन के लिए जिम्मेदारी सौंपी जानी चाहिए। यह अक्सर क्रय प्रबंधक होता है। एक अनुबंध प्रबंधन प्रणाली को लागू करने के लिए एक परियोजना की योजना किसी को सौंपी गई जिम्मेदारी द्वारा विकसित की जानी चाहिए कि यह देखने के लिए कि एक प्रणाली सही ढंग से और समय पर और बजट पर लागू हो जाती है। कार्य को पूरा करने के लिए कार्यों को निर्दिष्ट करना चाहिए, जो कार्य और लक्षित समाप्ति तिथि के लिए जिम्मेदार है।

प्रक्रिया

एक अनुबंध प्रबंधन प्रक्रिया का दस्तावेज़ीकरण यह आश्वासन देता है कि कंपनी में हर कोई उसी तरह से अनुबंध संभालता है। कार्य प्रवाह को निर्दिष्ट करें, कार्य प्रवाह में प्रत्येक चरण को पूरा करने के लिए कौन सा व्यक्ति या विभाग जिम्मेदार है और कैसे कार्य प्रवाह अपवादों को नियंत्रित किया जाता है।

प्रशिक्षण

अनुबंध प्रबंधन के लिए जिम्मेदार विभाग के सदस्यों को कंपनी के अनुबंध प्रबंधन प्रक्रिया, उपयोग किए गए शब्दों और फ़ंक्शन के लिए दिशानिर्देशों में प्रशिक्षित किया जाना चाहिए।

मानक

अनुबंध प्रबंधन मानकों का विकास करना। इस तरह के मानकों में एक अनुबंध की शुरुआत और समाप्ति की तारीख के लिए सटीक दस्तावेज को बनाए रखना और पूर्ण अनुबंध परिशिष्ट रखना, अनुबंध की व्यवस्था में किसी भी बदलाव पर ध्यान नहीं देना, जैसे कि सेवा अनुबंध का नवीनीकरण।

माप

एक संगठन के भीतर अनुबंध प्रबंधन समारोह की प्रभावशीलता को मापने और आकलन करने के लिए मीट्रिक स्थापित करें। इस तरह की मीट्रिक अनुबंध की तैयारी में सटीकता और आवश्यकता पड़ने पर अनुबंध को पुनः प्राप्त करने और संदर्भित करने के लिए समय शामिल करेगी।

लेखा परीक्षा

अनुबंध प्रबंधन फ़ंक्शन को संदर्भ के लिए ऑडिट चेकलिस्ट का उपयोग करके समय-समय पर ऑडिट किया जाना चाहिए। चेकलिस्ट को ऑडिट के लिए विशिष्ट होना चाहिए और विशेष रूप से अनुबंध परिणाम मानकों के अनुपालन में अपेक्षित परिणामों के साथ निरीक्षण करना चाहिए।

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