व्यापार पत्र के लिए शिष्टाचार

आपके व्यवसाय पत्रों में आपके द्वारा अपनाया गया शिष्टाचार ग्राहकों को बनाए रख सकता है और बिक्री में सुधार कर सकता है या फ्लिप-साइड पर, लोगों को अपमानित कर सकता है और आपकी कंपनी को नुकसान पहुंचा सकता है। सामान्य लेखन के विपरीत, आप रचनात्मक नहीं चाहते हैं या व्यवसाय पत्र में नाटकीय रूप से लिखना नहीं चाहते हैं। एक व्यावसायिक पत्र में जो सबसे ज्यादा मायने रखता है, वह है पाठक के लिए लेखांकन।

समारोह

व्यावसायिक शिष्टाचार का पूरा क्षेत्र पेशेवरों को एक दूसरे के प्रति शिष्टाचार दिखाने और ठोस संबंध बनाने में मदद करने के लिए मौजूद है। व्यावसायिक पत्र न केवल प्रेषक, बल्कि उसकी पूरी कंपनी का प्रतिनिधित्व करते हैं। बस किसी भी ग्राहक और ग्राहक को कुछ बिंदु पर आपसे एक पत्र प्राप्त होगा, जैसे कि निवेश पूंजी के लिए अनुरोध लिखना या किसी को अतिदेय भुगतान के लिए सचेत करना।

विचार

व्यवसाय पत्र लिखते समय आप व्यक्तिगत सर्वनामों का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन बहुत आकस्मिक या कठोर न हों। यदि आप अक्सर एक ग्राहक के साथ बातचीत करते हैं, उदाहरण के लिए, आपको प्रिय सर / मैम के साथ हर पत्र को संबोधित करने की आवश्यकता नहीं है और इसे "विश्वासपूर्वक" समाप्त करें क्योंकि यह ठंड के रूप में आता है। इसके बजाय, आप "प्रिय श्री" पर स्विच कर सकते हैं और "ईमानदारी से।" शिष्टाचार से बचने के लिए, जैसे कि "वह स्टोर जा रहा था, " जब भी संभव हो, शिष्टाचार विशेषज्ञ नील पायने के अनुसार। निष्क्रिय आवाज आमतौर पर उबाऊ आती है और बहुत आकस्मिक दिखाई दे सकती है।

विशेषताएं

सभी सूचनाओं पर संवेदनशील जानकारी के साथ गोपनीय रखें, और "अत्यधिक गोपनीय" यदि आप केवल प्राप्तकर्ता को इसे पढ़ने के लिए चाहते हैं, तो पेने के अनुसार। पत्र को वैसा ही लिखें जैसा आप पाठक से आमने-सामने बोलेंगे। कोई व्यक्ति भविष्य में पत्र देख सकता है इसलिए एक औपचारिक उपक्रम रखें। आपको स्वयं पत्र पर हस्ताक्षर करना चाहिए, लेकिन सचिव के हस्ताक्षर को उचित व्यावसायिक शिष्टाचार के अनुरूप रखना चाहिए।

चेतावनी

कंपनी लेटरहेड के साथ स्टेशनरी पर "हम" का उपयोग करने के बारे में सावधान रहें। "हम" का उपयोग करने का मतलब है कि आपके शब्द कंपनी के लिए बोलते हैं। इस प्रकार, केवल कंपनी नीति का संदर्भ देते समय इसका उपयोग करें। व्यक्तिगत राय के बारे में बात करते समय "हम" के साथ "हम" को प्रतिस्थापित करें।

टिप

जब भी संभव हो ग्राहकों और ग्राहकों को एक धन्यवाद पत्र लिखें, जैसे कि एक ग्राहक जो आपके व्यवसाय का संभावित सौदे के लिए दौरा करता है। धन्यवाद-पत्र आपको व्यक्तिगत संबंधों का निर्माण करते हैं जो व्यवसाय को जन्म दे सकते हैं। कुछ क्षेत्रों में, जैसे कि लक्जरी सामान और फैशन, धन्यवाद-नोट्स आपके नेटवर्क के निर्माण के लिए आवश्यक हैं।

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