एक प्रो फॉर्म चालान का उदाहरण
प्रो forma चालान एक संभावित बिक्री, माल के आयात या निर्यात के लिए एक मूल्य उद्धरण प्रदर्शित करते हैं। इन चालानों का उपयोग अक्सर किसी प्रस्ताव की शर्तों को सूचीबद्ध करने के लिए बातचीत के दौरान किया जाता है ताकि दूसरा पक्ष किसी प्रतिपक्ष के साथ सहमत या प्रतिक्रिया दे सके। समर्थक फ़ॉर्म इनवॉइस एक बाध्यकारी समझौता नहीं है, और कोई भी भुगतान तब तक नहीं होता है जब तक कि पार्टियां अनुबंध में प्रवेश न करें। ऋणदाता, लाइसेंस देने वाली एजेंसियां और सीमा शुल्क निरीक्षक आगामी फॉर्म की वैधता के प्रमाण के रूप में एक प्रो फॉर्म चालान का अनुरोध कर सकते हैं।
मूलभूत जानकारी
चालान के शीर्ष पर अपनी कंपनी का नाम और संपर्क जानकारी सूचीबद्ध करें। स्पष्ट रूप से इंगित करें कि यह एक प्रो फ़ॉर्म चालान है और अंतिम संस्करण नहीं है। अपने बिलिंग सिस्टम में उपयोग किए गए किसी भी ग्राहक या ग्राहक आईडी के साथ विक्रेता का नाम और संपर्क जानकारी शामिल करें। किसी भी पिछले या बाद के संस्करणों से इस प्रो फॉर्म को अलग करने के लिए इनवॉइस तिथि को सूचीबद्ध करें। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि लेन-देन बातचीत के तहत होता है, क्योंकि लेनदेन में वस्तुओं की कीमत या मात्रा अंतिम समझौते तक पहुंचने से पहले कई बार बदल सकती है।
कमोडिटी विवरण
लेन-देन में शामिल माल की मात्रा और विवरण शामिल करें। प्रत्येक प्रकार के उत्पाद के लिए एक अलग लाइन आइटम का उपयोग करें, और प्रत्येक लाइन के लिए यूनिट मूल्य और कुल लागत को सूचीबद्ध करें। सभी आइटम जोड़ें और किसी भी शिपिंग और हैंडलिंग शुल्क को जोड़ने से पहले परिणाम को सबटोटल के रूप में दिखाएं।
भुगतान की शर्तें
क्योंकि आयात और निर्यात लेनदेन दो देशों के बीच विभिन्न मुद्राओं के साथ हो सकते हैं, इसलिए प्रो फॉर्म चालान को भुगतान के लिए उपयोग की जाने वाली मुद्रा के प्रकार को निर्दिष्ट करना चाहिए। यदि एक पक्ष दूसरे के मुद्रा विनिमय शुल्क का भुगतान करने के लिए सहमत हो गया है, तो इस समझौते का विवरण सूचीबद्ध करें। एक नियत तारीख निर्धारित करें और इस समय सीमा को पूरा करने में विफल रहने के लिए लागू देर शुल्क को सूचीबद्ध करें। यदि आप क्रेडिट बढ़ा रहे हैं या किस्तों के भुगतान की अनुमति देंगे, तो नियम और शर्तें स्पष्ट करें।
भाड़ा
किसी भी लागू हैंडलिंग, माल और बीमा शुल्क को सूचीबद्ध करें जो माल परिवहन के लिए लागू होते हैं। प्रासंगिक विवरण निर्दिष्ट करें, जैसे कि प्रवेश या निकास का बंदरगाह और शिपमेंट की विधि। सीमा शुल्क से गुजरने के लिए आवश्यक किसी भी दस्तावेज़ की एक सूची शामिल करें।
वितरण
माल की डिलीवरी के लिए एक अनुमानित तारीख प्रदान करें। यह एक सीमा हो सकती है, क्योंकि आप नहीं जानते होंगे कि क्रेडिट की एक लाइन प्राप्त करने या सीमा शुल्क निरीक्षण से गुजरने में कितना समय लगेगा। उदाहरण के लिए, आप छह से आठ सप्ताह की अपेक्षित डिलीवरी विंडो को सूचीबद्ध कर सकते हैं। क्रेडिट की रेखा पर हस्ताक्षर होने या किसी अन्य आकस्मिक घटना के होने के बाद यह समय सीमा शुरू हो सकती है। चालान के इस भाग में किसी भी वारंटी प्रावधानों को सूचीबद्ध करें।
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