बताएं कि अकाउंटिंग में ड्यूटी का अलग होना क्यों जरूरी है

एक लेखा विभाग में कर्तव्यों का अलगाव आंतरिक धोखाधड़ी के खिलाफ प्राथमिक रक्षा के रूप में कार्य करता है। कर्मचारियों के एक दूसरे के काम की जाँच करने से त्रुटियां कम हो सकती हैं, लेकिन साधारण गलतियाँ एक ही डिग्री पर लाभ को कम नहीं करती हैं। छोटे व्यवसायों को धोखाधड़ी से लगभग 5 प्रतिशत राजस्व की हानि होती है, या आंतरिक चोरी से $ 160, 000 का नुकसान होता है। लेखा समूह के भीतर कर्तव्यों का अलगाव कर्मचारियों के लिए कंपनी से चोरी करने के अवसरों को कम करता है।

धोखाधड़ी का त्रिकोण

धोखाधड़ी की रोकथाम के विशेषज्ञ "धोखाधड़ी के त्रिकोण" को पहचानते हैं जो गबन के लिए स्थितियां बनाता है। उस त्रिकोण में कर्मचारी पर वित्तीय दबाव, आपराधिक कार्रवाई का युक्तिकरण और अपराध करने का अवसर होता है। लेखांकन विभाग के भीतर कर्तव्यों का अलगाव अवसर के बिंदु पर त्रिकोण को तोड़ता है। यह जानते हुए कि अन्य अपने काम के महत्वपूर्ण घटकों की समीक्षा करते हैं और अवसर की कर्मचारी की धारणा को बदल देते हैं। कर्मचारी धोखाधड़ी की संभावित लागत को देखते हुए, इसे रोकने के लिए कदमों में निवेश एक अच्छा रिटर्न प्रदान करता है।

लेखा-देय धोखाधड़ी

देय खातों, अगर ठीक से निगरानी नहीं की जाती है, तो धोखाधड़ी के कई अवसर प्रदान करता है। एक कर्मचारी झूठे चालान बना सकता है, एक खाते पर धन की अवहेलना करता है जिसे वह नियंत्रित करता है। या वह खुद को चेक लिख सकता है और कंपनी के विक्रेताओं में से एक को भुगतान के रूप में उन्हें रिकॉर्ड कर सकता है। फ़ंक्शन द्वारा कर्तव्यों को अलग करना, ताकि कोई भी व्यक्ति चालान को मंजूरी न दे सके, सिस्टम में एक नया विक्रेता बना सके या चेक जारी कर सके, इन संभावनाओं को कम कर देता है। एक से अधिक लोगों को विक्रेताओं को धनवापसी की निगरानी करनी चाहिए, धोखाधड़ी गतिविधि का दूसरा स्रोत। वेंडर अनुमोदन और अनुबंध स्वीकृति की सख्त समीक्षा की आवश्यकता भी विक्रेताओं द्वारा अधिमान्य उपचार या अधिक भुगतान प्राप्त करने वाले किकबैक से बचती है।

धोखाधड़ी के लिए अन्य रास्ते

लेखा विभाग के भीतर अन्य कार्य धोखाधड़ी गतिविधि के लिए समान मार्ग प्रदान करते हैं। संभावित पेरोल धोखाधड़ी में फुलाए गए व्यय खाते, काम के झूठे दावे और "भूत" कर्मचारी भी शामिल हैं। अंतिम उदाहरण में, चोर उन कर्मचारियों को बनाता है जो अस्तित्व में नहीं हैं, उनके लिए समय रिपोर्ट प्रस्तुत करता है और अपने पेचेक को अपने खाते में जमा करता है। काम पर रखने और भुगतान कार्यों का अलगाव त्रिकोण में इस लिंक को तोड़ता है। ग्राहक खाते धोखाधड़ी के लिए संभावनाएं भी बनाते हैं। एक बेईमान कर्मचारी बस ग्राहकों से नकद भुगतान या अपने स्वयं के खाते में चेक डायवर्ट कर सकता है। चोरी को छिपाने के लिए, चोर स्कीमिंग नामक योजना में अन्य ग्राहकों से बाद के भुगतान को हटा सकता है।

एक छोटे व्यवसाय में कर्तव्यों का अलगाव

बड़ी कंपनियां विभागों में लेखांकन कर्तव्यों को अलग करती हैं, धन पर आवश्यक नियंत्रण प्रदान करती हैं। कर्तव्यों का उचित अलगाव पैदा करना एक छोटे व्यवसाय के मालिक को चुनौती के साथ प्रस्तुत करता है, लेकिन एक अचूक नहीं। एक छोटे व्यवसाय के मालिक को बैंक अपने घर में मासिक विवरण दे सकता है। इससे यह सुनिश्चित होता है कि किसी भी कर्मचारी को किसी और को देखने से पहले साक्ष्य को हटाने का अवसर नहीं है। जब संभव हो, तो मालिक को सभी संवितरणों पर हस्ताक्षर करना चाहिए। चेकों पर दो हस्ताक्षरों की आवश्यकता होने से फर्जी चेक लिखने से रोका जा सकता है। दो कर्मचारियों, या मालिक और मुनीम को सभी बैंक जमा, पेरोल आइटम, और व्यय प्रस्तुतियाँ की समीक्षा करनी चाहिए। कर्तव्यों का यह विभाजन सभी धोखाधड़ी को रोक नहीं सकता है, लेकिन यह अवसर को कम करता है।