संघीय अनुदान लेखा प्रक्रिया

एक बार जब आप किसी भी एजेंसी से एक संघीय अनुदान प्राप्त करते हैं, तो आप दस्तावेजों के एक समूह को भरने की उम्मीद कर सकते हैं, अपने अनुदान के चक्र के दौरान सावधानीपूर्वक रिकॉर्ड बनाए रख सकते हैं और अनुदान राशि का उपयोग करते समय आपके द्वारा पीछा किए गए सभी कार्यक्रमों और प्रक्रियाओं को दस्तावेज कर सकते हैं। संघीय दिशानिर्देशों का पालन करने में विफलता अनुदान राशि में कमी, आगे अनुदान धन की हानि या लागत को अपने संगठन के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है।

ठोस लेखा प्रक्रियाओं को बनाए रखें

अनुदान प्राप्तकर्ताओं को पूर्वानुमानित, व्यावहारिक लेखांकन प्रक्रियाओं को विकसित और बनाए रखना चाहिए जो अनुदान अनुदान और व्यय को अन्य धन स्रोतों से स्पष्ट रूप से अलग करते हैं। संघीय अनुदान प्राप्तकर्ताओं को आम तौर पर स्वीकार्य लेखा प्रक्रियाओं या जीएएपी का पालन करने की आवश्यकता होती है। ठोस लेखांकन प्रक्रियाएं स्थापित करें जो आपके संघीय खर्च को स्वीकार करने से पहले आपके सभी खर्चों का लेखा-जोखा रखें।

दस्तावेज़ आपके खर्च का हर चरण

संघीय लेखांकन उद्देश्यों के लिए अपने सभी व्यय का प्रलेखन रखें। यदि उन्हें अनुदान खाते में बिल भेजा जा रहा है तो समय कार्ड को प्रबंधन द्वारा हस्ताक्षरित और अनुमोदित किया जाना चाहिए। आपके अनुदान प्राप्तकर्ताओं की पात्रता का प्रमाण प्रलेखित और सहेजा जाना चाहिए। आपकी लिखित लेखांकन नीतियां किसी भी समय संघीय लेखा परीक्षकों के लिए सुलभ होनी चाहिए। मूल चालान, व्यय अनुमोदन फ़ॉर्म, प्राधिकरणों की जाँच करें और हस्ताक्षर प्राप्त करते रहें।

फेल-साफे में निर्माण

फ़ेल-सुरक्षित प्रक्रियाएं संघीय वित्त पोषण एजेंसियों के साथ परेशानी से बाहर रहने में आपकी मदद कर सकती हैं। आंतरिक नियंत्रणों का निर्माण करें जिनके लिए आपके संगठन को आपके सभी अनुदान कार्यक्रमों के लिए अलग-अलग फाइलें रखने की आवश्यकता होती है, आसान पहुंच के लिए फाइल पर सभी अनुदान दस्तावेजों की प्रतियां रखें और यह सुनिश्चित करने के लिए कि किसी एक क्षेत्र में अनुदान विनियोजन से अधिक खर्च न हो, इसकी समीक्षा करें। सभी व्यय के साथ-साथ पर्यवेक्षी हस्ताक्षर के लिए स्पष्टीकरण की आवश्यकता है। नकदी व्यय के लिए ट्रैक और खाते पर नियंत्रण विकसित करें, और सभी खर्चों पर अंतिम कहने के लिए एक व्यक्ति को नियुक्त करें।

एक बजट का विकास और पालन करें

यदि आप विकास करते हैं और सख्त बजट का पालन करते हैं और नियमित रूप से विभिन्न खातों का ऑडिट करते हैं, तो आप अनुदान के मापदंडों पर टिक सकेंगे। हर महीने अपने वास्तविक खर्चों की तुलना बजट से करें, और तुरंत सुधार करें जो समग्र बजट को प्रभावित करते हैं। बजट समीक्षाओं के लिए एक समय निर्धारित करें और इसे छड़ी करें ताकि आप किसी भी समय पूछे जाने वाले अद्यतन जानकारी के साथ ऑडिटिंग प्रश्नों का उत्तर दे सकें। अनुदान के लिए आवेदन करते समय, आपको फंडिंग एजेंसी को दिखाना होगा कि आपके पास काम करने वाला बजट है और अनुदान राशि के लिए स्पष्ट योजना है। संघीय अनुदान लेखांकन प्रक्रियाओं के लिए आपको उन आंकड़ों से चिपके रहने की आवश्यकता होती है जब आप अपना अनुदान धन प्राप्त करते हैं।

लोकप्रिय पोस्ट