ऑटो डीलर्स के लिए फ्रॉड ऑडिट चेकलिस्ट

अपने ऑटो डीलरशिप की संपत्ति की निगरानी और नियंत्रण से आंतरिक धोखाधड़ी के लिए पैसे खोने की संभावना को कम करने में मदद मिलती है। आप हर वित्तीय अनियमितता को रोक नहीं सकते हैं, लेकिन आप उन कमजोरियों को कम कर सकते हैं जो आपकी संपत्ति को खत्म कर सकती हैं। आपकी सूची के मूल्य और आपके व्यवसाय की तेज गति के कारण, आपको नियंत्रण प्रणालियों की आवश्यकता होती है जो कई कर्मचारियों के साथ एक उद्यम को समायोजित कर सकते हैं, जिनमें से कुछ बेईमानी को छिपाने के लिए पर्याप्त स्वायत्तता के साथ काम करते हैं।

धोखाधड़ी करने वाले मोटिवेशन

डीलरशिप कर्मचारी जो अपने नियोक्ताओं से चोरी करते हैं, उन लोगों के बीच तीन लक्षण प्रदर्शित करते हैं जो इस प्रकार की आंतरिक धोखाधड़ी को रोकते हैं। सबसे पहले, वे कुछ ज़रूरत या तात्कालिकता महसूस करते हैं - ऋण, व्यसनों, व्यक्तिगत समस्याएं - जो उन्हें कानून तोड़ने के लिए प्रेरित करती हैं। दूसरा, वे अपने व्यवहार को समझाने या बहाने के लिए एक तर्क पाते हैं। तीसरा, वे अपनी धोखाधड़ी को कुछ ऐसा देखते हैं जो वे पकड़े बिना कर सकते हैं। वित्तीय कठिनाइयों, आपराधिक इतिहास और मादक द्रव्यों के सेवन के लिए संभावित कर्मचारियों की स्क्रीनिंग आपको उन व्यक्तियों की पहचान करने में मदद कर सकती है जो चोरी करने के लिए प्रेरित हो सकते हैं। यदि आप एक कार्यस्थल बनाए रखते हैं जिसमें व्यक्तिगत योगदान उचित स्वीकार्यता और रिश्तों को बढ़ाता है और प्रबंधन पदानुक्रम को उच्च प्राथमिकता देता है, तो आप अनुचित उपचार की भावनाओं को कम करते हैं या अंडर-सराहनीय प्रयास करते हैं जिससे धोखाधड़ी प्रेरणा हो सकती है।

जिम्मेदारियों का पृथक्करण

धोखाधड़ी उन अवसरों तक पहुंच के परिणामस्वरूप वसंत कर सकती है जो इसे संकेत देते हैं। उदाहरण के लिए, यदि वही लोग जो खर्चों को अधिकृत करते हैं, वे डीलरशिप चेक लिख सकते हैं और हस्ताक्षर कर सकते हैं, तो वे अपने नौकरी विवरणों में वित्तीय पहुंच के कई रूपों को जोड़ते हैं। यदि सेल्सपर्स विकल्प और एक्स्ट्रा जोड़ सकते हैं - जैसे कि रस्टप्रूफिंग और अतिरिक्त वारंटी कवरेज - बिना किसी को सत्यापित किए कि ग्राहक उनसे सहमत हैं, तो आप गद्देदार लागत के लिए अवसर पैदा करते हैं। यहां तक ​​कि अगर आप निश्चित हैं कि आपने ग्रह पर सबसे ईमानदार लोगों को काम पर रखा है, तो उनकी नाक के नीचे राजकोषीय प्रलोभन देना अप्रिय परिणाम पैदा कर सकता है। उच्च कर्मचारी आपकी पदानुक्रम में खड़ा होता है, मूल्य की वस्तुओं के लिए उसकी पहुंच जितनी अधिक होती है और प्रभाव उतना ही बड़ा होता है यदि वह आपको धोखा देता है।

कर और पेरोल

सभी आवश्यक बिक्री, संघीय और पेरोल करों को प्रेषित करने में विफल रहने से आपका पूरा व्यवसाय बंद हो सकता है और आपको भारी कानूनी दंड का सामना करना पड़ सकता है। ये प्रेषण धन की एक अंतहीन नदी का प्रतिनिधित्व करते हैं, इसमें से कुछ नकदी में है, जो आपके पूरे ऑपरेशन में चलती है। इन दोनों कारणों से, इन खर्चों की निगरानी और नियंत्रण करना महत्वपूर्ण है। इसी तरह, यह सुनिश्चित करने के लिए अपने पेरोल को मान्य करें कि पुस्तकों पर सूचीबद्ध हर कोई वास्तव में आपके लिए काम करता है। आपका ऑपरेशन जितना बड़ा होगा, उतनी ही तत्परता से एक कर्मचारी एक प्रेत कार्यकर्ता को सम्मिलित कर सकता है, या अपने काम के घंटे, मजदूरी या लाभ को बदल सकता है।

शानदार रिकार्डिंग

एक खुला आपूर्ति कैबिनेट या भागों विभाग, कंपनी क्रेडिट कार्ड या चेकबुक का न्यूनतम निरीक्षण, या फर्जी व्यय रिपोर्ट की स्वीकृति से नुकसान हो सकता है। ऑटो डीलरशिप ऑर्डर, स्टॉक, बेचते हैं और इतने आइटम वितरित करते हैं कि कर्मचारी पेन, पेपर और भागों को गायब होने वाली वस्तुओं के बिना साफ कर सकते हैं - जब तक कि आप इन्वेंट्री नहीं रखते और जांचते रहें। इसके अतिरिक्त, आपके पूरे कार्यबल को वार्षिक छुट्टियां लेने के लिए दो तरह से धोखाधड़ी का खुलासा करने में मदद मिलती है। सबसे पहले, एक छुट्टी की सीट पर एक अलग कर्मचारी रखकर आँखों की एक ताजा जोड़ी के लिए कपटपूर्ण प्रथाओं को लाल-झंडा दे सकते हैं। दूसरे, छुट्टियों के लिए सामग्री और रिकॉर्ड तक पहुंच की कमी होती है, जिसके लिए उन्हें एक निरंतर धोखाधड़ी जारी रखने की आवश्यकता होती है और जब वे लौटते हैं तो इसे फिर से शुरू करने में असमर्थ हो सकते हैं।

क्रेडिट योजनाएं

सबूत के लिए देखें कि आपका वित्तपोषण विभाग ग्राहकों के क्रेडिट स्कोर के साथ चारा और स्विच करता है। अनुमोदन, ब्याज दरों या सौदों के अन्य पहलुओं को गलत तरीके से पेश करना और ग्राहकों द्वारा भुगतान किए जाने वाले भुगतानों के बीच अंतर को रोकना और वास्तव में उनके द्वारा बताए गए चालान आपके लाभ मार्जिन को रोक सकते हैं। यदि आपका इस्तेमाल किया गया कार डिवीजन पूर्ण क्रेडिट से कम के ग्राहकों को पूरा करता है, तो एक वित्त प्रबंधक को उच्च-ब्याज वाले ऋणों के लिए उन्हें सुनाई देना संदेह को ट्रिगर नहीं करेगा, जिसके परिणामस्वरूप उच्च क्रेडिट स्कोर वाले ग्राहक डाउनग्रेडिंग के समान रूप का सामना करेंगे। अपने कर्मचारियों को अपने ग्राहकों को धोखाधड़ी के साधन के रूप में उपयोग न करने दें।

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