प्रभावी बैठकों के लिए गाइड

अनुभवी व्यावसायिक पेशेवरों ने "मीटिंग द्वारा मृत्यु" को भयावह कर दिया - जो उत्पादकता-तड़क, बैठकों का कभी न खत्म होने वाला लूप है जिसका परिणाम अस्पष्ट दिशा और फिर भी अधिक बैठकें हैं। चाहे सेटिंग एक उच्च-शक्ति वाला बोर्ड रूम हो या एक उद्यमी के घर का कार्यालय, बैठकें सफल होती हैं या बातचीत के स्थगित होने के बाद प्रत्येक प्रतिभागी की समझ के अनुसार असफल होती हैं। अनुभवी फैसिलिटेटर किसी भी मीटिंग का अधिकतम उपयोग करने के लिए कई रणनीतियों का उपयोग करते हैं।

मिलने के लिए, या मिलने के लिए नहीं?

यह निर्धारित करें कि क्या वास्तव में बैठक बुलाई जानी चाहिए। यदि एक फोन कॉल या ईमेल पर्याप्त होगा, या फीडबैक के लिए कई लोगों के लिए एक दस्तावेज़ को रूट करने से ज़रूरत पूरी होगी, तो दो बार सोचें कि क्या बैठक हर किसी के समय का सबसे अधिक उत्पादक उपयोग है। संचार विशेषज्ञ टॉम क्रेटेनमेकर के अनुसार, "एक अनुत्पादक बैठक का समाधान उतना ही सरल हो सकता है जितना कि नहीं होना। ... यदि जानकारी साझा करने के लिए बिंदु है - जो सभी संगठनों में अक्सर खराब बैठकों से ग्रस्त है - ई-मेल, मेमो और अनौपचारिक बातचीत शायद बेहतर काम करेगी। ”

बैठक की योजना बनाएं

बैठक में टेबल पर स्पष्ट रूप से स्पष्ट उद्देश्य और सही लोग होने चाहिए। सूत्रधारों को मुख्य भूमिकाएँ (चेयरपर्सन, चर्चा सुविधाकर्ता, मिनट लेने वाला) सौंपनी चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि प्रतिभागियों को तैयार करने की अनुमति देने के लिए एजेंडा को पर्याप्त लीड समय के साथ परिचालित किया जाए। प्रत्येक आइटम के साथ जुड़े एक स्पष्ट कार्रवाई या परिणाम के साथ एजेंडा खुद समय-सीमित होना चाहिए।

सुनिश्चित करें कि सहभागी सूची एजेंडा के लिए उपयुक्त है, और सुनिश्चित करें कि कोई भी व्यक्ति जो किसी विषय को प्रस्तुत करने के लिए निर्धारित है, वह समझता है कि बैठक शुरू होने से पहले उसकी क्या अपेक्षा है।

समय पर बनो

समय पर बैठकें शुरू करें, और समय-सीमा के एजेंडा आइटम के माध्यम से प्रगति करें जितना संभव हो उतने समय के लिए। हमेशा निर्धारित समय पर या उससे पहले समाप्त हो; यदि कोई कार्यसूची आइटम शेष हैं, तो उन्हें एक अनुवर्ती बैठक में स्थगित कर दें। नेतृत्व सलाहकार कार्टर मैकनामारा कहते हैं, "हमेशा समय पर शुरू करें; यह उन लोगों का सम्मान करता है जिन्होंने समय पर दिखाया और देर से आने वालों को याद दिलाया कि शेड्यूलिंग गंभीर है।"

कंपनी की मीटिंग कल्चर के प्रति संवेदनशील रहें: यदि लोग आदतों को बैक-टू-बैक मीटिंग के लिए निर्धारित करते हैं, तो यात्रा और टॉयलेट ब्रेक की अनुमति के लिए मीटिंग को 10 मिनट पहले समाप्त करें।

समूह फोकस को प्रोत्साहित करें

सभी प्रतिभागियों के साथ बुनियादी मीटिंग ग्राउंड नियमों का एक सेट साझा करें ताकि हर कोई जानता हो कि उन्हें क्या व्यवहार दिखाना चाहिए। मैकनामारा का कहना है कि "चार शक्तिशाली ग्राउंड नियम हैं: भाग लेना, ध्यान केंद्रित करना, गति बनाए रखना और बंद करना।" समयबद्धता के बारे में अपेक्षाएं निर्धारित करें, और यदि आवश्यक हो, तो बैठक के दौरान लैपटॉप या अन्य इलेक्ट्रॉनिक्स के उपयोग के बारे में मानकों को स्पष्ट करें।

अगले चरण स्पष्ट करें

बैठक स्थगित होने से पहले, किए गए प्रमुख निर्णयों की समीक्षा करें और सभी कार्य जो असाइन किए गए थे, और यह सुनिश्चित करें कि ये बैठक के मिनटों में दर्ज़ किए गए हैं। समूह को अगले चरणों पर चर्चा करने के लिए कुछ मिनट दें - चाहे अतिरिक्त बैठकें आवश्यक हों या यदि अन्य चरणों या कार्यों को एक बड़ी परियोजना या प्रक्रिया के हिस्से के रूप में निष्पादित किया जाना चाहिए।

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