RFP विकसित करने के लिए दिशानिर्देश

प्रस्तावों के लिए अनुरोध आपके विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं को आपके आगामी प्रोजेक्ट के लिए एक प्रस्ताव और बोली प्रस्तुत करने की आवश्यकता होती है। जब आप RFP लिखते हैं तो विवरण महत्वपूर्ण होते हैं। अधिक विवरण, अधिक संभावना है कि एक या एक से अधिक RFPs आपकी आवश्यकताओं को पूरा करेंगे। इससे पहले कि आप अपना RFP लिखना शुरू करें, आपको उन सभी सूचनाओं की रूपरेखा तैयार करनी होगी जिनकी आपको आवश्यकता होगी।

कुछ पृष्ठभूमि की जानकारी

अपनी कंपनी पर इतिहास, उत्पादों या सेवाओं, सांख्यिकी, ताकत, कमजोरियों और जनसांख्यिकी सहित पृष्ठभूमि की जानकारी प्रदान करें। उद्देश्य का एक विवरण बताता है कि आपकी कंपनी को किस प्रकार के उत्पाद या सेवा की आवश्यकता है और क्यों। परियोजना के लक्ष्यों के बारे में जानकारी के साथ इसका पालन करें और बताएं कि ये लक्ष्य आपकी कंपनी में किसी विशेष आवश्यकता को कैसे पूरा करेंगे। समूह या विशेष विशेषताओं के आकार सहित परियोजना से लाभान्वित होने वाले हितधारकों पर एक खंड, लेखकों को यह समझने में मदद करता है कि परियोजना आपकी कंपनी के काम के साथ कैसे फिट बैठती है।

आपको क्या चाहिए

उन डिलिवरेबल्स को निर्दिष्ट करें जिन्हें प्रस्ताव में शामिल किया जाना चाहिए। हालांकि मूर्त डिलिवरेबल्स, जैसे कि 20 नए वर्कस्टेशन शामिल हैं, महत्वपूर्ण है, इंटैंगिबल्स को मत भूलना। वितरण में आपकी अपेक्षाएं भी शामिल हैं कि नया उत्पाद या सेवा आपकी कंपनी की मदद कैसे करेगी। उदाहरण के लिए, यदि आपकी कंपनी कस्टम सॉफ़्टवेयर प्रदान करने के लिए एक कंपनी का चयन कर रही है, तो एक डिलिवरेबल्स कह सकता है कि सॉफ़्टवेयर को आपके पुराने सिस्टम से डेटा के निर्बाध प्रवास की अनुमति देनी चाहिए। यदि आपके पास विशिष्ट डिलिवरेबल्स नहीं हैं और किसी समस्या या आवश्यकता को हल करने के लिए विचारों की तलाश कर रहे हैं, तो विक्रेताओं को अपने स्वयं के समाधान प्रदान करने के लिए इस अनुभाग का उपयोग करें।

प्रोजेक्ट आवश्यकताएँ

सटीक प्रस्ताव प्रदान करने के लिए विक्रेताओं को यथासंभव अधिक जानकारी की आवश्यकता होती है। उन्हें बताएं कि जब आप प्रोजेक्ट शुरू होने और खत्म होने की उम्मीद करते हैं, तो आपके बजट का आकार, बिलिंग विवरण और प्रोत्साहन या दंड। आप परियोजना के प्रत्येक चरण को पूरा करने के लिए लक्ष्य तिथियां भी शामिल कर सकते हैं, प्रदर्शन मानकों को सेट कर सकते हैं और बता सकते हैं कि आप विक्रेता की प्रगति की निगरानी कैसे करेंगे। किसी विशेष आवश्यकताओं के विक्रेताओं को सूचित करें। आपको विक्रेताओं को अपनी कंपनी या एजेंसी के रूप में उसी प्रकार की भर्ती प्रथाओं का पालन करने की आवश्यकता हो सकती है या उन्हें कुछ पेशेवर लाइसेंस रखने की आवश्यकता हो सकती है।

आप एक विजेता हैं

बताएं कि प्रारूप अनुभाग में प्रस्ताव प्रस्तुत करने के लिए विक्रेताओं को क्या करने की आवश्यकता है। आवश्यक अनुभागों की एक रूपरेखा सहायक होती है, जैसा कि एक शैली गाइड है यदि आपको किसी निश्चित प्रारूप या फ़ॉन्ट में प्रस्तावों की आवश्यकता होती है। प्रस्ताव किसके लिए प्रस्तुत किया जाना चाहिए और प्रस्तावों की समय सीमा के बारे में जानकारी दें। प्रस्ताव के हिस्से के रूप में, आप कंपनियों से पृष्ठभूमि विवरण प्रदान करने के लिए कह सकते हैं, जैसे कि कंपनी का इतिहास, प्रिंसिपल, संदर्भ, इसी तरह की परियोजनाओं के साथ अनुभव और उस टीम की जानकारी जो आपके प्रोजेक्ट पर काम करेगी। विक्रेताओं को यह बताने के लिए मूल्यांकन मानदंड बनाएं कि आप विजेता प्रस्ताव का चयन कैसे करेंगे और जब उन्हें चुना जाएगा तो उन्हें सूचित किया जाएगा।

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