पॉलिसी मैनुअल कैसे अपडेट करें

एक कंपनी की नीति नियमावली आंतरिक संचालन के लिए इसका खाका है। यह एक लिखित मार्गदर्शिका है कि कैसे कंपनी कर्मचारियों के साथ बातचीत करती है और अपना व्यवसाय चलाती है। नीतियां उन सभी पहलुओं को कवर करती हैं, जो व्यवसाय से कर्मचारियों की अपेक्षा रखते हैं, जैसे कि उपस्थिति, सुरक्षा नियम, रोजगार कानूनों के साथ कानूनी अनुपालन, सुविधाएं प्रबंधन और ड्रेस कोड। नीतियां ऐसे दिशानिर्देश हैं जो कंपनी के नियमों और प्रक्रिया को परिभाषित करते हैं, और उनका पालन नहीं करने के लिए परिणाम। आवश्यक होने पर नीति नियमावली की नियमित समीक्षा और अद्यतन किया जाना चाहिए।

कौन जिम्मेदार है

ऊपरी प्रबंधन को नीतियों और प्रक्रियाओं में बदलाव और उन्हें अधिकृत करने के लिए जागरूक किया जाना चाहिए, लेकिन कई कंपनियों में, मानव संसाधन कर्मचारी नीतियों की समीक्षा करने और उन्हें अद्यतन करने के लिए जिम्मेदार हैं। यदि कोई मानव संसाधन विभाग नहीं है, तो वरिष्ठ प्रबंधक नीतियों को अद्यतन करने के लिए जिम्मेदार हो सकते हैं। नीतियां प्रासंगिक कानून और नियमों के साथ चालू होनी चाहिए, और समय-समय पर वकील द्वारा उनकी समीक्षा करना एक अच्छा विचार है।

कब समीक्षा करें

रोजगार, उद्योग और व्यवसाय से संबंधित कानूनों में लगातार बदलाव के कारण, नीति नियमावली को नियमित रूप से अद्यतन किया जाना चाहिए। उन्हें त्रैमासिक या वार्षिक रूप से या लेखा लेखा परीक्षा के संयोजन में कानून के खिलाफ समीक्षा की जानी चाहिए। मानव संसाधन या व्यावसायिक विधायी सूचना सेवा की सदस्यता से विधायी परिवर्तनों के बारे में सूचित रहने में मदद मिलती है जो आपकी कंपनी की नीतियों को प्रभावित कर सकते हैं।

क्या समीक्षा करें

दर्शकों के लिए प्रयोज्यता के लिए नीतियों की समीक्षा करें। उदाहरण के लिए, उपस्थिति रिकॉर्ड के बारे में एक नीति जो पर्यवेक्षकों द्वारा एकत्रित मैनुअल टाइमशीट को संदर्भित करती है, गलत है और गलत दर्शकों के उद्देश्य से है यदि आपकी कंपनी के आईटी प्रबंधक ने एक स्वचालित इलेक्ट्रॉनिक उपस्थिति प्रणाली लागू की है। नीतियों में सभी चरणों की समीक्षा करके सुनिश्चित करें कि कुछ भी नहीं बचा है या अनदेखी की गई है। उदाहरण के लिए, अगर कंपनी सुरक्षा नीति में उपयोग के तुरंत बाद एक्सटेंशन डोरियों के भंडारण की आवश्यकता होती है, तो एक्सटेंशन कॉर्ड के अधिकृत उपयोग के लिए डोरियों को रोल करने और उपयोगिता अलमारियाँ में भंडारण के बारे में कदम नहीं छोड़ना चाहिए। कानून और नियमों के अनुपालन के लिए समीक्षा के अलावा, वर्तमान प्रथाओं और प्रक्रियाओं और वर्तमान उत्पादों और सेवाओं के लिए नीतियों की समीक्षा करें।

अपडेट कैसे करें

नीति नियमावली एक बाइंडर में एक साथ संग्रहित लिखित नीतियों की कागजी प्रतियां हैं, जिसमें एक वर्ड प्रोसेसिंग फॉर्मेट में एक मास्टर कॉपी है। मूल प्रतियां बरकरार रखी जाती हैं, और बाद के अपडेट को कुछ प्रकार के अपडेट नंबरिंग सिस्टम के साथ वर्गीकृत किया जाता है ताकि परिवर्तन ट्रैक और दिनांकित हो, और सबसे वर्तमान संस्करण नोट किया गया है और देखने में आसान है। अधिकृत प्रतिलिपि इलेक्ट्रॉनिक कॉपी, प्रिंट आउट, मास्टर बाइंडर में रखी गई और सभी शामिल लोगों को वितरित की जाती है, ताकि उन्हें नीति में बदलाव के बारे में सूचित किया जा सके। अद्यतन नीति की प्राप्ति की एक हस्ताक्षरित पावती अक्सर आवश्यक होती है।