कैसे एक लेखा स्टाफ प्रगति रिपोर्ट लिखने के लिए

लेखा प्रबंधक के लिए बैक बर्नर पर कर्मचारियों की प्रगति रिपोर्ट रखना आसान है। व्यस्त मौसम के दौरान प्रगति रिपोर्ट अक्सर कम प्राथमिकता होती है और दोनों प्रबंधक के लिए एक असहज गतिविधि हो सकती है। हालाँकि, प्रगति रिपोर्ट आम तौर पर मनोबल में सुधार करती है और कर्मचारियों के काम को कम करने वाली नैतिकता के साथ मजबूत करती है। प्रगति की रिपोर्ट को एक द्वैमासिक, मासिक या त्रैमासिक आधार पर लिखा जा सकता है और इसे पूरा होने में एक घंटे से अधिक नहीं लगना चाहिए।

रिपोर्ट विकसित करें

यद्यपि आपके लेखा स्टाफ में अलग-अलग कर्तव्य हो सकते हैं, एक मानकीकृत प्रगति रिपोर्ट टेम्पलेट बनाएँ। मानकीकृत टेम्पलेट प्रबंधकों को कर्मचारियों का निष्पक्ष मूल्यांकन करने में मदद करते हैं और कंपनी को कानूनी दायित्व से बचा सकते हैं। किसी रिपोर्ट में कर्मचारी प्रदर्शन के हर पहलू को कवर करना संभव नहीं है, इसलिए सबसे आवश्यक प्रदर्शन कार्यों पर ध्यान दें। नौकरी कौशल, कार्य गुणवत्ता, दृष्टिकोण और कार्य संबंध महत्वपूर्ण प्रदर्शन क्षेत्रों के उदाहरण हैं जो सभी कर्मचारियों के लिए लगभग सार्वभौमिक हैं। लेखा पर्यवेक्षकों के लिए प्रगति रिपोर्ट में टीम निर्माण, संघर्ष समाधान और प्रेरक कौशल जैसे क्षेत्रों को भी शामिल किया जाना चाहिए।

प्रदर्शन संकेतक बनाएँ

प्रत्येक क्षेत्र में कर्मचारी के प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए मापने योग्य संकेतक बनाएं। यह कभी-कभी एक कथा को शामिल करने के लिए सहायक हो सकता है, लेकिन संकेतक परिभाषित और मानकीकृत होने पर प्रगति को मापना आसान है। उदाहरण के लिए, प्राप्य क्लर्क एक खाता ग्राहकों से आने वाले चेक और क्रेडिट कार्ड भुगतान की प्रक्रिया कर सकता है। मापने योग्य संकेतक संसाधित लेनदेन की संख्या और सहायक बही में त्रुटि दर हो सकते हैं। कुछ प्रदर्शन क्षेत्र - कार्य संबंध - अधिक व्यक्तिपरक हैं और कंक्रीट संकेतकों द्वारा पूरी तरह से कवर नहीं किए गए हैं। इन प्रदर्शन क्षेत्रों के लिए, कर्मचारी के रवैये का वर्णन करने के प्रयास के बजाय ठोस कार्य उदाहरणों का हवाला देना सबसे अच्छा है।

अपनी राय बताएं

प्रगति रिपोर्ट पर प्रतिक्रिया एक असहज क्षेत्र हो सकता है लेकिन शायद सबसे महत्वपूर्ण है। कुछ क्षेत्रों में अत्यधिक जोर देने वाली प्रतिक्रिया से बचें। कई प्रबंधक कर्मचारी के समग्र प्रभाव के आधार पर सकारात्मक या नकारात्मक प्रतिक्रिया लिखने के लिए करते हैं। इसके बजाय, कर्मचारी को उनके काम का एक संतुलित मूल्यांकन देने के लिए प्रत्येक प्रदर्शन क्षेत्र को समान वजन के साथ संबोधित करें। प्रगति रिपोर्ट के एक हिस्से को अनुमति दें, जहां कर्मचारी इस बात पर आत्म मूल्यांकन लिख सकते हैं कि उन्हें कैसा महसूस होता है कि उन्होंने समय अवधि के दौरान प्रदर्शन किया था।

नए लक्ष्य निर्धारित करें

नए लक्ष्यों और मानकों को सेट करना प्रबंधक और कर्मचारी दोनों के इनपुट के साथ एक इंटरैक्टिव प्रक्रिया होनी चाहिए। जब वे अपने करियर की दिशा और प्रगति पर स्वामित्व महसूस करते हैं तो कर्मचारी अधिक प्रेरित होते हैं। मानकीकृत प्रदर्शन मैट्रिक्स निर्धारित करने के अलावा, प्रबंधकों को कर्मचारियों से पूछना चाहिए कि वे कौन से कौशल और ज्ञान को बढ़ाना चाहते हैं। लेखांकन एक विविध क्षेत्र है और लेखा कर्मचारी आम तौर पर कई अलग-अलग दिशाओं में आगे बढ़ सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी लेखाकार बजट प्रक्रिया के बारे में अधिक जानने के लिए उत्सुक हो सकता है या वार्षिक कर रिटर्न दाखिल करने में भाग लेना चाहता है। एक बार व्यक्तिगत लक्ष्य स्थापित हो जाने के बाद, उन्हें प्रगति रिपोर्ट में दस्तावेज दें और उन्हें पूरा करने के लिए एक समयरेखा बनाएं।