काम के कर्तव्यों के लिए एक कर्मचारी को चेतावनी कैसे लिखें

चेतावनी पत्र कभी भी एक कर्मचारी के लिए एक बड़े आश्चर्य के रूप में नहीं आना चाहिए। कर्मचारी के साथ प्रदर्शन के मुद्दों पर चर्चा करने और मौखिक चेतावनी जारी करने के बाद ही एक कर्मचारी चेतावनी पत्र भेजें। अपने पत्र को एक पेशेवर तरीके से शिल्प करें जो स्पष्ट रूप से रेखांकित करता है कि कर्मचारी को पत्र क्यों प्राप्त हो रहा है। भले ही इस प्रकृति का एक पत्र भेजना क्रूर या अव्यवसायिक लगता है, अगर कर्मचारी वास्तव में अपने प्रदर्शन में सुधार करना चाहता है, तो वह पत्र को वास्तविक बदलाव करने के एक अवसर के रूप में देखेगा।

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चेतावनी पत्र में उन प्रदर्शन मुद्दों की रूपरेखा तैयार करें जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं। प्रदर्शन के मुद्दों में समय प्रबंधन समस्याएं, परियोजनाओं या कार्यों के माध्यम से पालन करने में विफलता, खराब ग्राहक सेवा या टीम खिलाड़ी बनने में विफलता शामिल हो सकती है।

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कर्मचारी को पत्र क्यों प्राप्त हो रहा है, इस स्पष्टीकरण के साथ एक चेतावनी पत्र खोलें। पिछली बातचीत का उल्लेख करें जो आपने या कर्मचारी के पर्यवेक्षक ने अपने प्रदर्शन के मुद्दों के बारे में किया था और आपको लगता है कि ये मुद्दे अभी भी मौजूद हैं। लेटर फर्म के स्वर लेकिन प्रोफेशनल रखें। अपने कार्य व्यवहार में बदलाव न करने के लिए कर्मचारी पर हमला करने के बजाय, केवल यह बताएं कि चूंकि मुद्दे अभी भी मौजूद हैं, इसलिए चेतावनी पत्र आवश्यक है।

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दूसरे पैराग्राफ में चेतावनी पत्र भेजने के कारणों को सूचीबद्ध करें। इन मुद्दों को स्पष्ट रूप से बताने के लिए आपके द्वारा बनाई गई रूपरेखा का उपयोग करें। इन मुद्दों की प्रकृति को नाटकीय या अलंकृत न करें। उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी के पास समय प्रबंधन की समस्याएं हैं और वह परियोजना की समय सीमा को पूरा नहीं कर सकता है, तो यह दावा न करें कि आपकी कंपनी लगातार व्यवसाय खो देती है और यदि कर्मचारी अपना व्यवहार नहीं बदलता है तो दिवालिया हो जाएगा। सरल अवस्था में कहा गया है कि उनके समय प्रबंधन की समस्याओं के कारण कंपनी को महत्वपूर्ण समय सीमाएँ याद आती हैं, जो व्यापार के लिए अच्छा नहीं है।

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कर्मचारी प्रशिक्षण, परामर्श या तीसरे पैराग्राफ में सलाह के माध्यम से प्रदर्शन के मुद्दों को बदलने के तरीके सुझाएं। मदद के लिए पर्यवेक्षकों और सहकर्मियों तक पहुंचने और पेश किए गए प्रशिक्षण अवसरों का लाभ उठाने के लिए कर्मचारी को प्रोत्साहित करें।

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संभावित परिणामों की सूची कर्मचारी को सामना करना पड़ सकता है यदि वह अंतिम पैराग्राफ में अपने काम को बेहतर बनाने के लिए आवश्यक परिवर्तन नहीं करता है। प्रदर्शनों में डिमोशन या समाप्ति शामिल हो सकते हैं। उल्लेख करें कि कर्मचारी को इन परिवर्तनों को एक निश्चित अवधि के भीतर करना है, उदाहरण के लिए 90 दिन। संकेत दें कि आप उसके कार्य प्रदर्शन की निगरानी करना जारी रखेंगे और यह निर्धारित करने के लिए पर्यवेक्षकों या प्रबंधकों के साथ अनुवर्ती करेंगे कि क्या वह बदलने का प्रयास कर रहा है।

टिप

• व्यक्ति को एक चेतावनी पत्र वितरित करें ताकि आप पत्र पढ़ने के बाद कर्मचारी के साथ बात कर सकें। हालांकि यह किसी कर्मचारी के साथ होने वाली सबसे आरामदायक बातचीत नहीं हो सकती है, प्रदर्शन के मुद्दों पर चर्चा करने से कर्मचारी को पता चलता है कि आप उसकी सेवा को महत्व देते हैं और यह समाप्ति अंतिम विकल्प है।

चेतावनी

• कुछ कर्मचारी चेतावनी पत्रों को अपनी नौकरी के प्रदर्शन में सुधार करने के एक अवसर के रूप में देखते हैं, जबकि अन्य कर्मचारी चेतावनी पत्रों को अनदेखा करना चुनते हैं, या इससे भी बदतर, उनके नौकरी के प्रदर्शन को और भी अधिक पीड़ित करने की अनुमति देते हैं। यह इस बिंदु पर है कि आपको समाप्ति पर विचार करने की आवश्यकता हो सकती है।