कैसे एक संगठन के लिए एक मूल्यांकन रिपोर्ट लिखने के लिए

प्रदर्शन को मापने और सुधारने के लिए मूल्यांकन एक महत्वपूर्ण प्रक्रिया है। एक छोटे-व्यवसाय के स्वामी के रूप में आपने निस्संदेह अपने, अपने व्यवसाय या अपने कर्मचारियों का पर्याप्त मूल्यांकन किया है कि प्रक्रिया लगभग दूसरी प्रकृति बन गई है। एक मूल्यांकन रिपोर्ट अनिवार्य रूप से उसी प्रक्रिया का एक औपचारिक दस्तावेज है। यदि आपका मूल्यांकन एक ग्राहक संगठन के लिए है, तो संगठन से अतीत में आयोजित की गई किसी भी संबंधित रिपोर्ट के लिए पूछें। न केवल ये रिपोर्टें ऐसी जानकारी प्रदान करें, जिन्हें वर्तमान मूल्यांकन में संबोधित किया जाना चाहिए, आप यह देखने के लिए भी समीक्षा कर सकते हैं कि स्वरूपण और विस्तार की डिग्री के मामले में ग्राहक की अपेक्षाएं क्या हैं।

तैयारी

मूल्यांकन करने के लिए उपयोग किए जाने वाले सभी डेटा को इकट्ठा करें और समीक्षा करें। डेटा की समीक्षा करते समय, आपके पास कुछ विचार होना चाहिए कि रिपोर्ट क्या कहेगी और क्या निष्कर्ष प्रस्तुत करेगी।

रिपोर्ट के लिए प्रमुख हितधारकों की पहचान करें। इनमें वे लोग शामिल होंगे जो रिपोर्ट पढ़ेंगे और इसके निष्कर्षों में हिस्सेदारी होगी। हितधारक अलग-अलग होते हैं, लेकिन अक्सर संगठन के प्रमुख, ग्राहक, आपूर्तिकर्ता, वित्तीय बैकर्स और कर्मचारी शामिल होते हैं। क्योंकि हितधारक आपके दर्शक हैं, रिपोर्ट लिखते समय उनके सवालों और चिंताओं को ध्यान में रखें।

जैसे ही आप डेटा की समीक्षा करते हैं, निष्कर्षों के नोट्स स्पष्ट हो जाते हैं। जैसा कि आप डेटा संकलित करते हैं और रिपोर्ट लिखते हैं, नए निष्कर्ष स्पष्ट होना सामान्य है। एक खुला दिमाग रखें और डेटा पर जोर देने के बजाय रिपोर्ट को आकार दें, जो आपके स्वयं के पूर्वाग्रहों या हितधारकों के लक्ष्यों पर फिट बैठता है।

मूल्यांकन रिपोर्ट लिखना

"सारांश" या "कार्यकारी सारांश।" यह अधिकांश मूल्यांकन रिपोर्टों का पहला खंड है लेकिन आमतौर पर अंतिम लिखा जाता है। आपके द्वारा अन्य अनुभागों को पूरा करने के बाद रिपोर्ट में सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं को संक्षेप में बताने के लिए इस अनुभाग का उपयोग करें।

मूल्यांकन किए जाने के कारणों का विवरण देते हुए "पृष्ठभूमि" अनुभाग लिखें। पिछले मूल्यांकन से निष्कर्षों और सिफारिशों को हाइलाइट करें जो इस रिपोर्ट का नेतृत्व करते हैं।

एक "स्कोप" अनुभाग लिखें जिसमें मूल्यांकन किया गया था और मूल्यांकन किए जाने की तारीखें।

मूल्यांकन करने वाले लोगों और संगठनों को सूचीबद्ध करने के लिए "समीक्षक" अनुभाग लिखें।

मूल्यांकन और लिस्टिंग उपकरण और संसाधनों के दौरान उठाए गए चरणों का वर्णन करते हुए "मूल्यांकन प्रक्रिया" अनुभाग लिखें। यदि एक से अधिक मूल्यांकन किए गए थे, तो प्रत्येक के लिए प्रक्रिया को अलग से वर्णित किया जाना चाहिए।

प्रत्येक मूल्यांकन के लिए "मूल्यांकन" अनुभाग लिखें। ये एक ही विषय पर विभिन्न प्रकार के मूल्यांकन हो सकते हैं या विभिन्न विषयों का मूल्यांकन किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, एक व्यक्ति ने टेलीफोन साक्षात्कार किया हो सकता है, और एक वेबसाइट का विश्लेषण किया गया हो सकता है। परिशिष्ट के अलावा, मूल्यांकन अनुभाग आमतौर पर सबसे लंबे और सबसे अधिक विस्तृत होते हैं।

"मूल्यांकन" अनुभाग लिखें, प्रत्येक मूल्यांकन से अनुशंसाएं सूचीबद्ध करें। हालांकि प्रत्येक मूल्यांकन की अपनी सिफारिशों की सूची हो सकती है, लेकिन एक महत्वपूर्ण सूची में सबसे महत्वपूर्ण सिफारिशों को संक्षेप में प्रस्तुत करें जिन्हें सभी हितधारकों द्वारा आसानी से पढ़ा और समझा जा सकता है।

मूल्यांकन करने के लिए उपयोग किए जाने वाले किसी भी तीसरे पक्ष के संसाधनों का हवाला देते हुए, यदि आवश्यक हो, तो "संदर्भ" खंड लिखें। इसमें सर्वोत्तम नीतियों पर संगठन की नीतियां, मिशन वक्तव्य या उद्योग के कागजात शामिल हो सकते हैं।

यदि आवश्यक हो तो "परिशिष्ट" अनुभाग लिखें जिसमें मूल्यांकन करते समय कोई भी डेटा एकत्र किया गया हो। यह अक्सर स्प्रेडशीट या अन्य डेटा सहित एक या एक से अधिक अलग-अलग दस्तावेज़ हो सकते हैं।

संपूर्ण दस्तावेज़ को प्रूफ़ करें और सारांश अनुभाग को अंतिम रूप दें। रिपोर्ट के अंतिम संस्करण को प्रिंट करने से पहले उनके निष्कर्षों को सही ढंग से दर्ज करने के लिए प्रत्येक समीक्षक को एक ड्राफ्ट कॉपी दें।

टिप

• जबकि इस लेख में अनुशंसित अनुभाग अधिकांश मूल्यांकन रिपोर्ट के लिए उपयोगी हैं, ध्यान रखें कि रिपोर्ट की प्रकृति के आधार पर आपकी रिपोर्ट को अलग-अलग अनुभागों की आवश्यकता हो सकती है।