उधार प्रक्रिया और नीति नियमावली कैसे लिखें

उधार देने की नीतियों और प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण कार्य को सुव्यवस्थित करने, कचरे को कम करने और कार्य कार्यों के मानकीकरण के माध्यम से ग्राहकों की संतुष्टि को बढ़ाने में मदद करता है। प्रारूप संचालन और कर्मचारी आवश्यकताओं की प्रकृति पर आकस्मिक हैं। यद्यपि प्रलेखन की संरचना और गहराई अलग-अलग होती है, लेकिन उधार देने वाले कर्मियों के पालन के लिए लिखित दिशानिर्देश बनाने के सामान्य तरीके हैं।

नीति नियमावली

नीति नियमावली उच्च स्तर पर लिखी जाती है और संचालन के महत्वपूर्ण हिस्सों के प्रति प्रबंधन के दृष्टिकोण को संक्षेप में प्रस्तुत करती है। नियमावली जोखिम प्रबंधन, ऋण प्रलेखन, मानव संसाधन और कई अन्य महत्वपूर्ण विषयों पर स्पर्श कर सकती है। नैतिक मूल्यों पर धाराएं आम हैं, और गलत तरीके से रिपोर्टिंग करने के तरीके आमतौर पर विस्तार से उल्लिखित हैं। संघीय या राज्य नियमों से जुड़े महत्वपूर्ण कानूनी आवश्यकताएं और अनुपालन प्रयास उधार नीति नियमावली में अच्छी तरह से फिट होते हैं। सभी कर्मचारियों को समझने के लिए आसान भाषा में मैनुअल लिखना होगा।

मानक संचालन प्रक्रियाएं

ऋण देने की प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण करने की एक विधि मानक परिचालन प्रक्रियाएँ बनाना है। ये दस्तावेज़ बताते हैं कि कार्मिक विशिष्ट कार्य क्यों कर रहे हैं और प्रक्रिया का समग्र लक्ष्य क्या है। इनपुट, आउटपुट और ग्राहक एसओपी के विशिष्ट घटक हैं। सहायक दस्तावेज के संदर्भों के साथ, प्रासंगिक हितधारकों को एसओपी के शरीर में उद्धृत किया जाना चाहिए। एक अच्छी तरह से लिखा एसओपी में कर्मचारियों को सूचित करने, ऋण प्रसंस्करण को मानकीकृत करने और एक संगठन की समग्र दक्षता बढ़ाने की शक्ति है।

विभाग मानक संचालन प्रक्रिया

विभाग स्तर पर ऋण देने की प्रक्रिया बनाने से संगठन के भीतर कुछ समूहों को उनके कार्य के लिए विशिष्ट प्रक्रियाओं का मानकीकरण करने में मदद मिलती है। उदाहरण के लिए, लेखा कर्मी जर्नल प्रविष्टियों को रिकॉर्ड करने और ऋण खातों को समेटने जैसे कार्य करते हैं जो अन्य समूह नहीं करते हैं। इस प्रकार के कार्यों से संबंधित विभाग मानक संचालन प्रक्रियाएं आंतरिक नियंत्रण को बढ़ाता है और प्रबंधन को वित्तीय विवरण तैयार करने में मदद करता है। DSOP उच्च स्तर पर प्रक्रियाओं को रेखांकित करते हैं और बताते हैं कि कार्य क्यों किए जाते हैं।

मानक संचालन निर्देश

ऋण देने की प्रक्रिया होने से यह निर्धारित किया जाता है कि विशिष्ट कार्य कैसे किए जाते हैं। इस उद्देश्य के लिए मानक ऑपरेटिंग निर्देशों का उपयोग किया जाता है और यह एक तरीके से लिखा जाता है जो चरण-दर-चरण मार्गदर्शन प्रदान करता है। यदि कार्य मैन्युअल हैं या विशिष्ट मानदंडों के अनुसार तैयार किए गए हैं, तो नए कर्मियों को प्रशिक्षित करना कठिन हो सकता है। हालांकि, SOI प्रशिक्षण प्रक्रिया को आसान बनाते हैं और नए कार्यों को लटकाते हुए कर्मचारियों को त्वरित संदर्भ प्रदान करते हैं। यदि ऋण प्रसंस्करण या खाता प्रबंधन में कमियां हैं, तो यह मूल्यांकन करने में सहायक है कि विफलता कहां हुई।