एक एचआर घटना के लिए घटनाओं का विवरण कैसे लिखें

कार्यस्थल के मुद्दों, या मानव संसाधन की घटनाओं को आम तौर पर एक एचआर स्टाफ सदस्य या एक कर्मचारी संबंध विशेषज्ञ द्वारा नियंत्रित किया जाता है जिसे कर्मचारी शिकायतों की जांच करने के लिए प्रशिक्षित किया जाता है। कर्मचारी शिकायतों के बारे में विवरण को जांच प्रक्रिया के भाग के रूप में प्रलेखित किया जाना चाहिए। किसी कर्मचारी द्वारा शिकायत दर्ज करने से बहुत पहले एचआर घटना की जांच शुरू करना। यह नियोक्ता की निष्पक्ष रोजगार प्रथाओं के प्रति प्रतिबद्धता के साथ शुरू होता है, जैसे कि संघीय और राज्य कानून जो कार्यस्थल भेदभाव और उत्पीड़न को रोकते हैं, और जांच और शिकायत समाधान को संभालने पर एक कार्यस्थल नीति।

संघीय कानून

अमेरिकी समान रोजगार अवसर आयोग 1964 के नागरिक अधिकार अधिनियम के शीर्षक VII और अन्य संघीय कानूनों को लागू करता है जो श्रमिकों को अनुचित व्यवहार प्रथाओं से बचाते हैं। संघीय और राज्य के भेदभाव-विरोधी कानून वे आधार हैं जिनके आधार पर कई कार्यस्थल शिकायतें दर्ज की जाती हैं। एक कर्मचारी विशेष रूप से उस कानून का हवाला नहीं दे सकता है जो उस उपचार को प्रतिबंधित करता है जिसके बारे में वह शिकायत कर रहा है; यह शिकायत के आधार का दस्तावेजीकरण करने के लिए एचआर पर निर्भर है। इसलिए, एचआर फ़ाइल में आम तौर पर आधार और लागू कानून का एक संक्षिप्त विवरण होता है। उदाहरण के लिए, यदि एक महिला कर्मचारी शिकायत करती है कि उसका पर्यवेक्षक अवांछित आचरण में उलझा हुआ है, जिसमें छूने और भद्दी टिप्पणी करना शामिल है, तो एचआर फ़ाइल "आरोप: यौन उत्पीड़न पर्यवेक्षक द्वारा - शीर्षक VII जांच" का संकेत दे सकती है।

नियोक्ता दायित्व

EEOC दृढ़ता से अनुशंसा करता है कि नियोक्ता कार्यस्थल के मुद्दों की जांच करने और हल करने के लिए तेजी से आगे बढ़ने में संभावित दायित्व को संबोधित करते हैं। एजेंसी का कहना है कि नियोक्ता जो कर्मचारियों को कार्यस्थल के मुद्दों की रिपोर्ट करने के लिए एक प्रक्रिया स्थापित करते हैं, वे उचित तरीकों का उपयोग कर रहे हैं जो उन्हें संघीय या राज्य सुरक्षा के तहत दर्ज भेदभाव के औपचारिक आरोपों से बचने के लिए कर्मचारियों की शिकायतों को संबोधित करने और उन्हें हल करने में सक्षम बनाते हैं। जितनी जल्दी एचआर एक जांच आयोजित करता है, कथित अनुचित रोजगार प्रथाओं के लिए दायित्व को कम करने में अपनी रक्षा को मजबूत करता है।

मानव संसाधन बैठक

पहला गवाह बयान एचआर कर्मचारी से लेता है। एक निजी बैठक में, एचआर विशेषज्ञ कर्मचारी से अपनी शिकायत के बारे में विवरण प्रकट करने का आग्रह करता है। एचआर चौकस रूप से सुनता है और कर्मचारी के बयान को रिकॉर्ड करता है - हस्तलिखित या टाइप किए गए नोटों का उपयोग करते हुए - क्योंकि वह घटनाओं के बारे में जानकारी प्रदान करता है। उसे तथ्यात्मक जानकारी प्रदान करने के लिए प्रोत्साहित किया जाना चाहिए और जानकारी वापस लेने से हतोत्साहित किया जाना चाहिए क्योंकि वह मानती है कि कुछ विवरण अप्रासंगिक हो सकते हैं। एचआर प्रासंगिक क्या है के बारे में दृढ़ संकल्प करता है।

घटनाओं की श्रृंखला

अपने स्मरण के सर्वश्रेष्ठ के लिए, कर्मचारी को घटना के समय मौजूद तारीखों, स्थानों, परिस्थितियों और कर्मचारियों के नाम जैसी जानकारी प्रदान करनी चाहिए। इसके अलावा, कर्मचारी को उसकी प्रतिक्रिया का वर्णन करना चाहिए या उसने इस घटना पर कैसे प्रतिक्रिया दी। उदाहरण के लिए, "18 दिसंबर, 2012 - बिक्री विभाग - लगभग 6 बजे, सुश्री स्मिथ के पर्यवेक्षक, श्री डो, सीधे उसके पीछे खड़े हो गए और उसके दाहिने कंधे पर अपना हाथ रख दिया जब उसने पूछा कि क्या सुश्री स्मिथ को पकड़ने के लिए देर हो जाएगी। पिछले दिन से काम पर। सुश्री स्मिथ ने इनकार कर दिया। कोई अन्य कर्मचारी मौजूद नहीं थे। "

गवाहों का बयान

जांच के दौरान कर्मचारी की शिकायत को किसी अन्य गवाह के बयान की तरह माना जाता है। एचआर कर्मचारी की शिकायत को सारांशित करता है और कर्मचारी के हस्ताक्षर के लिए एक लिखित बयान तैयार करता है, जिसके बाद एचआर कर्मचारी को अपने सहकर्मियों, पर्यवेक्षक या किसी और के साथ शिकायत पर चर्चा करने से परहेज करने के लिए कहता है। एचआर बताते हैं कि यह मामले को कुछ हद तक गोपनीय रखेगा लेकिन अन्य गवाहों के साक्षात्कार में कर्मचारी की शिकायत के बारे में बुनियादी जानकारी का खुलासा करना होगा।

संगठन और गोपनीयता

घटनाओं की श्रृंखला को कालानुक्रमिक क्रम पर आयोजित किया जाना चाहिए। एचआर को किसी भी गवाह के बयान में भाषा का उपयोग करने से बचना चाहिए जो गवाहों की विश्वसनीयता का समय से पहले आकलन करता है। वास्तव में, एचआर को खोजी फाइल में कहीं भी महत्वपूर्ण नोट्स, विश्लेषण या विश्वसनीयता आकलन नहीं करना चाहिए। सभी आकलन और विश्लेषण को अन्य गोपनीय फ़ाइल में खोजी फ़ाइल से अलग रखें। यदि इनकी खोजबीन फ़ाइल का हिस्सा बना दिया जाता है, तो इन जैसे नोट खोज योग्य हो सकते हैं, जिसका अर्थ है कि यदि मामला अंततः मुकदमा बन जाता है, तो कर्मचारी का वकील एचआर को घटना से संबंधित दस्तावेज तैयार करने के लिए कह सकता है, जिसमें सभी जांच सामग्री शामिल होगी।

लोकप्रिय पोस्ट