प्रौद्योगिकी नीतियों के प्रकार

सूचना तक आसान पहुंच और इंटरनेट और अन्य व्यावसायिक प्रौद्योगिकी द्वारा दी गई जानकारी को वितरित करने के तेज़ तरीकों के लिए आवश्यक है कि आप अपनी कंपनी में प्रौद्योगिकी के उपयोग को विनियमित करें। प्रौद्योगिकी आपके कर्मचारियों को व्यक्तिगत उपयोग से रोक सकती है, उन्हें उत्पादक बनाए रख सकती है। आपकी तकनीक का दुरुपयोग आपकी कंपनी की प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचा सकता है और ग्राहकों के साथ खराब संबंध पैदा कर सकता है, इसलिए काम पर प्रौद्योगिकी के उपयोग को नियंत्रित करने की योजना को लागू करें।

परिणाम

अपनी प्रौद्योगिकी नीतियों का प्रारूपण करते समय, संभावित परिणामों को शामिल करें यदि नीतियों का पालन नहीं किया जाता है। प्रमुख अपराधों के लिए, आप किसी के रोजगार को समाप्त करने का विकल्प चुन सकते हैं। छोटे अपराधों के लिए, आप उन्हें ठीक करने या एक सप्ताह की छुट्टी जैसे लाभों को समाप्त करने का निर्णय ले सकते हैं। लेकिन सुनिश्चित करें कि हर अनुभाग स्पष्ट रूप से परिणाम निकालता है और यह निर्धारित करता है कि नीतियों का उल्लंघन किया गया है या नहीं। यदि आपके पास एक है तो एक अपील प्रक्रिया की व्याख्या करें।

ईमेल

ईमेल उन मुख्य तरीकों में से एक है जिनसे लोग काम के माहौल में संवाद करते हैं। यहां तक ​​कि आस-पास के क्यूबिकल में बैठे लोग अक्सर एक-दूसरे को ईमेल करते हैं। यह संचार को ट्रैक करने, लोगों को बैठकों में आमंत्रित करने, उनकी सूचियों में कार्यों को जोड़ने और बातचीत के लिए आपके काम को रोकने के बिना एक त्वरित नोट भेजने का एक तरीका है। हालांकि, यह आपकी कंपनी को परेशानी में डालने का एक आसान तरीका है। किसी भी समय व्यक्तिगत उपयोग के लिए कंपनी की ईमेल के उपयोग को प्रतिबंधित करने वाली ईमेल नीतियों को लागू करें। यदि कोई कर्मचारी गलती से अपनी पत्नी के लिए अपने शीर्ष भुगतान करने वाले ग्राहक के लिए एक निजी ईमेल भेजता है, तो आपका नाराज ग्राहक कहीं और अपना व्यवसाय लेने का फैसला कर सकता है। नीति में कहा जाना चाहिए कि अपवित्रता निषिद्ध है, जैसे कि यौन संदर्भ हैं। स्पष्ट रूप से आपके द्वारा अपनी कंपनी से ईमेल में अपेक्षित सजावट; कुछ कंपनियों ने यह भी बताया कि ईमेल के प्रकार क्या हो सकते हैं और ईमेल में किस प्रकार के रंगों का उपयोग किया जा सकता है।

स्वीकार्य उपयोग

स्वीकार्य-उपयोग नीति यह बताती है कि काम पर इंटरनेट का उपयोग कैसे किया जा सकता है। अगर कोई कर्मचारी छुट्टी पर है, तब भी वह अपने कंप्यूटर पर अनुचित चित्र नहीं देख सकता है। कोई भी गतिविधि जिसे अवैध माना जा सकता है, जैसे कि ऑनलाइन जुए, को आपकी प्रौद्योगिकी नीतियों के भाग के रूप में प्रतिबंधित किया जाना चाहिए। इसके अलावा, कर्मचारियों को अपने पासवर्ड को गुप्त रखने के बारे में बताएं और पासवर्ड को कितनी बार बदलना चाहिए। यह हैकर्स या अन्य अनधिकृत उपयोगकर्ताओं को आपके सर्वर तक पहुंचने से रोकने में मदद करता है।

कार्य उपकरण

कई व्यवसाय कर्मचारियों को काम लैपटॉप या सेल फोन घर ले जाने की अनुमति देते हैं - कुछ घर से अधिकांश समय या अक्सर यात्रा करते हैं। यद्यपि यह इन परिस्थितियों में कर्मचारियों को व्यक्तिगत उपयोग के लिए उपकरण का उपयोग करने के लिए स्वीकार्य है, उनके लिए स्पष्ट दिशानिर्देश निर्धारित करें। उदाहरण के लिए, कर्मचारी अपने व्यक्तिगत ईमेल खातों तक पहुंचने के लिए काम के लैपटॉप का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन उन्हें अभी भी अपने काम के खातों से व्यक्तिगत ईमेल नहीं भेजना चाहिए, न ही उन्हें काम के उपकरणों पर किसी भी अवैध गतिविधियों को करना चाहिए। इसके अलावा, आपकी कार्य उपकरण नीति कर्मचारियों को आपके उपकरण का उपयोग करके पैसा बनाने की अनुमति नहीं देनी चाहिए यदि यह आपके व्यवसाय से संबंधित नहीं है; यदि उनके पास शादियों में खानपान का एक पक्ष है, तो उन्हें उस व्यवसाय के लिए अपने स्वयं के सेल फोन और लैपटॉप का उपयोग करना चाहिए।

सुरक्षा नीति

वायरस के हमलों के मजबूत खतरे के साथ, कर्मचारियों के लिए वर्तनी तब आती है जब काम कंप्यूटर पर संलग्नक खोलना उचित होता है - यहां तक ​​कि व्यक्तिगत ईमेल और स्मार्टफोन में भी संलग्नक। ये न केवल कर्मचारी के कंप्यूटर को संक्रमित कर सकते हैं, बल्कि हर कंप्यूटर या उपकरण का टुकड़ा सर्वर में लॉग इन करते हैं जब वायरस सर्वर को संक्रमित करता है। इससे उत्पादकता में गिरावट आ सकती है और मरम्मत और खोए राजस्व में हजारों डॉलर खर्च हो सकते हैं। नीति में सर्वर से दूरस्थ रूप से लॉग इन करने की सही प्रक्रिया भी शामिल होनी चाहिए; एक असुरक्षित वायरलेस नेटवर्क का उपयोग करना स्वीकार्य नहीं है, उदाहरण के लिए।