व्यापार संचार में ईमेल का उपयोग
जब व्यवसाय करने की बात आती है, तो ईमेल संचार राजा है - लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि यह हर रूप में और हर स्थिति में उचित है। एक परिष्कृत, अच्छी तरह से लिखा गया ईमेल आपकी कार्यशैली के बारे में बहुत कुछ कहता है, जबकि खराब तरीके से लिखे गए, अस्पष्ट संचार से भ्रम और समस्याएं पैदा हो सकती हैं जो समय और उत्पादकता के नुकसान का कारण बनती हैं। इससे भी बदतर, यह आपकी प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचा सकता है।
क्या ईमेल उचित है?
व्यवसाय सेटिंग में प्रभावी रूप से ईमेल का उपयोग करने के भाग में यह जानना शामिल है कि कब ईमेल भेजना उचित है और कब नहीं। लिखने से पहले, विचार करें कि क्या आमने-सामने चर्चा या फोन कॉल लंबे समय में आसान होगा। यदि आपका संदेश लंबा और जटिल है, यदि आपके द्वारा दी जाने वाली जानकारी गोपनीय है, या यदि आपके ईमेल का टोन आसानी से गलत हो सकता है, तो आप उन विकल्पों में से एक का चयन करना चाह सकते हैं।
प्रभावी विषय लाइनें
एक ईमेल की विषय पंक्ति एक थकावट की तरह महसूस करती है, फिर भी यह कुछ भी है लेकिन विषय पंक्ति विशिष्ट होनी चाहिए, खासकर अगर यह किसी बैठक की तिथि या समय सीमा का जिक्र हो। एक शब्द वाली विषय पंक्ति, जैसे "FYI" या "प्रश्न, " यह बताती नहीं है कि आपको क्या चाहिए या जब आपको इसकी आवश्यकता हो। जितना संभव हो उतना विशिष्ट बनें - बस एक दिन में कितने ईमेल मिलते हैं, इसके बारे में सोचें। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि प्राप्तकर्ता आपकी विषय पंक्ति देखता है और समझता है कि यह एक ईमेल है जिसे तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है।
संक्षिप्त करें
यदि आपके पास अपने ईमेल के प्राप्तकर्ता को संदेश देने के लिए एक बहुत लंबा संदेश है, तो फोन कॉल पर विचार करें। अन्यथा, इसे बिंदु पर रखें। जिसमें आपके वाक्य छोटे और समझने में आसान हैं। नोट: सिर्फ इसलिए कि आप संक्षिप्त होना चाहते हैं इसका मतलब यह नहीं है कि आपको "आप" के लिए "क्योंकि" या "यू" के लिए "बीसी" जैसे सामान्य शॉर्टहैंड का उपयोग करना चाहिए। पेशेवर बनें, और सभी शब्दों को उचित रूप से लिखें।
प्रॉपर टोन स्ट्राइक करें
ईमेल के लहजे को गलत ठहराना बहुत आसान है - बस हर समय यह सोचें कि आपको लगा कि कोई व्यक्ति कुछ असभ्य बात कर रहा है, लेकिन वे वास्तव में इससे कोई मतलब नहीं रखते थे। व्यावसायिक संचार में, औपचारिक रहें, भले ही आपका व्यक्ति के साथ व्यक्तिगत संबंध हो। विनम्र होने के पक्ष में, उचित विराम चिह्नों का उपयोग करते हुए और, कई मामलों में, इमोजीस को लंघन।
यदि आप ईमेल प्राप्त करने के बाद निराश या क्रोधित होते हैं, तो प्रतिक्रिया देने से पहले थोड़ा समय दें। जब आप एक नकारात्मक तरीके से प्रतिक्रिया कर रहे होते हैं, तो वह स्वर भर में आ सकता है - और इससे लाइन में समस्याएँ हो सकती हैं। एक व्यावसायिक संचार में सभी-कैप्स का उपयोग न करें, क्योंकि यह आता है जैसे कि आप एक अव्यवसायिक तरीके से चिल्ला रहे हैं।
प्राप्तकर्ता के रूप में
व्यावसायिक संचार के रूप में ईमेल का उचित उपयोग सिर्फ प्रेषक को नहीं किया जाता है। अपने व्यापार ईमेल की जाँच करते समय, अपने हिस्से को प्रभावी ढंग से संवाद करने के लिए करें। प्रेषक को फांसी पर न छोड़ें; यहां तक कि अगर आप एक ईमेल का लंबा जवाब नहीं लिख सकते हैं, तो कम से कम एक नोट दें, जिससे प्रेषक को पता चल सके कि आपने इसे प्राप्त किया है और आप जल्द ही जवाब देने की योजना बना रहे हैं।
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