एक परियोजना योजना का उपयोग

किसी भी महत्वपूर्ण परियोजना की शुरुआत करने से पहले, एक गहन परियोजना की योजना बनाना एक अच्छा अभ्यास है। एक परियोजना की योजना किसी दिए गए उद्यम के समग्र लक्ष्य को बताती है और स्पष्ट रूप से वर्णित परियोजना के लक्ष्य को पूरा करने के लिए विशिष्ट कार्यों का विवरण देती है। एक परियोजना योजना का उपयोग करके, एक प्रोग्राम मैनेजर एक रूपरेखा तैयार करता है जो एक परियोजना टीम को कार्य पर, अनुसूची पर और बजट पर रहने की अनुमति देता है। छोटे व्यवसाय, यहां तक ​​कि सबसे छोटे एक-मैन ऑपरेशन, किसी भी आकार की परियोजना योजना के सभी पहलुओं का प्रबंधन करने के लिए आसानी से उपलब्ध और मुफ्त ऑनलाइन टूल का उपयोग कर सकते हैं।

लक्ष्य का संचार करें

एक परियोजना के लिए एक लक्ष्य को प्राप्त करना उस खजाने की पहचान करने जैसा है जिसे आप एक लंबी और जटिल यात्रा से पहले चाहते हैं। एक बार घोषित होने के बाद, सभी प्रयासों को मापा जाना चाहिए कि वे टीम को लक्ष्य के करीब लाते हैं या नहीं। इसलिए, वांछित परिणाम के बारे में विशिष्ट होना बेहद जरूरी है। उदाहरण के लिए, मुनाफे को बढ़ाने के लिए एक लक्ष्य व्याख्या के लिए बहुत अधिक छोड़ देता है। इस प्रकार के लक्ष्य को कई अलग-अलग तरीकों से पूरा करने के लिए एक टीम जल्दी से विभाजित हो सकती है। हालांकि, एक वर्ष या उससे कम समय में सामग्री की लागत में 10 प्रतिशत की कमी करके लाभ बढ़ाने का लक्ष्य सभी को एक स्पष्ट लक्ष्य देता है जो विशिष्ट है, इसे उचित समय सीमा के भीतर मापा और निर्धारित किया जा सकता है।

प्रबंधनीय कार्यों में तोड़ो

एक बार एक परियोजना का लक्ष्य निर्धारित होने के बाद, इसे छोटे, व्यक्तिगत कार्यों में तोड़ने का समय है। यह एक बड़ी परियोजना को और अधिक व्यावहारिक और प्रबंधनीय बनाता है क्योंकि काम के पैकेज विशिष्ट टीम के सदस्यों या समूहों के लिए पार्सल किए जाते हैं जो हाथों में कार्यों के लिए अच्छी तरह से अनुकूल होते हैं। प्रत्येक असाइनमेंट में स्पष्ट रूप से लिखा जाना चाहिए कि कौन क्या और क्यों कर रहा है - एक विशिष्ट तिथि तक एक वितरण परिणाम में समापन। इस तरह, परियोजना परियोजना के आरंभ से लेकर पूर्णता तक ले जाने के लिए एक विशिष्ट क्रम में निष्पादित मिनी-लक्ष्य के रूप में कार्य करती है।

अनुसूची संसाधन

प्रोजेक्ट प्लान में हर कार्य के क्रम को व्यवस्थित करना सभी को अंतिम लक्ष्य के लिए एक स्पष्ट रोड मैप देता है। श्रम, सामग्री, मशीनरी और किसी परियोजना पर आवश्यक अन्य संसाधनों को मापनीय मील के पत्थर के साथ निर्धारित किया जाना चाहिए। सरल से जटिल तक, कई मुफ्त शेड्यूलिंग टूल एक प्रोग्राम मैनेजर को उचित प्रोग्राम शेड्यूल बिछाने में मदद करने के लिए मौजूद हैं, जैसे कि गैंट या पीईआरटी चार्ट सभी कार्यों और उनके बीच निर्भरता को स्पष्ट करने के लिए।

बजट और निगरानी व्यय

कई परियोजनाओं को असीमित धन के साथ निष्पादित नहीं किया जा सकता है। इसलिए, एक परियोजना योजना का एक महत्वपूर्ण उपयोग प्रत्येक तत्व के लिए आवंटित बजट डॉलर के साथ कार्यों, अनुसूची और संसाधनों को बाहर करना है। यह सुनिश्चित करने के लिए बजट की निरंतर निगरानी की जाती है कि यह योजना प्रदान की गई धनराशि में रहती है। किसी परियोजना को बजट के भीतर पूरा करना एक परियोजना की सफलता को मापने के लिए एक और लक्ष्य का प्रतिनिधित्व करता है।

पूर्वानुमान के रुझान

अधिकांश प्रोजेक्ट मैनेजर रिपोर्टिंग उद्देश्यों के लिए कार्यों, शेड्यूल और बजटों को सारांशित करने के लिए एक वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर, जिसे डब्ल्यूबीएस भी कहा जाता है, का उपयोग करते हैं। यह लोकप्रिय प्रारूप प्रबंधकों और टीम के सदस्यों को एक परियोजना योजना में कार्यों की स्थिति को ट्रैक करने और देने के लिए एक संरचना प्रदान करता है। अधिक महत्वपूर्ण, परियोजना के समग्र स्वास्थ्य का पूर्वानुमान लगाने के लिए सभी कार्य समय-समय पर किए जाते हैं। अर्जित मूल्य जैसी विधियां कुल खर्चों को प्रोजेक्ट करने के लिए ऐतिहासिक व्यय का उपयोग करती हैं यदि कार्यक्रम के अंत तक उसी तरीके से काम जारी रहता है। यह सुधारात्मक कार्रवाई के लिए अनुमति देता है, जैसा कि आवश्यक है, परियोजना से पहले नियंत्रण से बाहर हो जाता है और एक सफल समापन के लिए पूरे प्रयास को लाने में मदद करता है।