कॉर्पोरेट आउटगोइंग मेल को संभालने के कुशल तरीके क्या हैं?
हालाँकि, ई-मेल ने मजबूत अतिक्रमण किया है, लेकिन अधिकांश कंपनियां अभी भी "घोंघा" मेल को अपने संचालन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा मानती हैं। अनुबंध, पेचेक, चालान और अधिक सभी नियमित रूप से मेल के माध्यम से यात्रा करते हैं। एक सुचारू रूप से चलने वाली कंपनी को इन महत्वपूर्ण सामग्रियों को कुशलता से संभालने के लिए एक सुचारू रूप से चलने वाली प्रणाली की आवश्यकता होती है। जब यह आउटगोइंग मेल की बात आती है, तो आप अपने कार्यालयों को संरचित करके और अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षण देकर सीख सकते हैं कि सिस्टम को प्रभावी ढंग से कैसे उपयोग किया जाए।
अच्छी लेबलिंग
सभी आउटगोइंग मेल को प्रेषक और प्राप्तकर्ता को स्पष्ट रूप से पहचानने की आवश्यकता है। लिफाफे की उचित तैयारी में कर्मचारियों को निर्देश दें, और मेल के बारे में सवालों के जवाब देने के लिए कर्मचारियों को उपलब्ध कराएं। जब भी आप प्रक्रिया को स्वचालित करके समय बचा सकते हैं लिफाफे पर लिखावट से बचें। अपनी कंपनी की जानकारी के साथ अनुकूलित लिफाफे या लेबल का ऑर्डर करें, जो अलग-अलग डिवीजनों, समूहों और व्यक्तियों के लिए आवश्यक है, ताकि डाक सेवा और प्राप्तकर्ता दोनों को पता चले कि किसने पत्र भेजा है। नियमित मेल के प्राप्तकर्ता के लिए, प्लास्टिक-खिड़की के लिफाफे का उपयोग करें और गति और सटीकता के लिए कंप्यूटर द्वारा प्राप्तकर्ता जानकारी दर्ज करें। आउटगोइंग मेल की बड़ी या नियमित मात्रा के लिए, मौजूदा खाता फ़ाइलों से ड्राइंग द्वारा प्राप्तकर्ता जानकारी को स्वचालित रूप से प्रिंट करने के लिए सॉफ्टवेयर टूल का उपयोग करें।
कार्यालय मेल आंदोलन
आउटगोइंग मेल को प्रभावी ढंग से एकत्र करने के लिए, आपको सभी आउटगोइंग मेल को इकट्ठा करने और एक या एक से अधिक भेजने-बंद बिंदुओं के लिए "रिवर्स ट्री" सिस्टम की आवश्यकता होती है, जहां आपकी कंपनी डाक सेवा या शिपिंग कंपनी के लिए कोरियर को सौंपती है। सभी कार्यालयों और क्षेत्रों में मेल आउटबॉक्स सेट अप करें जो आउटगोइंग मेल को जमा करते हैं, और बड़े आउटगोइंग पैकेजों के लिए संग्रह कमरे को नामित करते हैं ताकि वे नियमित रूप से कार्यशील कार्यालय स्थान को अव्यवस्थित न करें। एक ऐसी प्रणाली के लिए प्रयास करें जहां कर्मचारी कम से कम उपद्रव और समय के साथ अपने आउटगोइंग मेल को बंद कर सकते हैं।
आंतरिक संग्रह
केंद्रीय मेल रूम में छंटनी और प्रसंस्करण के लिए सभी नामित डिब्बे और कमरों से मेल और पैकेज लेने के लिए एक या अधिक कर्मचारियों को असाइन करें। चेकलिस्ट के साथ कर्मचारियों की आपूर्ति करें ताकि वे किसी भी संग्रह बिंदु को न भूलें। उन कर्मचारियों का चयन करें जो समय पर काम कर सकते हैं और मेल को समय पर बाहर जाने के लिए तैयार किया है, और जो पिक कोरियर के साथ अच्छे संबंध बनाए रख सकते हैं। मेल रूम में डाक मीटर प्रदान करें ताकि किसी को भी चिपकाए गए टिकटों से निपटना न पड़े।
पिकअप टाइम्स
आउटगोइंग मेल दिन भर में जमा होती है, और यदि मेल का एक टुकड़ा बिन देर से हिट करता है, तो यह अगले व्यावसायिक दिन तक बाहर नहीं जाएगा। अपनी कंपनी की जरूरतों के आधार पर एक इष्टतम मेल पिकअप समय की पहचान करें, और यूएस पोस्टल सर्विस के साथ नियमित रूप से पिकअप शेड्यूल करें और पैकेज और ओवरनाइट मेल डिलीवरी के लिए यूपीएस या फेडेक्स जैसे पसंदीदा लॉजिस्टिक शिपर के साथ। मेल को सबसे अधिक समय पर वितरित करने के लिए, आपको दिन भर में कई पिकअप की आवश्यकता हो सकती है। इसके विपरीत, यदि आपकी कंपनी लॉजिस्टिक्स शिपर से नियमित पिकअप का समर्थन करने के लिए पर्याप्त मेल नहीं उत्पन्न करती है, तो उस मेल को शिपर के निकटतम ड्रॉप-ऑफ बिंदु पर ले जाने के लिए एक कर्मचारी को असाइन करें।
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