क्या आवश्यक व्यापार पत्र तत्व शामिल हैं?
एक व्यावसायिक पत्र एक या कई पाठकों के लिए सम्मान और महत्वपूर्ण जानकारी का संचार करता है। एक व्यावसायिक पत्र के सभी आवश्यक तत्वों का समावेश पाठक के साथ पूर्ण, सटीक संचार सुनिश्चित करता है, अपने समय के लिए आपके सम्मान को प्रदर्शित करता है और उनकी रुचि को आकर्षित करता है। व्यावसायिक पत्रों में जटिल जानकारी के लिए अनुबंध की जानकारी, प्रश्नों के उत्तर और स्पष्टीकरण शामिल हो सकते हैं जो भविष्य के संदर्भ के लिए लिखने के लिए सर्वोत्तम रूप से प्रतिबद्ध हैं।
शीर्षक और पते
व्यवसाय पत्र के शीर्षक में वह पता शामिल होता है जिसके लिए प्राप्तकर्ता को उत्तर देना चाहिए। कोलोराडो राज्य विश्वविद्यालय में लेखन @ सीएसयू वेबसाइट के अनुसार, पते के साथ शीर्षक में अपना नाम या अपने व्यवसाय का नाम शामिल न करें। पता पहचानकर्ताओं को बाहर निकालें, जैसे कि "स्ट्रीट।" अपने पते के नीचे एक खाली लाइन डालें; उस तारीख का पालन करें जिस पर आपने पत्र लिखा था। तिथि के बाद एक और रिक्त लाइन डालें और प्राप्तकर्ता के नाम और पते के साथ उसका अनुसरण करें, पता पहचानकर्ताओं के लिए समान वर्तनी नियम लागू करें जैसा कि आपने वापसी पते के लिए उपयोग किया था।
अभिवादन
एक बधाई के साथ अपने व्यापार पत्र के शरीर का परिचय दें। अधिकांश मामलों में प्राप्तकर्ता के शीर्षक और अंतिम नाम के बाद "डियर" के साथ एक अभिवादन शुरू करें। जेनेरिक ग्रीटिंग का उपयोग करें, जैसे कि "डियर ओक्यूपेंट", यदि आपको पता करने वाले का नाम नहीं पता है, तो @ CSU लिखने की सलाह देता है। आप एक लिखित विभाग को पत्र भी लिख सकते हैं, उदाहरण के लिए, "ध्यान: मानव संसाधन।"
तन
एक व्यावसायिक पत्र के शरीर में पाठ एकल-स्थान है; यदि पत्र छोटा है, तो पाठ डबल-स्पेस हो सकता है। रिक्त पैराग्राफ के बाद अलग पैराग्राफ और पहली पंक्ति।
समापन
पत्र के शरीर की अंतिम पंक्ति के नीचे दो लाइनें होती हैं। पत्र के औपचारिक स्वर से मेल करने के लिए "ईमानदारी से" या "सादर" के साथ बंद करें। अपने हस्ताक्षर के लिए जगह की अनुमति देने के लिए पृष्ठ के नीचे अपना पूरा नाम प्रिंट करें।
व्यापार पत्र सामग्री
यद्यपि आधुनिक व्यावसायिक संचार के सभी रूपों को संग्रहीत, संग्रहीत और पुनर्प्राप्त किया जा सकता है, व्यावसायिक पत्रों को न तो बिजली की आवश्यकता होती है और न ही दूरसंचार उपयोगिताओं की; वे त्वरित पुनर्प्राप्ति और तैयार संदर्भ के लिए आसानी से दायर किए जाते हैं। वेबसाइट राइटिंग-सेंट्रल के अनुसार, इंस्टेंस में व्यावसायिक पत्र भेजें जहां ईमेल, फैक्स या मौखिक संचार अनुचित या अपर्याप्त हैं, जैसे अनुबंध, आंतरिक व्यापार संचार, संग्रह पत्र और लाइन-ऑफ-क्रेडिट पत्र। रसीद सत्यापित करने के लिए प्रमाणित या पंजीकृत मेल द्वारा भुगतान के लिए मांग जैसे समय-संवेदनशील व्यापार पत्र भेजें।
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