व्यवसाय में लिखित संचार क्या है?

लिखित संचार व्यवसायों को बाहरी दुनिया में कर्मचारियों और संपर्कों के विकास, अपेक्षाओं और कानूनीताओं को संप्रेषित करने की अनुमति देता है। जबकि व्यापार में लिखित संचार की पारंपरिक हार्ड प्रतियां अभी भी प्रचलित हैं, ईमेल और ऑनलाइन संचार तेजी से आम हो गया है। लिखित संचार के महत्वपूर्ण को देखते हुए, अपने स्वयं के व्यवसाय के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं को लागू करने के लिए मूल बातें समझना एक अच्छा विचार है।

प्रकार

लिखित संचार के दो मुख्य वर्गीकरण व्यवसाय में हैं, माई ओन बिज़नेस के अनुसार, एक गैर-लाभकारी संगठन जो उद्यमियों के साथ काम करता है। आंतरिक लिखित व्यावसायिक संचार में कंपनी के सभी स्तरों पर नियोक्ता और कर्मचारी शामिल होते हैं। बाहरी लिखित संचार में ग्राहक, स्वतंत्र ठेकेदार, उद्योग के सहयोगी और अन्य व्यक्ति शामिल होते हैं जो सीधे कंपनी के लिए काम नहीं करते हैं। व्यवसाय में तीन मुख्य प्रकार के लिखित संचार में व्यावसायिक पत्र, ज्ञापन और रिपोर्ट शामिल हैं। आधुनिक उदाहरण टेक्स्ट मैसेजिंग, सोशल नेटवर्किंग पोस्ट और मल्टीमीडिया व्यवसाय प्रस्तुतियों तक फैल सकते हैं।

उपयोग

व्यावसायिक पत्र बाहरी दुनिया के साथ संवाद करके व्यावसायिक छवि को बढ़ावा देने में मदद कर सकते हैं। ज्ञापन मुख्य रूप से नियोक्ताओं और कर्मचारियों द्वारा वर्तमान परियोजनाओं, व्यावसायिक प्रक्रियाओं में परिवर्तन या अन्य आंतरिक विषयों के बारे में जानकारी के लिए उपयोग किया जाता है। व्यावसायिक पत्र और ज्ञापन का उपयोग लिखित रूप में पुष्टि करने के लिए किया जा सकता है कि मौखिक रूप से क्या सहमति हुई है। रिपोर्ट नई जानकारी, डेटा या अनुसंधान के विश्लेषण या भविष्य के निर्णयों के लिए सिफारिशों को संप्रेषित करने में मदद करती है।

ईमेल संचार

ईमेल अपनी तेजी से वितरण, उपयोग में आसानी और बड़े दर्शकों तक पहुंचने की क्षमता के कारण व्यवसाय में लिखित संचार का एक सामान्य रूप बन गया है। व्यापार ईमेल का भंडारण तेजी से महत्वपूर्ण हो गया है क्योंकि ईमेल औपचारिक कागज दस्तावेजों के रूप में अदालत में "समान रूप से स्वीकार्य" बन गया है। जैसे-जैसे ईमेल संचार लिखित व्यापार संचार के रूप में बढ़ता जा रहा है, कंपनियां ईमेल प्रबंधन में सहायता के लिए बाहरी स्रोतों की ओर देख रही हैं।

टिप्स

संक्षिप्तता, स्पष्टता और संक्षिप्तता के लिए लिखित संचार को तैयार करने से पहले एक रूपरेखा तैयार करें। निरंतर संचार के लिए अतिरिक्त संसाधन प्रदान करें, जैसे कि टेलीफोन नंबर, फैक्स नंबर या ईमेल पता। सादगी के लिए बुलेट पॉइंट और क्रमांकित सूचियों का उपयोग करें। लिखित व्यापार संचार को कार्रवाई के लिए कॉल के साथ समाप्त करना चाहिए। जब संभव हो एक टेलीफोन कॉल के साथ लिखित संचार का पालन करें।

शिष्टाचार

व्यावसायिक पत्राचार भेजते समय या उत्तर देते समय उचित शिष्टाचार का पालन करें। व्यावसायिक पत्रों में लेटरहेड, तारीख, पाठक का पता, एक अभिवादन, पत्र शीर्षक, मुख्य शरीर सामग्री, समापन टिप्पणियां और प्रेषक के हस्ताक्षर और नाम शामिल होना चाहिए।

ईमेल का जवाब देते समय, प्रेषक के मूल संदेश को अपनी प्रतिक्रिया टेक्स्ट बॉक्स में न हटाएं। इस जानकारी को जगह में छोड़ने से आपके प्राप्तकर्ता को संदर्भ में अपनी प्रतिक्रिया जल्दी से प्राप्त करने की अनुमति मिलती है। व्यावसायिक ईमेल विषय रेखाएं स्पष्ट और सार्थक होनी चाहिए। यदि प्राप्तकर्ता का नाम अनिश्चित है, तो नोट को "प्रिय महोदय या महोदया" के रूप में संबोधित करें।