किसका उपयोग करें: वित्तीय रिपोर्ट के लिए एक्सेल या एक्सेस?

Microsoft Excel और Microsoft Access दोनों स्टोर डेटा का उपयोग वित्तीय रिपोर्ट लिखने के लिए किया जाता है। हालाँकि, एक्सेल में वित्तीय डेटा की थोड़ी मात्रा से रिपोर्ट बनाने के लिए अधिक अंतर्निहित विकल्प हैं। जब एक बड़ी रिपोर्ट बनाने के लिए डेटा की बहुत बड़ी मात्रा को जोड़ा जाना चाहिए, तो पहुँच बेहतर अनुकूल है।

फ्लैट और रिलेशनल डेटाबेस

एक्सेल स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर प्रोग्राम है और एक्सेस डेटाबेस सॉफ्टवेयर प्रोग्राम है, लेकिन दोनों का उपयोग डेटा को समान रूप से स्टोर करने के लिए किया जा सकता है। एक "फ्लैट" डेटाबेस प्रत्येक रिकॉर्ड में डेटा के क्षेत्रों के साथ एक एकल तालिका संग्रहीत करता है; ये कार्यात्मक रूप से डेटा और स्प्रेडशीट की पंक्तियों के समान हैं। एक "रिलेशनल" डेटाबेस डेटा के कई तालिकाओं को एक साथ जोड़ता है, पहली तालिका में अन्य तालिकाओं से जानकारी को सम्‍मिलित करने के लिए जानकारी का उपयोग करता है, जैसे कि किसी विशेष क्षेत्र में सभी दुकानों की बिक्री को टालना। रिलेशनल डेटाबेस एक्सेल वर्कबुक के समान होते हैं जिनमें कई शीट होते हैं, लेकिन आम तौर पर अधिक लचीले और शक्तिशाली होते हैं।

एक संरचना का चयन

फ्लैट डेटाबेस और सिंगल-शीट वर्कबुक एक्सेस और एक्सेल में सबसे सामान्य प्रकार की संरचना है क्योंकि अधिकांश प्रोजेक्ट में रिलेशनल डेटाबेस या मल्टी-शीट संरचना की आवश्यकता के लिए पर्याप्त डेटा या जटिलता नहीं होती है। लेकिन जब आपके व्यवसाय को बड़ी मात्रा में डेटा को संयोजित करना होगा, तो एक संबंधपरक डेटाबेस अधिक कुशल है। जब एक वित्तीय रिपोर्ट डेटा को कई तरीकों से अभिव्यक्त और औसत रूप से प्रदर्शित करती है - उदाहरण के लिए, क्षेत्र और बिक्री प्रकार द्वारा टूटने - या जब रिपोर्ट को कई स्रोतों से डेटा एकत्र करना होगा, तो एक रिलेशनल डेटाबेस सही तरीके से सेट होने पर प्रक्रिया को आसान बनाता है। जबकि Excel रिलेशनल डेटाबेस कार्यक्षमता के लिए अनुमति देता है, एक्सेस उस संरचना के साथ काम करने के अधिक शक्तिशाली और स्वचालित तरीके प्रदान करता है।

टेम्पलेट्स

एक्सेल और एक्सेस दोनों में सामान्य व्यावसायिक आवश्यकताओं के लिए प्रीसेट लेआउट और डेटाबेस संरचनाएं शामिल हैं। यह विचार करने के बाद कि क्या आपको एक फ्लैट या रिलेशनल डेटाबेस की आवश्यकता होगी, इसमें शामिल टेम्प्लेट और डेटाबेस की समीक्षा करें कि क्या इनमें से कोई भी आपके डेटा को स्टोर करने और रिपोर्ट करने के लिए आवश्यक आवश्यकताओं से मेल खाता है। प्रत्येक संरचना में जो शामिल है, उसका प्रदर्शन आपको यह निर्धारित करने के लिए विवरण प्रदान करता है कि आपकी डेटा आवश्यकताएँ एक्सेल या एक्सेस में संग्रहीत होने के लिए बेहतर अनुकूल हैं या नहीं।

सॉफ्टवेयर का चयन

प्रवेश और एक्सेल दोनों अत्यधिक जटिल अनुप्रयोग हैं जो पूरी तरह से मास्टर करने के लिए अध्ययन के वर्षों को ले सकते हैं, लेकिन एक्सेल में आसानी से उपयोग की जाने वाली हेड स्टार्ट है क्योंकि बुनियादी स्प्रेडशीट कौशल कार्यक्रम के साथ शुरू करने के लिए पर्याप्त हैं। यदि आप अभी भी अनिश्चित हैं कि कौन सा एप्लिकेशन आपकी आवश्यकताओं के लिए बेहतर है, तो एक एक्सेल टेम्पलेट से शुरू करें और देखें कि क्या यह आपके कच्चे डेटा के साथ अच्छा काम करता है। यदि आप पाते हैं कि आप अक्सर नई शीट बना रहे हैं, या जटिल गणना करने की आवश्यकता है, तो एक्सेस डेटाबेस पर जाएं और उन शीटों को आयात करें जिन्हें आपने पहले ही एक्सेल में बनाया है। एक्सेस को आमतौर पर अंतिम उत्पाद के लेआउट को डिजाइन करने के लिए अधिक काम की आवश्यकता होती है, लेकिन रिपोर्ट बनाने वाले सूत्र बनाते समय काम बचाता है।