इन्वेंटरी की प्राप्ति को मान्य क्यों करें?

जब आपूर्तिकर्ता अपने ग्राहकों (आमतौर पर खुदरा विक्रेताओं या वितरकों) को आदेश भेजते हैं, तो त्रुटियां कभी-कभी होती हैं। कुछ मामलों में उत्पाद क्षतिग्रस्त हो जाता है, मात्रा की कमी होती है या प्राप्त आइटम खरीद आदेश से मेल नहीं खाते हैं। ग्राहकों को इन संभावित रूप से महंगा मुद्दों से बचने के लिए इन्वेंट्री के अपने आने वाले शिपमेंट को ठीक से सत्यापित करना होगा।

इन्वेंटरी को मान्य करना

इन्वेंट्री प्राप्तियों को मान्य करने की प्रक्रिया कंपनी की नीतियों के आधार पर भिन्न होती है। सबसे गहन, फिर भी समय लेने वाली विधि, सामग्री की समीक्षा के लिए सभी बक्से खोलना है। एक अन्य विकल्प शिपमेंट से यादृच्छिक पर बक्से चुनना और उनकी जांच करना है। ग्राहक पैकिंग स्लिप को भी चेक कर सकता है और ऑर्डर पूरा होने पर यह देखने के लिए शुरुआती खरीद ऑर्डर से तुलना कर सकता है। कुछ खुदरा विक्रेताओं बस एक बारकोड प्रणाली का उपयोग करते हैं जो निर्माता या आपूर्तिकर्ता द्वारा प्रदान किए गए लेबल के आधार पर प्रत्येक इन्वेंट्री पैकेज को मान्य करता है।

भुगतान करने से पहले पुष्टि करें

आपूर्तिकर्ता को चालान का भुगतान करने से पहले इन्वेंट्री प्राप्तियों को मान्य करना महत्वपूर्ण है। इनवॉइस को कवर करने के लिए चेक या क्रेडिट कार्ड से भुगतान भेजने से पहले, रिटेलर को यह सुनिश्चित करना होगा कि खरीद ऑर्डर, इनवॉइस, पैकिंग पर्चियां और वास्तविक इन्वेंट्री रसीद मैच। यह प्रक्रिया उन व्यवसायों पर उचित लेखांकन के लिए महत्वपूर्ण है जो एक नियमित आधार पर इन्वेंट्री का आदेश देते हैं।

वापस आदेश

एक और कारण है कि इन्वेंट्री की प्राप्तियों को मान्य करना महत्वपूर्ण है, किसी भी बैक ऑर्डर की गई वस्तुओं की पहचान करना। पैकिंग सूची पर एक बैक ऑर्डर नोटिस इंगित करता है कि इन्वेंट्री गायब है और समय की विस्तारित अवधि के लिए उपलब्ध नहीं हो सकती है। यह एक समस्या है जो खोई हुई बिक्री और परिचालन संबंधी व्यवधान पैदा कर सकती है। ग्राहक को आवश्यक वस्तु-सूची प्राप्त करने के लिए तत्काल कार्रवाई करनी चाहिए, जैसे कि किसी अन्य आपूर्तिकर्ता के साथ ऑर्डर देना या समय के लिए विकल्प खोजना।

प्रोसेसिंग रिटर्न

आपूर्तिकर्ता को सामान वापस करने के लिए ग्राहक के पास आमतौर पर समय की एक छोटी खिड़की होती है। यदि इन्वेंट्री प्राप्तियों को तुरंत मान्य किया जाता है, तो ग्राहक के पास त्रुटियों की पहचान करने का समय होता है, जैसे कि उत्पादों के क्षतिग्रस्त या दोषपूर्ण बैच, और प्रासंगिक समय सीमा से पहले वापसी की प्रक्रिया। अन्यथा, ग्राहक को दोषपूर्ण वस्तुओं को रखना पड़ सकता है।