एक कार्यकारी को एक व्यावसायिक रिपोर्ट कैसे लिखें
व्यावसायिक अधिकारी किसी विभाग या घटना के भीतर प्रक्रियाओं और प्रोटोकॉल की अधिक समझ हासिल करने के लिए रिपोर्टों का उपयोग करते हैं। व्यावसायिक रिपोर्ट समीक्षा के बहुत विशिष्ट क्षेत्रों को कवर करती है। यद्यपि यह किसी व्यवसाय रिपोर्ट को किसी श्रेष्ठ को लिखने के लिए भयभीत कर सकता है, कुछ मानक दिशानिर्देशों का पालन करने से रिपोर्ट के लेखक को ट्रैक पर रहने में मदद मिलती है ताकि वह एक सार्थक दस्तावेज़ बना सके।
ऑफिस टेम्प्लेट चेक करें
कुछ व्यावसायिक संगठनों के पास कंपनी मानकों के लिए विशिष्ट रिपोर्ट लिखने के लिए टेम्पलेट या लेखन मार्गदर्शिकाएँ हैं। एक पर्यवेक्षक के साथ जांचें कि क्या आपके पास किसी भी प्रासंगिक टेम्पलेट तक पहुंच है या नहीं। एक टेम्पलेट आवश्यक डेटा को पूरा करने में अनुभाग द्वारा अनुभाग जाना आसान बनाता है। यदि आपके पास कोई मौजूदा टेम्प्लेट नहीं है, तो रिपोर्ट के लिए एक टेम्प्लेट के रूप में मूल दिशा-निर्देशों से चिपके रहें।
सामान्यतया, व्यवसाय लेखन ब्लॉक फॉर्मेटिंग का उपयोग करता है ताकि अनुभाग बाएं मार्जिन से जुड़े पृष्ठ पर नीचे प्रवाहित हों। कूरियर या टाइम्स न्यू रोमन जैसे आसान-से-पढ़े जाने वाले फोंट का उपयोग करें, फ़ॉन्ट का आकार 12. रखते हुए अनुभाग प्रमुखों के लिए बोल्ड का उपयोग करें ताकि वे बाहर खड़े रहें। लंबी रिपोर्ट में कवर पेज और सामग्री की तालिका से लाभ होता है।
रिपोर्ट का उद्देश्य
रिपोर्ट के इस हिस्से में, एक पत्रकार की तरह सोचें। अपने दर्शकों और रिपोर्ट के उद्देश्य के बारे में सोचें। रिपोर्ट को स्पष्ट तरीके से शीर्षक दें जो रिपोर्ट के उद्देश्य को परिभाषित करता है ताकि कार्यकारी आसानी से बता सके कि विषय क्या है। उद्देश्य को अधिक विस्तार से परिभाषित करने के लिए पहले पैराग्राफ या दो का उपयोग करें। रिपोर्ट के लक्ष्यों को बताएं। उदाहरण के लिए, एक रिपोर्ट जिसका शीर्षक है, "साइट स्थानों पर सुरक्षा प्रोटोकॉल के कार्यान्वयन का सारांश, " कई लक्ष्य हो सकते हैं। इन लक्ष्यों में शामिल हो सकता है, "मौजूदा सुरक्षा प्रोटोकॉल की समीक्षा करना, चिंताओं की पहचान करना और बेहतर प्रशिक्षण और सुरक्षा गाइड के लिए लक्ष्यों को परिभाषित करना।"
पृष्ठभूमि डेटा की समीक्षा करें
प्रत्येक लक्ष्य के लिए प्रासंगिक पृष्ठभूमि पर विस्तृत करने के लिए एक पैराग्राफ ले लो। आपके पास उपलब्ध किसी भी डेटा को देखें, जिसमें हाल की घटना रिपोर्ट, ग्राहक प्रतिक्रिया या कर्मचारी सर्वेक्षण शामिल हैं। सुरक्षा रिपोर्ट उदाहरण के लिए, ऐतिहासिक डेटा की समीक्षा करें जो आपके पास मौजूदा कंपनी सुरक्षा के बारे में है, जिसमें किसी भी ज्ञात आँकड़े शामिल हैं। यदि उचित हो, तो उद्योग मानकों को शामिल करें। किसी भी मौजूदा या नए नियमों का हवाला दें और साइट स्थानों के लिए मौजूदा प्रशिक्षण और प्रोटोकॉल पर चर्चा करें। चर्चा करें कि कंपनी या विभाग क्या अच्छा कर रहे हैं, क्या सबसे अच्छा अभ्यास नहीं हो सकता है और क्या गलत हो सकता है।
संभावित उपचार पर चर्चा करें
यदि उपचार मौजूद हैं, तो उन्हें समझाते हुए एक पैराग्राफ खर्च करें। व्यवसाय सुरक्षा और स्वास्थ्य प्रशासन (OSHA) द्वारा प्रस्तुत एक नया सुरक्षा वर्ग ऑनसाइट कार्यशाला के रूप में उपलब्ध हो सकता है। प्राथमिक चिकित्सा किट में सुधार और पहली-प्रतिक्रिया प्रोटोकॉल में सुधार से विभाग की सुरक्षा में सुधार हो सकता है। ये आपके विशिष्ट उद्योग के क्षेत्र में क्षेत्रों की तलाश करने के लिए उदाहरणों के एक जोड़े हैं जो समस्याओं का उपचार कर सकते हैं।
मूल विचारों को संक्षेप में लिखें
एक पैराग्राफ जो संपूर्ण रिपोर्ट, उसके लक्ष्यों और संभावित उपायों का सारांश देता है, अधिकारियों को प्रासंगिक जानकारी के लिए दस्तावेज़ को स्कैन करना आसान बनाता है। इस पैराग्राफ को संक्षिप्त करने की आवश्यकता है और संभावित समाधानों या सुधारों की सलाह देते हुए रिपोर्ट के उद्देश्य को दोहराना है।
विशिष्ट भाषा का प्रयोग करें
आम तौर पर, अधिकारियों को नीचे की पंक्ति के विचार पसंद आते हैं और उनके पास फूलों की भाषा के लिए समय नहीं होता है। यद्यपि उपचारों पर चर्चा करते समय आपकी राय प्रासंगिक हो सकती है, अत्यधिक भावनात्मक भाषा से बचें। उदाहरण के लिए, यह कहने में अंतर है कि, " प्राथमिक चिकित्सा कक्षाएं हमारे उद्योग में गंभीर चोट को कम करती हैं, " और, " प्राथमिक चिकित्सा कक्षाएं बिल्कुल आवश्यक हैं, क्योंकि मेरे सहकर्मी दुख के बिना इसके बिना मर जाएंगे ।" जब भी संभव हो, राय का समर्थन करने के लिए तथ्यों से चिपके रहें।
यह निर्णय लेना भी महत्वपूर्ण है कि कर्मचारी क्या कर रहे हैं। कुछ गलत इंगित करना एक बात है, लेकिन निर्णय देने से उत्पादक परिवर्तन की ओर बातचीत को स्थानांतरित करने में मदद नहीं मिलती है। एक बार फिर, एक पत्रकार की तरह सोचें जो तथ्यों को यथासंभव निष्पक्ष रूप से रिले करने का प्रयास कर रहा है।
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