कैसे एक व्यापार अनुरोध पत्र लिखने के लिए

एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में, संभवतः आपके पास कई अनुरोध पत्र लिखने का कारण है - अतिरिक्त जानकारी के लिए भुगतान के अनुरोधों से। एक बार जब आप इस तरह के पत्रों के लिए एक पेशेवर और मैत्रीपूर्ण टेम्पलेट स्थापित करते हैं, तो आप इसे अपनी भविष्य की जरूरतों के अनुकूल बना सकते हैं - और बहुमूल्य समय बचा सकते हैं।

1।

व्यावसायिक स्टेशनरी पर अपना अनुरोध पत्र लिखें। यदि आपके पास इस संसाधन की कमी है, तो 16- या 18-बिंदु प्रकार में पृष्ठ के शीर्ष पर अपनी कंपनी का नाम लिखें। एक पेशेवर फ़ॉन्ट चुनें, जैसे कि एरियल, वर्डाना या टाइम्स न्यू रोमन। अपने नाम, शीर्षक और संपर्क जानकारी को एक छोटे से फ़ॉन्ट में नीचे केंद्र में रखें, जैसे कि 14 बिंदु।

2।

अपने अनुरोध पत्र के लिए एक औपचारिक अभिवादन का उपयोग करें, जैसे कि "प्रिय सुश्री" या "प्रिय श्री" प्राप्तकर्ता के अंतिम नाम का उपयोग करें, लेकिन पहले नाम नहीं, क्योंकि यह अत्यधिक अनुकूल अभिवादन आपके अनुरोध की औपचारिक प्रकृति को मानता है।

3।

अपने पत्र को एक प्रत्यक्ष और संक्षिप्त विवरण के साथ खोलें जो लेखन के लिए आपके उद्देश्य को संक्षेप में प्रस्तुत करता है। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "वेस्टलैंड चैंबर ऑफ कॉमर्स के एक नए सदस्य के रूप में, मैं 2012 की सदस्यता के डेटाबेस के लिए अनुरोध करने के लिए लिख रहा हूं जो पिछले महीने समूह में शामिल होने पर मुझसे वादा किया गया था।"

4।

यदि आपके इरादे स्पष्ट रूप से स्पष्ट नहीं हैं, और आपके अनुरोध को पूरा करने के लिए किसी भी अतिरिक्त जानकारी की आपूर्ति कर सकते हैं जो आपके अनुरोध के लिए एक संक्षिप्त विवरण प्रदान करें। यदि वह आपके अनुरोध के बारे में कोई प्रश्न पूछना चाहता है, तो आपसे संपर्क करने के लिए अपना फ़ोन नंबर और दिन का सबसे अच्छा समय शामिल करें।

5।

आपके अनुरोध का अनुपालन करने के लिए प्राप्तकर्ता के लिए इसे यथासंभव सरल बनाएं। एक मोहरबंद, स्व-संबोधित लिफाफे को शामिल करें ताकि वह बिना किसी कीमत के जानकारी मेल कर सके। या आपके द्वारा आवश्यक जानकारी को रोकने और लेने की पेशकश करें। अधिक से अधिक सुविधा कारक को त्वरित प्रतिक्रिया के लिए प्रेरित करना चाहिए।

6।

एक विनम्र और अनुग्रह नोट पर अपने अनुरोध पत्र को समाप्त करें। उसके समय के लिए प्राप्तकर्ता को धन्यवाद दें और आपके अनुरोध पर ध्यान दें।

7।

उचित वर्तनी और व्याकरण के लिए अपने पत्र को प्रूफ़ करें और संपादित करें। आपकी कंपनी की छवि इस बात पर निर्भर करती है कि आप खुद को कितनी अच्छी तरह पेश करते हैं; यदि आप खुद को गंभीरता से लेते हैं, तो दूसरों को भी इसकी संभावना है।

टिप

• प्राप्तकर्ता को कॉल करें यदि उसने पांच व्यावसायिक दिनों के भीतर आपके अनुरोध पत्र का जवाब नहीं दिया है।