कर्मचारी फ़ाइलें चेकलिस्ट
मानव संसाधन विभाग के सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक रिकॉर्ड-कीपिंग है, जिसमें रोजगार फाइलें, लाभ और सुरक्षा प्रबंधन फाइलें, प्रशिक्षण और विकास रिकॉर्ड शामिल हैं। कर्मचारी फ़ाइल में हर रोज़गार कार्रवाई का रिकॉर्ड होता है। रोजगार फ़ाइलों को अक्सर कर्मियों की फाइलें कहा जाता है - फाइलों को सटीक, पूर्ण और अद्यतित करने के लिए सटीक, सटीक उपायों की आवश्यकता होती है। कई संगठनों में, दो प्रकार की रोजगार फाइलें हैं। मानव संसाधन विभाग हर एक कर्मचारी के लिए एक फाइल रखता है। विभाग यह भी बताता है कि "पर्यवेक्षक" या "विभाग" फ़ाइल क्या है। इस फ़ाइल में आमतौर पर केवल कर्मचारी की उपस्थिति, प्रदर्शन और आपातकालीन संपर्क से संबंधित जानकारी होती है।
कर्मचारी फ़ाइल अवधारण
मानव संसाधन विभाग में कुछ विशिष्ट व्यक्तियों को दी गई पहुंच के साथ मानव संसाधन फ़ाइल गोपनीय है। मानव संसाधन प्रशिक्षण का एक महत्वपूर्ण तत्व कर्मचारी फाइलों की गोपनीयता है, और गोपनीयता के किसी भी उल्लंघन के लिए परिणाम है। अमेरिकी समान रोजगार अवसर आयोग के अनुसार, कर्मचारी की कर्मचारी की समाप्ति की तारीख के बाद एक वर्ष के लिए कर्मचारी फाइलें बनाए रखी जानी चाहिए। इसके अलावा, वेतन, योग्यता में वृद्धि, पदोन्नति और संबंधित रोजगार कार्यों से संबंधित कर्मचारी रिकॉर्ड को तीन साल तक रखा जाना चाहिए, फेयर लेबर्स स्टैंडर्ड्स एक्ट और रोजगार अधिनियम में उम्र भेदभाव। हमेशा अपने राज्य के नियमों के साथ जांच करें कि रोजगार रिकॉर्ड की अवधारण को नियंत्रित करें। उदाहरण के लिए, प्रतिधारण से संबंधित टेक्सास कानून कर्मचारी धोखाधड़ी या गोपनीयता के उल्लंघन से संबंधित मामलों में चार साल का है।
मानव संसाधन विभाग कर्मचारी फ़ाइल सामग्री
एक कर्मचारी फ़ाइल में जाने वाले प्रारंभिक दस्तावेज रोजगार के लिए आवेदन, और चयन प्रक्रिया और साक्षात्कार से संबंधित कोई भी नोट हैं। एक बार जब उम्मीदवार ने रोजगार की पेशकश स्वीकार कर ली है, तो उसे अमेरिका में काम करने के लिए पात्रता साबित करनी होगी। कर्मचारी की परिस्थितियों के आधार पर, इस दस्तावेज में पहचान शामिल हो सकती है, जैसे कि जन्म प्रमाण पत्र, सामाजिक सुरक्षा कार्ड, ड्राइविंग लाइसेंस, पासपोर्ट या वर्क वीजा से प्राप्त दस्तावेज। अमेरिकी नागरिकता और आव्रजन सेवा।
कंपनी के खुलासे और गोपनीयता से संबंधित पृष्ठभूमि की जांच और हस्ताक्षरित समझौतों से संबंधित दस्तावेज रोजगार फ़ाइल में निहित हैं। हैंडबुक की प्राप्ति के लिए हस्ताक्षरित पावती भी कर्मचारी की फाइल का हिस्सा है।
रोजगार फ़ाइल में निम्नलिखित भी होना चाहिए: अनुशासनात्मक कार्यों, प्रशंसा, प्रदर्शन मूल्यांकन, वेतन में वृद्धि, बोनस, उपस्थिति, पदोन्नति, पदावनति, स्थानान्तरण और आपातकालीन संपर्क जानकारी से संबंधित दस्तावेज।
HIPAA संरक्षित कर्मचारी फाइलें
एक अलग कर्मचारी फ़ाइल मानव संसाधन विभाग में केवल नामित व्यक्तियों के लिए सुलभ होनी चाहिए। इस अलग फाइल में चिकित्सा परीक्षाओं, स्वास्थ्य देखभाल बीमा चयन, विकलांगता विवरण और श्रमिकों के मुआवजे के मामलों से संबंधित सभी जानकारी शामिल है। हेल्थ इंश्योरेंस पोर्टेबिलिटी एंड एकाउंटेबिलिटी एक्ट (HIPAA) के तहत, यह जरूरी है कि सभी मेडिकल डॉक्यूमेंट को सेक्शन सेक्शन द्वारा बनाए रखा जाए। आम तौर पर, यह एक लाभ प्रबंधक है जो इन गोपनीय रिकॉर्डों के प्रभारी HIPAA अधिकारी के रूप में प्रमाणित होता है।
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