किसी संगठन में क्रय विभाग के कार्य क्या हैं?

अधिकांश प्रमुख कंपनियों और यहां तक ​​कि कुछ सरकारी संगठनों के पास रोजमर्रा के कार्यों के हिस्से के रूप में एक खरीद या खरीद विभाग है। ये विभाग एक सेवा प्रदान करते हैं जो कई विनिर्माण, खुदरा, सैन्य और अन्य औद्योगिक संगठनों की रीढ़ है। कई व्यक्ति, यहां तक ​​कि कुछ जो इन कंपनियों के लिए काम करते हैं, वे इस बात से अनजान हैं कि क्रय विभाग क्या करता है, क्यों मौजूद है या इसके क्या उद्देश्य हैं। क्रय विभाग की भूमिका क्या है, इसे बेहतर ढंग से समझने के लिए, इसके द्वारा किए जाने वाले कुछ कार्यों पर विचार करें।

टिप

• क्रय विभाग कच्चे माल और अन्य संसाधनों की सर्वोत्तम संभव कीमत पर खरीद के लिए जिम्मेदार है।

कच्ची सामग्री और अन्य संसाधन प्रोक्योर करना

क्रय विभाग की एक भूमिका कंपनी या सरकारी संगठन के उत्पादन या दैनिक संचालन के लिए आवश्यक सभी आवश्यक सामग्रियों की खरीद करना है। एक निर्माण कंपनी के लिए, इसमें कच्चा माल जैसे लोहा, स्टील, एल्यूमीनियम या प्लास्टिक शामिल हो सकता है, लेकिन इसमें उपकरण, मशीनरी, डिलीवरी ट्रक या यहां तक ​​कि सचिवों और बिक्री टीम के लिए आवश्यक कार्यालय की आपूर्ति भी शामिल हो सकती है।

एक खुदरा वातावरण में, क्रय विभाग यह सुनिश्चित करता है कि ग्राहकों को खुश रखने और स्टोर को अच्छी तरह से रखने के लिए अलमारियों या गोदामों में हमेशा पर्याप्त उत्पाद हो।

एक छोटे व्यवसाय के साथ, इन्वेंट्री ऑर्डर को उचित स्तर पर रखना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है; अतिरिक्त स्टॉक में बड़ी मात्रा में पूंजी निवेश करने से भंडारण की समस्या और विज्ञापन या अनुसंधान और विकास जैसे अन्य खर्चों के लिए पूंजी की कमी हो सकती है। खरीदारी उन सभी विक्रेताओं की भी देखरेख करती है, जो किसी कंपनी को उन वस्तुओं की आपूर्ति करते हैं, जिन्हें ठीक से संचालित करने की आवश्यकता होती है।

सर्वश्रेष्ठ संभावित मूल्य प्राप्त करना

एक क्रय विभाग पर भी लगातार मूल्यांकन करने का आरोप लगाया जाता है कि क्या लाभप्रदता को अधिकतम करने के लिए यह इन सामग्रियों को सर्वोत्तम संभव कीमत पर प्राप्त कर रहा है। यह एक छोटे व्यवसाय के लिए चुनौतीपूर्ण हो सकता है जो एक बड़े विक्रेता की तुलना में कम मात्रा में खरीद सकता है और इस प्रकार एक ही प्रकार की थोक छूट प्राप्त नहीं कर सकता है। एक छोटे व्यवसाय में एक क्रय विभाग को कंपनी के विशेष आकार के आदेशों के लिए सबसे उचित मूल्य पर सर्वोत्तम विक्रेताओं को खोजने के लिए चारों ओर खरीदारी करने की आवश्यकता होती है।

क्रय विभाग के कर्मचारी वैकल्पिक विक्रेताओं के साथ संवाद कर सकते हैं, बल्क ऑर्डर के लिए बेहतर मूल्य निर्धारण कर सकते हैं या अपनी दैनिक गतिविधियों के हिस्से के रूप में वैकल्पिक स्रोतों से सस्ती सामग्री की खरीद की संभावना की जांच कर सकते हैं।

कागजी कार्रवाई और लेखा

क्रय विभाग आपूर्ति और सामग्रियों की खरीद और वितरण के साथ जुड़े सभी कागजी कार्रवाई को संभालते हैं। क्रय विक्रेताओं से सामग्रियों की समय पर डिलीवरी सुनिश्चित करता है, खरीद आदेश प्राप्त करता है और प्राप्त विभाग के साथ काम करता है और देय विभाग को यह सुनिश्चित करने के लिए देय खातों के साथ काम करता है कि पूर्ण डिलीवरी प्राप्त हुई और समय पर भुगतान किया जा रहा है। एक छोटे से व्यवसाय में, इसका मतलब है कि लेखांकन विभाग के साथ मिलकर काम करना सुनिश्चित करने के लिए कि खरीदी गई वस्तुओं को खरीदने के लिए पर्याप्त पूंजी है और नकदी सुचारू रूप से बह रही है और सभी भुगतान समय पर किए जाते हैं।

व्यावसायिक प्रोटोकॉल का अनुपालन

क्रय विभाग को यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि यह सभी कंपनी नीतियों का अनुपालन कर रहा है। उदाहरण के लिए, एक छोटे से व्यवसाय में, व्यक्तिगत कर्मचारी सदस्य क्रय विभाग के साथ कार्यालय की आपूर्ति या कंप्यूटर जैसी चीजों की खरीद की जरूरतों के बारे में संवाद कर सकते हैं। खरीदारी करने से पहले, क्रय विभाग को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि वह खरीद और बजट अनुमोदन के लिए उचित प्रोटोकॉल का पालन करता है और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि किसी भी आइटम को संगठन की समग्र क्रय नीति के अनुसार खरीदा जाए।