सूचना प्रणाली और लेखा का उपयोग

इन दिनों अधिकांश लेखांकन कार्यों को एक कंप्यूटर में संसाधित किया जाता है, इसलिए सूचना प्रणालियों पर बहुत अधिक प्रभाव पड़ता है कि लेखांकन कैसे किया जाता है और क्या रिपोर्ट उत्पन्न होती है। न केवल लेखांकन कार्यों को तेज गति से किया जाता है, उन्हें अधिकांश व्यवसायों के लिए भी आसान बनाया जाता है। गणना मैन्युअल लेखांकन की तुलना में कम त्रुटियों के साथ स्वचालित रूप से की जाती है, जिससे दक्षता में सुधार होता है।

स्प्रेडशीट्स

पहले स्प्रेडशीट कार्यक्रम को विसिअलक कहा जाता था, और वित्तीय विश्लेषण को सरल बनाने के लिए 1979 में रॉबर्ट फ्रैंकस्टन और डान ब्रिकलिन द्वारा डिजाइन किया गया था। इसने 254 पंक्तियों और 63 स्तंभों की गणना की। 1983 में, एक अधिक परिष्कृत स्प्रेडशीट प्रोग्राम, लोटस 1-2-3, ने अधिक पंक्तियों और स्तंभों को डेटा प्रबंधन और ग्राफ़ की अनुमति दी। यह एकाउंटेंट के साथ एक हिट था, जिन्हें अक्सर डेटा का विश्लेषण करने और जटिल संगणना और मॉडलिंग करने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, एक सेल - एक स्तंभ और पंक्ति के प्रतिच्छेदन - को बदला जा सकता है और नई जानकारी के साथ गणना स्वचालित रूप से अपडेट की जाती है। आजकल, एक्सेल और अन्य स्प्रेडशीट कई एकाउंटेंट की रोटी और मक्खन हैं, जिससे जीवन आसान और अधिक कुशल हो जाता है।

सामान्य बहीखाता

वर्षों पहले, एक सामान्य खाता-बही, खातों और लेनदेन की एक सूची, कागज के पैड में रखी गई थी और फिर मैन्युअल रूप से बनाए रखा गया था, लेखाकारों के लिए एक समय लेने वाला कार्य। यदि बैलेंस शीट में संतुलन नहीं था, तो गलती को खोजने के लिए कभी-कभी लेखाकार दिन लगते थे। ये दिन कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के साथ समाप्त हो जाते हैं, जहां गणित को स्वचालित रूप से नियंत्रित किया जाता है और वित्तीय विवरणों को एक बटन के धक्का पर संकलित किया जाता है।

मॉड्यूल

जबकि सामान्य खाता बही में सामान्य खाते और लेनदेन होते हैं, लेनदेन का विवरण अक्सर अलग मॉड्यूल में रखा जाता है। इन मॉड्यूल से सूचना फिर सामान्य खाता बही में स्थानांतरित की जाती है। उदाहरण के लिए, देय खातों के खाते में देय खातों से संबंधित सभी मुद्दों को संभालता है, जिसमें विक्रेता के नाम, चालान की तारीख, चेक प्रिंटिंग और बिल भुगतान प्रक्रिया के लिए महत्वपूर्ण अन्य डेटा शामिल हैं। जब इनवॉइस दर्ज की जाती है और भुगतान किया जाता है, तो व्यय, देय खातों और नकद को मान्यता दी जाती है और सामान्य खाता बही में स्थानांतरित कर दिया जाता है। प्राप्य, इन्वेंट्री और अन्य प्रक्रियाओं के लिए मॉड्यूल हैं जिन्हें सामान्य खाता बही के बाहर काम करने की जगह की आवश्यकता है, लेकिन इससे जुड़ा हुआ है।

विशिष्ट लेखा सॉफ्टवेयर

प्रोग्रामिंग प्रथाओं में एक प्रवृत्ति कुछ उद्योगों को लक्षित करना और उन उद्योगों के लिए पूरे कार्यक्रमों को अनुकूलित करना है। परिणाम कुछ क्षेत्रों जैसे कि खुदरा, गैर-लाभकारी या विनिर्माण क्षेत्र के लिए विशिष्ट उपकरणों के साथ बनाया गया है। यह कम्प्यूटरीकृत लेखांकन को स्थापित करने और उपयोग करने के लिए तेज़ बनाता है। अपने सॉफ़्टवेयर को विकसित करने के लिए एक प्रोग्रामर की प्रतीक्षा करने के बजाय, आप उस शेल्फ को खरीद सकते हैं जो आपके उद्देश्यों के लिए लगभग 90 प्रतिशत अच्छा है और इसके लिए न्यूनतम अनुकूलन आवश्यक है।

जोखिम

सूचना प्रणाली गति और सटीकता के साथ मदद करती है, लेकिन मानव त्रुटि के लिए अभी भी जगह है। यदि गलत जानकारी दर्ज की गई है, तो सिस्टम इसे पकड़ नहीं सकता है। उदाहरण के लिए, सिस्टम को पता नहीं है कि $ 200 का भुगतान वास्तव में $ 20 था और गलती से प्रवेश किया और भुगतान किया गया था। लेखांकन में त्रुटियां और धोखाधड़ी अभी भी होती हैं और इन जोखिमों को रोकने या पता लगाने के लिए आंतरिक नियंत्रण की आवश्यकता होती है। एक कम्प्यूटरीकृत प्रणाली में अनधिकृत उपयोग से बचने के लिए सुरक्षित पहुंच होनी चाहिए; प्रबंधन को यह सुनिश्चित करने के लिए सामंजस्य की समीक्षा करनी चाहिए कि वे उचित और सटीक हैं; और धोखाधड़ी और त्रुटियों से बचने के लिए अनुमोदित बिलों पर ही भुगतान किया जाना चाहिए।