महत्वपूर्ण लेखा प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण

जबकि महत्वपूर्ण लेखांकन प्रक्रियाओं मेमो में आपके पसंदीदा उपन्यास की कहानी लाइन नहीं है, वे आपकी कंपनी की वित्तीय रिपोर्टिंग पर नियंत्रण प्रदान करते हैं। महत्वपूर्ण लेखांकन प्रक्रियाओं का दस्तावेज़ीकरण यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक है कि व्यावसायिक गतिविधि को एक सुसंगत तरीके से और आमतौर पर स्वीकृत लेखा सिद्धांतों के अनुसार हिसाब दिया जाए। लेखांकन प्रक्रिया मेमो बनाने के चरणों को समझना आपको अपने छोटे व्यवसाय में इस प्रक्रिया को पूरा करने में मदद कर सकता है।

लेन-देन चक्र

लेखांकन प्रक्रिया प्रलेखन आमतौर पर लेनदेन चक्र द्वारा प्रबंधित किया जाता है। उदाहरण के लिए, खरीद से संबंधित सभी लेखांकन प्रक्रियाएं अक्सर एक ही लेखांकन प्रक्रिया ज्ञापन में शामिल होती हैं। छोटे व्यवसायों में जो एक लेखा विभाग का समर्थन करने के लिए पर्याप्त बड़े होते हैं, आमतौर पर प्रलेखन एक लेखा प्रबंधक या नियंत्रक द्वारा शुरू किया जाता है जो एक प्रकार के लेनदेन को निर्धारित करता है जो एक नीति में दस्तावेज करने के लिए प्रकृति में पर्याप्त सामान्य हैं। छोटे व्यवसायों में, यह प्रक्रिया आमतौर पर कंपनी के अकेले लेखाकार द्वारा की जाती है। एक बार जब इन लेन-देन की पहचान हो जाती है, तो उन्हें लेन-देन चक्र द्वारा समूहीकृत किया जाता है और प्रक्रिया प्रलेखन शुरू होता है।

स्वीकृतियां और आंतरिक नियंत्रण

लेखांकन प्रक्रिया प्रलेखन में किसी भी अनुमोदन या आंतरिक नियंत्रण गतिविधियों का वर्णन शामिल होना चाहिए जो लेनदेन को संसाधित करते समय किया जाता है। उदाहरण के लिए, अधिकांश कंपनियों को खरीदारी करते समय अनुमोदन के स्तर की आवश्यकता होती है। एक विशिष्ट स्तरीय अनुमोदन नीति कर्मचारियों को बिना अनुमोदन के एक निश्चित स्तर तक खर्च करने की अनुमति देती है, बड़ी खरीद के लिए पर्यवेक्षक या प्रबंधक अनुमोदन की आवश्यकता होती है और सबसे बड़ी खरीद के लिए स्वामी की मंजूरी की आवश्यकता होती है। इसी तरह की प्रक्रियाएं अक्सर क्रेडिट अनुमोदन और कंपनी की ओर से अनुबंध में प्रवेश करने के लिए लागू की जाती हैं। आप अपनी कंपनी के लिए जो भी स्वीकृतियां निर्धारित करते हैं, नियंत्रण का दस्तावेजीकरण केवल आधी लड़ाई है। इसके अलावा, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि नियमों का पालन किया जा रहा है यह सुनिश्चित करने के लिए कंपनी कर्मियों को कर्मचारियों के साथ पालन करना चाहिए।

लेखांकन उपचार

लेखांकन प्रक्रिया मेमो का सबसे महत्वपूर्ण खंड लेखांकन उपचार का विवरण है। एक लेखांकन उपचार इस बात का विवरण है कि लेन-देन का हिसाब कैसे लगाया जाता है। आमतौर पर स्वीकृत लेखा सिद्धांत अक्सर लेखांकन उपचार चुनने में विवेक की अनुमति देते हैं, लेकिन उन्हें आमतौर पर आवश्यकता होती है कि प्रक्रिया लगातार लागू हो। नियमित लेनदेन के लिए लेखांकन पर कंपनी के रुख का दस्तावेजीकरण करके, छोटे-व्यवसाय के मालिक यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि कंपनी लगातार व्यावसायिक गतिविधियों के लिए लेखांकन कर रही है। इस खंड में लेन-देन का विवरण, लेन-देन का उचित लेखा, संबंधित लेखांकन सिद्धांत का एक उद्धरण और लागू होने की आवश्यकता होने पर अनुमोदन प्राप्त करने के लिए आवश्यक प्रक्रिया का उद्धरण शामिल होना चाहिए।

परिवर्तन प्रबंधन

लेखांकन प्रक्रिया मेमो की समीक्षा और अद्यतन कम से कम सालाना या जब कंपनी के संचालन के तरीके में बड़े बदलाव किए जाते हैं, तब होना चाहिए। यह सुनिश्चित करने के लिए कि बदलावों को समय पर आधार पर प्रलेखित किया गया है, छोटे-व्यवसाय के मालिकों को मासिक क्लोज़ प्रक्रिया के व्यावसायिक भाग में परिवर्तन का आकलन करना चाहिए। यदि मालिक व्यवसाय के परिणामों की मासिक समीक्षा के हिस्से के रूप में किसी भी प्रासंगिक परिवर्तनों के लिए व्यवसाय का सर्वेक्षण करते हैं, तो उस महीने में होने वाले किसी भी बदलाव को दर्ज किया जाएगा। उदाहरण के लिए, मान लें कि एक पत्रिका स्थानीय दुकानों पर सिर्फ पत्रिकाएं बेचने के बजाय एक नए एक-वर्षीय सदस्यता विकल्प को रोल आउट करती है। इस परिवर्तन के लिए आवश्यक है कि स्वामी यह निर्धारित करे कि सदस्यता राजस्व का हिसाब कैसे लगाया जाए। महीने के अंत में नई पेशकश की बारीकियों का पता लगाकर, यहां तक ​​कि एक मालिक जो व्यवसाय को सक्रिय रूप से प्रबंधित नहीं कर रहा है, यह सुनिश्चित कर सकता है कि उचित प्रक्रियाओं का पालन किया जा रहा है।