मीटिंग के लिए अनुरोध करने और रखने के लिए दिशानिर्देश

यह सुनिश्चित करने के लिए बैठक आयोजित करने और उसे सुनिश्चित करने के लिए दिशानिर्देशों का पालन करें कि यह उत्पादक है और अपने उद्देश्य को पूरा करता है। बैठक का अनुरोध ईमेल या कैलेंडर निमंत्रण के माध्यम से किया जाना चाहिए। संगठन के सॉफ़्टवेयर या प्राप्तकर्ताओं के लिए उपलब्ध एक सामान्य एप्लिकेशन का उपयोग करके, निमंत्रण भेजने के लिए एक कंप्यूटर प्रोग्राम का चयन करें। उदाहरण के लिए, Microsoft Outlook, Apple के iCal और Google कैलेंडर सभी में मीटिंग आमंत्रण भेजने के विकल्प हैं। निमंत्रण में उद्देश्य, समय, स्थान और बैठक के प्रतिभागियों को बताना चाहिए।

तैयार रहो

एक एजेंडे में मुख्य बिंदुओं और उद्देश्यों की रूपरेखा तैयार करके समय से पहले अपनी बैठक की योजना बनाएं। चर्गिस प्रेस के अनुसार, बैठक में अपनी जानकारी देने के लिए यदि आवश्यक हो, तो हैंडआउट या एक प्रस्तुति बनाएं। किसी भी हैंडआउट या प्रेजेंटेशन की प्रतियां लाएं ताकि आमंत्रित किए गए सभी प्रासंगिक जानकारी को याद कर सकें। एक नोटबुक और कलम लाओ। एक बैठक में भाग लेने वाले अक्सर सवाल और विचार रखते हैं। बैठक के दौरान आपके पास मौजूद किसी भी विचार को प्रश्नों, उत्तरों या विचारों के साथ बाद में हल करें।

दखल न दे

यदि कोई प्रतिभागी टिप्पणी करता है या कोई प्रश्न रखता है, तो अपना जवाब तब तक दें जब तक कि व्यक्ति समाप्त न हो जाए। साइकोलॉजी टुडे के अनुसार, विनम्रता से उत्तर देना सुनिश्चित करें क्योंकि प्रतिभागी ने प्रस्तुति से कुछ याद किया या पूरी तरह से समझा नहीं हो सकता है। प्रतिभागियों के सवालों के जवाब दें जो सवाल उठाने वाले लोगों की बजाय अपना हाथ उठाते हैं, और अगर ऐसी टिप्पणियां हैं जो बैठक को दरकिनार करती हैं, तो बातचीत को उद्देश्य और मुख्य विषय पर वापस कर दें। चूंकि लोग आमतौर पर एक तंग कार्यक्रम पर होते हैं, इसलिए बैठक को ट्रैक पर रखें और इसे ट्रैक पर और समय पर समाप्त करें। GovLeaders.org के अनुसार, अधिकांश बैठकें एक घंटे से अधिक नहीं चलनी चाहिए

फोन का जवाब न दें

जैसे ही प्रतिभागी कमरे में प्रवेश करते हैं, उन्हें अपने सेलफोन को चुप करने के लिए कहें और आपको बंद कर दें ताकि बैठक के दौरान कोई भी विचलित न हो। GovLeaders.org के अनुसार, जब आप सवालों के जवाब देने की कोशिश कर रहे होते हैं या प्रेजेंटेशन देने में असभ्य होते हैं, तो व्यवधान लंबे समय तक मीटिंग कर सकते हैं और ईमेल या कॉल कर सकते हैं। जबकि सेलफोन और ईमेल संचार का एक प्रभावी तरीका है, वे प्रभावी नहीं हैं जबकि आप लोगों के समूह को संबोधित कर रहे हैं।

संक्षेप में प्रस्तुत करना

लोगों को बैठक से दूर ले जाने के लिए जो कुछ भी आप चाहते हैं उसे सारांशित करके बैठकों को लपेटें और उद्देश्यों को पूरा करने के लिए आपको या प्रतिभागियों को किसी भी चरण को सूचीबद्ध करना चाहिए। यदि संभव हो तो, प्रत्येक प्रतिभागी को किसी उद्देश्य तक पहुंचने में मदद करने के लिए कुछ के लिए जवाबदेह होना चाहिए। GovLeaders.org के अनुसार, बताएं कि प्रत्येक व्यक्ति की भूमिका क्या होगी, जब व्यक्ति का कार्य समाप्त होना चाहिए और व्यक्ति को किसके साथ चलना चाहिए।