स्कैनिंग के लिए दस्तावेज़ तैयार करना
दस्तावेजों को स्कैन करने से आप अपने संचित दस्तावेजों को कंप्यूटर-खोज डेटाबेस में परिवर्तित कर सकते हैं। आप पा सकते हैं कि अनुबंध जैसी चीजों के रिकॉर्ड को स्कैन करने से आप दस्तावेज़ भंडारण खर्चों में कटौती कर सकते हैं, या आप वेब पर स्कैन किए गए दस्तावेज़ या अपने ग्राहकों को खरीद सकते हैं। स्कैनिंग के लिए एक दस्तावेज तैयार करने के लिए थोड़ी योजना बनाने और आगे बढ़ने की आवश्यकता होती है।
क्या स्कैन करें
पहली तैयारी की आवश्यकता को चुनना है कि क्या स्कैन करना है, और किन उद्देश्यों के लिए। कानूनी आवश्यकताएं हो सकती हैं; उदाहरण के लिए, स्कूल के जिलों या आपराधिक न्यायालय प्रणाली से निपटने वाले मनोचिकित्सकों को रोगी के मूल्यांकन को कुछ पहचानने योग्य जानकारी के साथ स्कैन करने की आवश्यकता हो सकती है। कानूनी दस्तावेजों की आवश्यकता हो सकती है कि दस्तावेज़ के साथ आने वाले कवर पेज के रूप में हस्ताक्षर पृष्ठ या हलफनामे को स्कैन किया जाए।
यांत्रिक आवश्यकताएँ
स्कैनर की दो व्यापक श्रेणियां हैं: फ्लैटबेड स्कैनर (बाध्य पुस्तकों को स्कैन करने के लिए उपयुक्त, कला या ब्लूप्रिंट के बड़े टुकड़े) और शीट-फीड स्कैनर। शीट-फेड स्कैनर एक समय में केवल एक पृष्ठ के एक तरफ स्कैन कर सकते हैं; यह अक्सर सभी की जरूरत है। एक अनबाउंड पुस्तक के पृष्ठों को स्कैन करने के लिए, शीट-फेड स्कैनर को डुप्लेक्स करने की आवश्यकता है - एक शीट के एक तरफ स्कैन करें, इसे फ्लिप करें, और दूसरी तरफ स्कैन करें। शीट-फेड स्कैनर लोड करते समय, सभी पृष्ठों के माध्यम से अंगूठे के लिए एक क्षण लें, उल्टा पृष्ठों की तलाश करें और स्टेपल, टेप-टैब्स या स्टिकी नोट्स जैसे चीजें बंद हो जाएं, जब पेज तंत्र के माध्यम से खिलाए जाते हैं।
शारीरिक तैयारी
एक बार स्कैनिंग के लिए कानूनी और व्यावसायिक कारण ज्ञात हो जाते हैं, अगली आवश्यकता शारीरिक तैयारी है। भौतिक तैयारी का प्रकार उपयोग किए जा रहे स्कैनर पर निर्भर करेगा और बहुत ही सरल से लेकर हो सकता है - एक शीट-फीड स्कैनर में फीड करने से पहले ढीले पृष्ठों पर स्टेपल निकालना - जटिल - एक बैकिंग पर कई छोटे दस्तावेजों को एक साथ चिपकाना ब्लीड-थ्रू को कम करने और उन्हें एक फ्लैट-बेड स्कैनर पर चलाने के लिए बोर्ड। दस्तावेज़ को कर्ल या क्रीज के बिना, फ्लैट दबाया जाना चाहिए। यदि आप फ्लैटबेड स्कैनर पर टेक्स्ट के कंट्रास्ट को बढ़ाने की कोशिश कर रहे हैं, तो पेपर के पैड के कार्डबोर्ड बैकिंग की तरह न्यूट्रल ग्रे बैकिंग डालकर, पेज के स्कैन के बाद कभी-कभी मदद मिल सकती है।
ओसीआर प्रसंस्करण आवश्यकताएँ
ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकॉग्निशन डिक्शनरी में शब्दों से मेल खाने के लिए शेप रिकग्निशन का उपयोग करता है। OCR के लिए दस्तावेज़ की तैयारी मूल दस्तावेज़ पर विपरीत ध्यान केंद्रित करके शुरू होती है। एक चाल जो कागज पर पुराने दस्तावेजों के लिए काम कर सकती है जो कि एसिड सामग्री से पीली है, भारी पेपर स्टॉक पर एक उच्च विपरीत फोटोकॉपी बनाना है। भौतिक और यांत्रिक पक्ष पर, अधिकांश ओसीआर स्कैन ढीले पृष्ठों के लिए होते हैं, और यह सुनिश्चित करना कि वे दस्तावेज़ फीडर पर चुकता हैं, यह भी महत्वपूर्ण है, क्योंकि मामूली कोण पर स्कैन किए गए पृष्ठ त्रुटि दर को बढ़ा सकते हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका ओसीआर कितना अच्छा है, आप परिणामी स्कैन को फैलाने में समय व्यतीत करना चाहते हैं, और यह कि आवश्यक समय में बजट होना चाहिए।
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