मैं एक मानक संचालन प्रक्रिया मैनुअल कैसे लिख सकता हूं?

एक व्यवसाय या संगठन अच्छी तरह से लिखित मानक संचालन प्रक्रियाओं के उपयोग के साथ नए कर्मचारियों के प्रशिक्षण को अधिक प्रभावी ढंग से सुविधाजनक बना सकता है। प्रशिक्षण से परे, एक एसओपी मैनुअल मौजूदा टीम के सदस्यों को कम-अक्सर उपयोग की जाने वाली प्रक्रियाओं के लिए एक संसाधन देता है, यह सुनिश्चित करता है कि प्रक्रियाओं को सही प्रोटोकॉल के साथ किया जाता है, गुणवत्ता नियंत्रण बनाए रखता है। मानक संचालन प्रक्रियाओं को लिखने के लिए किसी विशेष प्रक्रिया में शामिल चरणों की स्पष्ट समझ होना आवश्यक है।

कोर प्रक्रियाओं को परिभाषित करें

आपकी कंपनी की सभी मुख्य प्रक्रियाओं को देखें। परिभाषित करने के लिए शुरू करें कि कौन सी प्रक्रियाओं को उल्लिखित किया जाएगा और एसओपी Maual में मैप किया जाएगा। जब आप हर आखिरी प्रक्रिया का नक्शा नहीं बना सकते हैं, तो सबसे बुनियादी और महत्वपूर्ण लोगों को स्थापित करना महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, एक रेस्तरां मुख्य प्रक्रियाओं को परिभाषित कर सकता है कि कैसे एक विशेष हस्ताक्षर पकवान बनाया जाता है। बस के रूप में महत्वपूर्ण रेस्तरां की सफाई के लिए प्रक्रिया है। अपनी कोर प्रक्रियाओं की एक सूची बनाएं ताकि आप मैपिंग के बाद हर एक को एसओपी मैनुअल में एकीकृत कर सकें।

प्रत्येक प्रक्रिया को मैप करें

प्रत्येक प्रक्रिया को प्रक्रिया को पूरा करने के लिए आवश्यक चरणों द्वारा परिभाषित किया गया है। एक कदम गुम होने का मतलब एक खोया हुआ या विलंबित आदेश या एक दोषपूर्ण अंतिम उत्पाद हो सकता है। मैपिंग वर्कफ़्लो निकाल रहा है।

उदाहरण के लिए, मान लें कि आप इंटरनेट जांच की बिक्री प्रक्रिया के लिए एक SOP बना रहे हैं। सबसे पहले, मैप करें कि जानकारी का अनुरोध करने के बाद लीड को शुरू में कैसे संपर्क किया जाए: फोन कॉल, ईमेल या पाठ। मैप करें कि कितनी बार आपकी बिक्री टीम अनुवर्ती कार्रवाई करती है यदि संभावना शुरू में नहीं पहुंच सकती है, प्रत्येक संपर्क के लिए विशिष्ट स्क्रिप्ट के साथ। जब संभावना पहुँच जाती है, तो एक अलग स्क्रिप्ट को मैप करें, साथ ही साथ अनुवर्ती का एक सेट निर्भर करता है कि क्या संभावना आपके उत्पाद या सेवा को खरीदती है या बंद करने का निर्णय लेती है। एक बार मैप करने के बाद, सरल चरणों में प्रक्रिया को लिखें।

चेकलिस्ट और फॉर्म बनाएँ

किसी भी प्रक्रिया के लिए, टीम के सदस्यों के लिए फॉर्म या चेकलिस्ट का पालन करना आसान होता है। मैप की गई प्रक्रिया के आधार पर एक व्यापक टेम्पलेट विकसित करें। यदि आपको ग्राहक के सेवन पर विशिष्ट जानकारी एकत्र करने की आवश्यकता है, तो सुनिश्चित करें कि टेम्पलेट ने सभी आवश्यक जानकारी सफलतापूर्वक प्राप्त की है। मान लें कि टीम के सदस्यों को एसओपी में सब कुछ याद नहीं है, खासकर जब एक ग्राहक उनके सामने बैठा हो। अपनी प्रक्रिया के नक्शे और चरणों में परिशिष्ट और रूपों को एक परिशिष्ट के रूप में एकीकृत करें।

एक एसओपी मैनुअल में एकीकृत करें

एक बार जब आप प्रत्येक प्रक्रिया को मैप कर लेते हैं और सभी सहायक दस्तावेज़ टेम्प्लेट बनाते हैं, तो उन्हें एक पूर्ण एसओपी मैनुअल में एकीकृत करें। विभागों के आधार पर मैनुअल को व्यवस्थित करें। उदाहरण के लिए, आपके पास SOP नियमावली में "बिक्री, " "संचालन" और वितरण "अनुभाग हो सकते हैं। प्रत्येक अनुभाग को उस विभाग की मुख्य प्रक्रियाओं में और तोड़ा जाएगा, आमतौर पर क्रम में प्रत्येक कोर प्रक्रिया समग्र रूप से होती है। माल की डिलीवरी। "वितरण" अनुभाग में, आपके पास कई मुख्य प्रक्रियाएं हो सकती हैं, जिसमें "ऑर्डर प्राप्त करना, " "डिलिवरी के लिए पैकेजिंग, " "शिपिंग" और "फॉलो-अप।"

सामग्री की तालिका के साथ एसओपी मैनुअल को व्यवस्थित करें, और प्रत्येक प्रक्रिया को स्पष्ट रूप से बोल्ड शीर्षक हेडर में सूचीबद्ध करें। आप टीम के सदस्यों के लिए टैब को आसानी से मैनुअल के माध्यम से फ्लिप करने में मदद कर सकते हैं, ताकि उन्हें अपने विभागों में प्रासंगिक एसओपी का पता लगाने में मदद मिल सके।