कैसे एक परियोजना की योजना दस्तावेज़

परियोजना की योजना एक परियोजना के लिए आवश्यक संसाधनों, इसके साथ जुड़े लागत और इसकी अनुसूची का विवरण देती है। जबकि परियोजना प्रबंधक योजना प्रक्रिया के दौरान इस सभी सूचनाओं पर विचार करते हैं, छोटे व्यवसाय मालिकों को योजना के विभिन्न पहलुओं को दस्तावेज करने की एक अच्छी प्रणाली विकसित करने की आवश्यकता होती है। छोटे व्यवसायों में आमतौर पर कोएक्टिव प्रोजेक्ट टीमें होती हैं जो विस्तृत प्रलेखन के बिना आसानी से संवाद करती हैं, लेकिन ठीक से काम करने के लिए, परियोजना नियंत्रण और परियोजना की प्रगति के मूल्यांकन के लिए उद्देश्य दस्तावेजों की आवश्यकता होती है। सीमित आंतरिक संसाधनों के कारण छोटे व्यवसायों के लिए इस तरह के नियंत्रण विशेष रूप से महत्वपूर्ण हैं। सटीक प्रलेखन के आधार पर प्रभावी परियोजना नियंत्रण जोखिम को कम करता है।

लागत

1।

परियोजना के लिए लागत श्रेणियों की पहचान करें। सामग्री, उपकरण, सेवाओं, परमिट, श्रम और परियोजना प्रबंधन के लिए सूची लागत, जहां लागू हो। किसी भी अन्य लागत श्रेणियां जोड़ें जो विशेष परियोजना पर लागू होती हैं।

2।

परियोजना के अनुरूप लागत श्रेणियों के साथ फाइलिंग सिस्टम बनाएं। श्रेणी से संबंधित प्रमुख लागत वस्तुओं को पहचानें। प्रोजेक्ट योजनाओं में प्रत्येक आइटम की लागत का पता लगाएं और फाइलिंग सिस्टम में विस्तृत लागत दर्ज करके उन्हें दस्तावेज करें।

3।

सिस्टम में अद्यतन और वास्तविक लागत दर्ज करें क्योंकि वे प्रत्येक आइटम के लिए उपलब्ध हो जाते हैं। प्रोजेक्ट की प्रगति के अनुसार बोली मूल्य, खरीद आदेश लागत, चालान और अंतिम लागतें दर्ज करें।

साधन

1।

परियोजना की योजना से परियोजना के लिए आवश्यक संसाधनों की पहचान करें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके पास संसाधन की लागत शामिल है, लागत फाइलिंग प्रणाली की जाँच करें। संसाधन के प्रकार, आवश्यक मात्रा और जब आपको इसकी आवश्यकता हो, तब सूचीबद्ध करें।

2।

अपने छोटे व्यवसाय या आपूर्तिकर्ताओं से उपलब्ध संसाधनों के साथ आवश्यक संसाधनों का मिलान करें। संसाधन सूची में, जहाँ से आप संसाधन की आपूर्ति करने का इरादा रखते हैं, जोड़ें।

3।

जहाँ संभव हो संसाधन संसाधनों को कवर करने के लिए कर्मचारियों को सौंपें। जहां आवश्यक हो, संविदा कर्मी जोड़ें। बाहरी आपूर्तिकर्ताओं को काम के लिए असाइन करें जो आप घर में नहीं कर सकते। सामग्री और उपकरण आपूर्तिकर्ताओं को असाइन करें।

4।

संसाधनों की सूची से, एक स्टाफिंग प्लान, एक मटेरियल सप्लाई प्लान और एक उपकरण प्लान बनाकर संबंधित आपूर्ति का विवरण दें। इन श्रेणियों को अपडेट करें क्योंकि आपूर्तिकर्ता अनुबंध प्राप्त करते हैं और परियोजना विवरण बदलते हैं। पूर्ण परियोजना प्रलेखन को बनाए रखने के लिए संशोधनों का ध्यान रखें।

अनुसूची

1।

शेड्यूल को दस्तावेज़ करने के लिए एक सॉफ़्टवेयर शेड्यूलिंग प्रोग्राम का उपयोग करें। प्रोग्राम मूल्यांकन और समीक्षा तकनीक चार्ट तैयार करने के लिए सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें। उपयोगकर्ता के निर्देशों के अनुसार प्रोजेक्ट प्लान से PERT चार्ट प्रोग्राम में प्रोजेक्ट प्लानिंग और शेड्यूलिंग डेटा दर्ज करें।

2।

सुस्त समय को खत्म करने के लिए शेड्यूल को बदलकर PERT चार्ट को ऑप्टिमाइज़ करें, जिस समय पर शेड्यूल कोई गतिविधि नहीं दिखाता है। महत्वपूर्ण पथ की पहचान करने के लिए PERT सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें।

3।

मूल शेड्यूल दिखाने के लिए PERT चार्ट का पहला संस्करण प्रिंट करें। महत्वपूर्ण पथ पर गतिविधियों को विशेष ध्यान देने की आवश्यकता के रूप में सूचीबद्ध करें, सुनिश्चित करें कि वे ट्रैक पर हैं। समायोजन करने के बाद, परियोजना परिवर्तनों को प्रतिबिंबित करने के लिए PERT चार्ट की अतिरिक्त प्रतियां प्रिंट करें।

प्रगति

1।

PERT कार्यक्रम में संसाधन दर्ज करें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपने मूल शेड्यूल पर प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए पर्याप्त संसाधनों को शामिल किया है, सॉफ्टवेयर को PERT चार्ट को पुनर्गणना दें

2।

प्रगति को ट्रैक करने के लिए PERT चार्ट का उपयोग करें। जैसा कि प्रत्येक कार्य शुरू होता है, प्रारंभ में प्रवेश करें और फिर कार्यक्रम में प्रतिशत पूरा करें। प्रगति का दस्तावेजीकरण करने के लिए नियमित रूप से परिणाम प्रिंट करें।

3।

मूल अनुसूची के विरुद्ध प्रगति की जाँच करें और यह सुनिश्चित करने के लिए कि कोई बड़ा विचलन नहीं है, संचय लागत के विरुद्ध है। ट्रैक प्रगति और लागत और दस्तावेज़ प्रतिशत पूरा होने और कुल बजट का प्रतिशत खर्च।