कार्यात्मक गैप विश्लेषण

गैप विश्लेषण आवश्यक और वास्तविक प्रणालियों के बीच अंतर का वर्णन करता है। आप इसका उपयोग कंप्यूटर सिस्टम और अन्य व्यावसायिक कार्यों का विश्लेषण करने के लिए कर सकते हैं। फ़ंक्शनल गैप विश्लेषण एक सिस्टम क्या कर सकता है और क्या करना चाहिए, इसके बीच के अंतर को दर्शाता है। कार्यात्मक अंतर विश्लेषण विभिन्न प्रकार के कार्यों में अंतराल को देखता है और यह निर्धारित करता है कि क्या अंतराल महत्वपूर्ण हैं या क्या सिस्टम के उपयोगकर्ता उन्हें समायोजित कर सकते हैं। गैर-महत्वपूर्ण अंतराल के लिए, विश्लेषण समाधान प्रदान करता है जिसमें सिस्टम कॉन्फ़िगरेशन या उपयोगकर्ता प्रथाओं में परिवर्तन शामिल हैं।

पहचान

गैप विश्लेषण गैप्स की पहचान के साथ शुरू होता है। छोटे व्यवसायों में, लेखांकन अक्सर अक्षम होता है, इसलिए आप उस फ़ंक्शन का विश्लेषण करना चाह सकते हैं। कार्यात्मक अंतराल खोजने के लिए, आपको स्पष्ट रूप से वर्णन करना होगा कि आपको किन कार्यों की आवश्यकता है। इस तरह के विवरण में निष्पादन समय, सटीकता और संभव इनपुट जैसे कार्यों और मापदंडों की एक सूची शामिल है। आपको वर्णन करना होगा कि आप कैसे काम करने के लिए सिस्टम की अपेक्षा करते हैं और आपको किन आउटपुटों की आवश्यकता है। एक बार जब ये कारक स्पष्ट हो जाते हैं, तो आप उन्हें उपयोग में प्रणाली या आपके द्वारा खरीदे जाने वाले सिस्टम से तुलना कर सकते हैं। अंतर अंतराल हैं।

क्रियाविधि

अंतराल का विश्लेषण करने का तरीका अंतराल और दिशा के आकार या महत्व को देखता है। आप ऐसे अंतराल की तलाश कर रहे हैं जहां नई प्रणाली के कार्य आपके लिए आवश्यक हैं। आप केवल नकारात्मक अंतराल में रुचि रखते हैं, क्योंकि यदि दिशा सकारात्मक है, तो नई प्रणाली आवश्यकताओं से अधिक है। नकारात्मक अंतराल का आकार महत्वपूर्ण है। आदर्श रूप से आप इसे उन मापदंडों में से एक के रूप में व्यक्त कर सकते हैं जिन्हें आप माप सकते हैं। नई प्रणाली 20 प्रतिशत धीमी हो सकती है या आप आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले इनपुट प्रारूप को स्वीकार नहीं कर सकते हैं। गैप विश्लेषण इन नकारात्मक अंतरालों का वर्णन करता है और मापदंडों या क्षमता के संदर्भ में उनके महत्व को व्यक्त करता है।

उपचार

एक बार जब आप जानते हैं कि अंतराल क्या हैं और उनका महत्व है, तो आप उन तरीकों को खोजने की कोशिश करते हैं जो नई प्रणाली आपकी आवश्यकताओं को पूरा कर सकती हैं। यदि आप लेखांकन का विश्लेषण कर रहे हैं और अंतराल पाया है, तो नई प्रणाली में अभी भी सुधार हो सकता है और आप इसका उपयोग करना चाह सकते हैं। कभी-कभी नई प्रणाली प्लग-इन या मॉड्यूल को समायोजित कर सकती है जो कार्यक्षमता को जोड़ती है, और कभी-कभी आपूर्तिकर्ता आपकी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए सिस्टम को अलग तरीके से सेट कर सकते हैं। आप अक्सर छोटे अंतराल को अनदेखा कर सकते हैं, और आप कुछ अन्य विचलन को स्वीकार करने में सक्षम हो सकते हैं। अंत में, आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि क्या आपकी आवश्यकताओं में परिवर्तन जो आपके लिए स्वीकार्य हैं, सिस्टम को नई आवश्यकताओं से मेल खाएंगे।

लागत

जब एक प्रणाली में अंतराल होते हैं जिन्हें परिवर्तनों की आवश्यकता होती है, तो सिस्टम के उपयोग से जुड़ी अतिरिक्त लागतें होती हैं। गैप विश्लेषण के उपचारात्मक भाग ने उन परिवर्तनों की पहचान की है, और आपको यह जांचना होगा कि क्या यह नई प्रणाली के साथ जारी रखने का कोई मतलब है लागत विश्लेषण एक अलग प्रणाली का उपयोग करने के लिए परिवर्तन करने की लागत की तुलना करता है। इससे पहले कि आप तुलना कर सकें, आपको यह सुनिश्चित करने के लिए वैकल्पिक प्रणाली पर एक कार्यात्मक अंतर विश्लेषण करना होगा कि यह आपकी आवश्यकताओं से मेल खाता है। फिर आप लागतों की तुलना कर सकते हैं।

छोटे व्यवसायों में कभी-कभी प्रभावी परियोजना प्रबंधन का अभाव होता है, लेकिन कुछ निश्चित प्रक्रियाएँ होती हैं। एक कार्यात्मक अंतर विश्लेषण आपको विकल्पों की तुलना करने की अनुमति देता है, बदलने की लागतों को स्थापित करता है और पहचानता है कि आप क्या सुधार की उम्मीद कर सकते हैं।

उपाय

गैप एनालिसिस का लागत तुलनात्मक हिस्सा आपको हर एक को चुनने के लिए लागत संरचना के साथ दो या अधिक विकल्प देता है। जब आपने अपनी पसंद बना ली है, तो समाधान का कार्यान्वयन आवश्यक परिवर्तनों और उनकी लागतों के प्रबंधन के लिए अंतर विश्लेषण पर भरोसा कर सकता है। कार्यात्मक अंतर विश्लेषण परियोजना प्रबंधन के साथ मदद करता है और परियोजना जोखिमों को कम करता है।