फाइलिंग और संगठन के विचार
जितना आप यह मानना चाहते हैं कि आप पूरी तरह से डिजिटल युग में रहते हैं, अभी भी बहुत सारे कागजी दस्तावेज़ हर दिन इस्तेमाल किए जा रहे हैं। अधिकांश अनुबंधों में स्याही में मूल हस्ताक्षरों की आवश्यकता होती है, इनवॉइस और पैकिंग पर्चियां मुद्रित की जाती हैं और हर आदेश के साथ भेज दी जाती हैं और बोली दस्तावेजों को सामान्य रूप से मुद्रित किया जाता है और एक पुस्तक में बांधा जाता है। आपको यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप आसानी से महत्वपूर्ण कागजात का उपयोग कर सकते हैं, फाइलिंग और संगठन विचारों का उपयोग करने की आवश्यकता है।
संग्रह करने
यदि आप अपनी सक्रिय फ़ाइलों को अपनी संग्रहीत फ़ाइलों के साथ मिश्रित करने की अनुमति देते हैं, तो यह वर्तमान दस्तावेज़ों को खोजने के लिए और अधिक कठिन बना सकता है जितना कि यह आवश्यक है। अपने फाइलिंग कैबिनेट के भीतर दो फाइलिंग सिस्टम बनाएं। अपनी कैबिनेट सक्रिय फ़ाइलों का शीर्ष भाग बनाएं, और नीचे का भाग आपकी संग्रहीत फ़ाइलों को बनाएँ। आपकी संग्रहीत फ़ाइलों को आम तौर पर अधिक कमरे की आवश्यकता होगी, इसलिए उन फाइल के लिए आपके फाइलिंग कैबिनेट में अधिक दराज की जगह की अनुमति दें। आसान पहुँच के लिए कैबिनेट के शीर्ष पर सक्रिय फ़ाइलें रखें, और नीचे अपनी संग्रहीत फ़ाइलें डालें।
रंग कोडिंग
जब आप मनीला फ़ोल्डर्स से भरी फाइल कैबिनेट ड्रावर को देखते हैं तो वे सभी समान दिखना शुरू कर सकते हैं। एक तरीका जिससे आप सही फ़ाइल ढूंढना आसान बना सकते हैं, वह है अपने फाइल फोल्डर पर कलर कोडिंग सिस्टम का उपयोग करना। आप किसी भी कार्यालय की आपूर्ति की दुकान पर अपने फ़ाइल फ़ोल्डरों के लिए रंगीन स्टिकर खरीद सकते हैं। आप विभिन्न विभागों को नामित करने के लिए रंगों का उपयोग कर सकते हैं, गैर-वित्तीय से वित्तीय फाइलों को अलग कर सकते हैं या कार्यकारी जिम्मेदारी से फाइलों को तोड़ सकते हैं। दूसरों को अपने रंग कोडिंग प्रणाली का उपयोग करने में मदद करने के लिए, 11 इंच के कागज के नियमित 8 1/2-इंच के टुकड़े पर एक गाइड बनाएं जिसमें स्टिकर के साथ-साथ स्टिकर का प्रतिनिधित्व करने के लिए क्या है।
उप-फ़ोल्डर
यदि आपके पास ऐसी जानकारी है जिसे आसानी से उप-श्रेणियों में अलग किया जा सकता है, तो आपको उस जानकारी को फ़ाइल करने में मदद करने के लिए उप-फ़ोल्डर का उपयोग करना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास 50 राज्यों में से प्रत्येक के लिए फ़ाइलों की एक श्रृंखला है, तो अपने फाइलिंग सिस्टम में जानकारी को अलग रखने के लिए 50 उप-फ़ोल्डरों का उपयोग करें। सब-फ़ोल्डर्स आपको भुगतान किए गए इनवॉइस से सक्रिय चालान को अलग करने में मदद कर सकते हैं, अलग-अलग विभाग के कर्मियों के रिकॉर्ड को तोड़ सकते हैं या खरीद आदेश संख्या द्वारा समूहीकृत प्रत्येक खरीद ऑर्डर के लिए सभी जानकारी रख सकते हैं।
इसे व्यवस्थित रखें
एक कार्यालय नियम बनाएँ जिसमें केवल नामित लोगों के एक छोटे समूह को फाइलों को खींचने और फाइलों को अलमारियाँ में वापस रखने की अनुमति हो। यदि आप कंपनी में किसी को भी फाइलों तक पहुंचने की अनुमति देते हैं, तो अंततः फाइलिंग सिस्टम को नजरअंदाज कर दिया जाएगा और भ्रम होगा। केवल कुछ निश्चित लोगों को अनुमति दें जो सिस्टम को उन लोगों के लिए फाइलें खींचने की अनुमति देते हैं जिनकी उन्हें आवश्यकता है, और जब वे काम करते हैं तो फाइलें वापस करने के लिए।
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