गाइड टू प्रोसेस मैपिंग

एक प्रक्रिया मानचित्र, या फ़्लोचार्ट, एक छोटे व्यवसाय के मालिक को यह समझने में मदद कर सकता है कि काम कैसे किया जा रहा है, और यह समझने के लिए कि क्या सुधार दक्षता में वृद्धि कर सकता है और अपशिष्ट और हताशा को कम कर सकता है। किसी मौजूदा प्रक्रिया का ऐसा चार्ट बनाना प्रक्रिया में सुधार के तरीकों में एक सामान्य कदम है, लेकिन आप प्रक्रिया मानचित्रण से लाभ उठा सकते हैं भले ही आप इसे स्वयं उपयोग करें। प्रक्रिया के नक्शे यह भी दर्शा सकते हैं कि एक नई या बदली हुई प्रक्रिया को कैसे किया जाना चाहिए, यह सुनिश्चित करने के लिए कि कर्मचारी विवरण और अपेक्षाओं को समझें।

मूलभूत जानकारी

वर्तमान में प्रक्रिया कैसे निष्पादित की जाती है, इसके बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए तकनीकों के संयोजन का उपयोग करना सबसे अच्छा है। श्रमिकों को अपने कदमों को क्रम में सूचीबद्ध करने के लिए कहें और किसी भी स्थिति के बारे में बताएं जिसके कारण वे कदम बदल सकते हैं। प्रक्रिया का निरीक्षण करें और रिकॉर्ड करें कि क्या किया जा रहा है और यह कैसे किया जाता है। श्रमिकों को एक साथ लाएं और आपके द्वारा एकत्रित की गई जानकारी की समीक्षा करें, अतिरिक्त विवरण मांगें और किसी भी अंतराल या विसंगतियों को स्पष्ट करें।

प्रतीक

मानक प्रक्रिया मानचित्रण प्रतीकों का उपयोग करें ताकि सम्मेलनों से परिचित कोई भी आपके प्रक्रिया मानचित्र को पढ़ सके और आपकी प्रक्रिया की बुनियादी समझ प्राप्त कर सके। एक आयत एक बुनियादी प्रक्रिया चरण का प्रतिनिधित्व करती है, आम तौर पर एक एकल क्रिया जो एक व्यक्ति या मशीन करता है। एक निर्णय या विकल्प बिंदु को इंगित करने के लिए एक हीरे के आकार का उपयोग करें, जहां बाद का कदम एक विशिष्ट स्थिति पर निर्भर करता है। अन्य आकृतियाँ प्रारंभ और समाप्ति बिंदु, एक अलग पृष्ठ पर निरंतरता और संबंधित दस्तावेज़ या उपकरण को दर्शाती हैं।

सृष्टि

अपने कागज या सॉफ्टवेयर लेआउट के ऊपरी बाएँ पर पहला कदम रखकर अपना प्रक्रिया मानचित्र शुरू करें। यदि आप पसंद करते हैं, तो आप इसे एक गोल आयताकार आकार के साथ पूर्ववर्ती कर सकते हैं जो एक प्रक्रिया की शुरुआत को इंगित करता है। प्रत्येक चरण को एक संक्षिप्त वाक्यांश के साथ लेबल करें, जो कार्रवाई का वर्णन करता है, और प्रक्रिया के चरणों को कनेक्ट करके अंत में तीर के साथ एक पंक्ति का उपयोग करके उस दिशा को इंगित करता है जिसमें प्रक्रिया प्रवाहित होती है। अपने फ़्लोचार्ट में प्रत्येक चरण और निर्णय बिंदु को शामिल करें, पृष्ठ के नीचे और नीचे बढ़ते हुए। कुछ मामलों में आपको किसी प्रक्रिया में प्रत्येक चरण के लिए और चरणों के बीच किसी भी देरी के लिए, और इस जानकारी के साथ अपने फ़्लोचार्ट को लेबल करने में लगने वाले समय पर नज़र रखने से लाभ हो सकता है।

विश्लेषण

अपने प्रक्रिया मानचित्र की समीक्षा करते समय, अक्षमता के संकेतों को देखें, जैसे कि rework, बाधाओं और त्रुटियों के लिए संभावित। इसके अलावा, ध्यान दें जब श्रमिक यह संकेत देते हैं कि एक प्रक्रिया कदम अलग-अलग लोगों द्वारा या कुछ परिस्थितियों में अलग-अलग तरीके से किया जाता है। सुनिश्चित करें कि यह भिन्नता जटिलता जोड़ने और मानकीकरण को कम करने के बजाय, आपकी प्रक्रिया में मूल्य जोड़ती है। उन व्यक्तियों के लिए मत भूलें जो प्रक्रिया करते हैं, यह पुष्टि करने के लिए प्रक्रिया मानचित्र की समीक्षा करते हैं कि यह सटीक है।

बदलाव

अधिक जटिल प्रक्रियाओं के लिए, या विशेष स्थितियों के लिए, आप एक विशेष प्रकार के प्रक्रिया मानचित्र का उपयोग करना चाह सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपकी प्रक्रिया में व्यक्तियों या समूहों के बीच कई हैंड-ऑफ़ शामिल हैं, तो आप एक परिनियोजन या क्रॉस-फ़ंक्शनल फ़्लोचार्ट चुन सकते हैं जो हाइलाइट करता है जो प्रक्रिया के प्रत्येक चरण का संचालन कर रहा है। यदि आप विशेष रूप से अक्षमता का प्रतिनिधित्व करने वाली अपनी प्रक्रिया के हिस्से को चित्रित करने में रुचि रखते हैं, तो आप एक अवसर फ़्लोचार्ट बना सकते हैं, जो उन चरणों को अलग करता है जो कचरे का प्रतिनिधित्व करने वाले से मूल्य जोड़ते हैं।

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