Microsoft Excel में सॉर्ट फ़ीचर के नुकसान

आप Microsoft Excel का उपयोग सूचना की एक सरल पंक्ति और कॉलम मैट्रिक्स, आय डेटा को सूचीबद्ध करने, खर्चों को आइटम करने और घटनाओं के दस्तावेजीकरण के लिए कर सकते हैं। ये कार्य एक्सेल की क्षमताओं की सतह को मुश्किल से खरोंचते हैं। इसकी वास्तविक शक्ति डेटा सेट में मूल्यों के बीच संबंधों को प्रकट करने की अपनी क्षमता में निहित है। अपनी वर्कशीट सामग्री को सॉर्ट करने से वे पैटर्न दिखाई देते हैं। सभी फायदों के लिए एक छँटाई कदम की पेशकश कर सकता है, यह उन सीमाओं के साथ आता है जो अन्य एक्सेल प्रक्रियाओं को अधिक लाभप्रद बनाते हैं।

इस कदम पर डेटा

एक डेटाबेस के विपरीत, जो माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल स्प्रेडशीट में प्रत्येक पंक्ति के बराबर को एक अलग रिकॉर्ड के रूप में बनाए रखता है, एक्सेल वर्कशीट एक साथ कई रिकॉर्ड रखता है। जब आप अपने डेटा को सॉर्ट करते हैं, तो एक्सेल आपके द्वारा चुने गए मानदंडों को चुनने के लिए आपकी सेल प्रविष्टियों के क्रम को फिर से व्यवस्थित करता है। यह ऑपरेशन पंक्ति स्थिति को बदलता है जिसमें व्यक्तिगत मूल्य दिखाई देते हैं। जब तक आप सॉर्टिंग चरण को पूर्ववत नहीं करते हैं, तब तक आपके मान स्थायी रूप से स्थिति बदलते रहते हैं, जो विशिष्ट कक्षों में मानों को संदर्भित करने वाले सूत्रों के परिणाम को प्रभावित कर सकते हैं। यदि आप सॉर्ट करने से पहले पूरी पंक्तियों या स्तंभों को छिपाते हैं, तो प्रक्रिया उन्हें प्रभावित नहीं करती है, जो आपके परिणामों को तिरछा कर सकती है।

"ओह, एक्सेल, मैं उन्हें कैसे छाँटूँ?"

Microsoft Excel, सेल या वर्णक्रम के आधार पर क्रमबद्ध और अवरोही संगठन को दिनांक या समय के अनुसार, सेल, प्रकार या माउस के रंग द्वारा, या आपके द्वारा निर्दिष्ट मानों की एक कस्टम सूची के आधार पर छँटाई करता है। यद्यपि ये विकल्प आपके डेटा को व्यवस्थित करने के लिए एक लचीला आधार प्रदान करते हैं, आप जिस तरह से प्रक्रिया आपके मूल्यों को रैंक करते हैं, उसे नियंत्रित करने के लिए एक फॉर्मूला तैयार नहीं कर सकते हैं। यदि Excel की अंतर्निहित सॉर्टिंग विधियों का एक संयोजन आपके मूल्यों को आपके द्वारा पसंद किए जाने के तरीके को पुनः व्यवस्थित नहीं कर सकता है, तो आप अपने मूल्यों को निर्यात करने और उन्हें किसी अन्य प्रोग्राम में हेरफेर करने या अपने परिणामों को प्राप्त करने के लिए किसी अन्य एक्सेल विधि का उपयोग करने के लिए मजबूर हो सकते हैं।

आकस्मिक परिणाम

जब आप एक सॉर्ट कमांड जारी करने से पहले मानों की एक पूरी वर्कशीट से कम का चयन करते हैं, तो आपके द्वारा अपने चयन में जो पंक्तियाँ और कॉलम जोड़े जाते हैं, वे उसी तरह की प्रक्रिया के लिए योग्य होते हैं। यदि आपने अपनी जानकारी को एकल-पंक्ति रिकॉर्ड के विशिष्ट रूप में दर्ज किया है, तो उस पंक्ति के शेष डेटा से संबंधित पंक्ति में प्रत्येक स्तंभ के साथ, एक चयनात्मक सॉर्ट प्रक्रिया आपके डेटा सेट को बाधित कर सकती है और आपकी जानकारी के अर्थ को अस्पष्ट कर सकती है। ध्यान दें कि छंटनी किसी कार्यपत्रक में कॉलम के क्रम को पुनर्व्यवस्थित नहीं कर सकती है या आपके डेटा के कुछ हिस्सों को छिपा सकती है।

अन्य तरीके

अपने कार्यपत्रक डेटा में पैटर्न को व्यवस्थित और प्रकट करने के लिए Microsoft Excel की सॉर्ट प्रक्रिया का उपयोग करने के बजाय, प्रोग्राम के फ़िल्टरिंग विकल्पों का उपयोग करें। ऑटोफिल्टर प्रत्येक डेटा कॉलम के शीर्ष पर एक क्लिक करने योग्य नियंत्रण रखता है, जिससे आपको छंटनी के मापदंड तक त्वरित पहुंच मिलती है जो उस क्रम को नियंत्रित करने के लिए एक कॉलम के मूल्यों का उपयोग करता है जिसमें पूरी पंक्तियां दिखाई देती हैं। जब आप ऑटोफ़िल्टर को हटाते हैं, तो आपके मान उस क्रम में वापस आ जाते हैं जिसमें आपने उन्हें दर्ज किया था। प्रोग्राम का एडवांस्ड फ़िल्टर आपके मानों में जटिल तार्किक संबंधों को शामिल करने के लिए आपके विकल्पों को विस्तृत करता है जिन्हें आप बहु-मानदंड कमांड में बना सकते हैं। यह आपके संपूर्ण कार्यपत्रक पर लागू हो सकता है या इसके अनुप्रयोग को आपके द्वारा निर्दिष्ट डेटा सीमा तक सीमित कर सकता है। दोनों आदेश ऐसे परिणाम छिपा सकते हैं जो आपकी खोज आवश्यकताओं से मेल नहीं खाते हैं और डुप्लिकेट प्रविष्टियों की स्क्रीनिंग करते हैं।

संस्करण जानकारी

इस आलेख में जानकारी Microsoft Excel 2013 पर लागू होती है। यह अन्य संस्करणों या उत्पादों के साथ थोड़ा या महत्वपूर्ण रूप से भिन्न हो सकती है।