ईमेल का प्रभावी उपयोग

ईमेल का उपयोग करना आमतौर पर संचार के अधिक औपचारिक साधनों का उपयोग करने की तुलना में अधिक सुविधाजनक है, लेकिन बहुत से लोग इस बात के बारे में अनिश्चित हैं कि इसका प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे किया जाए। यदि आप ईमेल का उपयोग करने में सहज नहीं हैं, तो अपने आप को मूल बातों से परिचित करना आपके लिए दूसरों के साथ संचार पर बड़ी मात्रा में समय और ऊर्जा बचाने की क्षमता रखता है।

ईमेल लिखना

ईमेल का उपयोग करते समय, आपको यह जानना होगा कि संदेश को प्रभावी ढंग से कैसे लिखना है। एक सूचनात्मक और सम्मोहक विषय पंक्ति बनाकर शुरू करें। बहुत से लोग समय की कमी के कारण अपने ईमेल नहीं पढ़ते हैं। हटाए गए कई ईमेल अपनी विषय पंक्ति के आधार पर हटाने के लिए चुने जाते हैं। विषय पंक्ति लिखने के बाद, संक्षिप्त और स्पष्ट संदेश लिखने पर ध्यान केंद्रित करें। जबकि आपको वर्तनी और विराम चिह्न का सही ढंग से उपयोग करना चाहिए, यह एक औपचारिक व्यावसायिक पत्र नहीं है जिसके लिए सभी समान औपचारिकताओं की आवश्यकता होती है।

समय प्रबंधन

जब ईमेल का उपयोग करने की बात आती है, तो आपको सावधान रहना होगा कि आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं। यदि आप सावधान नहीं हैं, तो ईमेल से निपटने में बड़ी मात्रा में समय बर्बाद करना आसान है। आमतौर पर, अपने ईमेल की जांच करने और उससे निपटने के लिए एक विशेष समय समर्पित करना सबसे प्रभावी होता है। यदि आपके पास एक ईमेल सूचना प्रणाली स्थापित है, तो आप लगातार अपने आप को ईमेल की जाँच कर सकते हैं और उस पर प्रतिक्रिया दे सकते हैं। यदि आप अपने ईमेल की जाँच करने के लिए एक निश्चित समय समर्पित करते हैं, तो आप आम तौर पर बहुत अधिक कुशल तरीके से ऐसा करेंगे।

आयोजन

एक बार जब आप ईमेल का उपयोग शुरू कर देते हैं, तो संदेश जल्दी आना शुरू हो सकते हैं। जब ऐसा होता है, तो संदेशों को आपके इनबॉक्स में बनाने की अनुमति देना आम है। आमतौर पर, एक बेहतर उपाय यह है कि आप अपने संदेशों को व्यवस्थित करें ताकि आपका इनबॉक्स अधिक कुशल हो। ईमेल के विशिष्ट समूहों के लिए फ़ोल्डर्स सेट करें। उन संदेशों को हटा दें जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है। यदि आप संदेशों को अपने इनबॉक्स में ढेर करने की अनुमति देते हैं, तो आप रास्ते में कुछ महत्वपूर्ण को अनदेखा कर सकते हैं।

ईमेल का जवाब

जब आप एक ईमेल प्राप्त करते हैं और इसके लिए प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, तो पेशेवर तरीके से जवाब देना महत्वपूर्ण होता है। उचित समय के भीतर जवाब देने की कोशिश करें। केवल उन ईमेलों का जवाब दें जिनकी विशिष्ट प्रतिक्रियाएँ होने की आवश्यकता है। जब आप जवाब देते हैं, तो अधिकांश स्थितियों में सभी को जवाब न दें। इसके बजाय, केवल उस व्यक्ति को जवाब दें जिसने आपको एक संदेश भेजा है। इसके अलावा, अपनी संपर्क सूची में सभी को अक्सर ईमेल अग्रेषित करने के प्रलोभन का विरोध करने का प्रयास करें।