व्यय रिपोर्ट दिशानिर्देश

छोटी कंपनियों के पास आम तौर पर यात्रा व्यय की रिपोर्टिंग के लिए विशिष्ट दिशानिर्देश होते हैं। कर्मचारियों को इन दिशानिर्देशों का बारीकी से पालन करना चाहिए, ताकि वे अपने खर्च की रिपोर्ट वापस न लें। इससे प्रतिपूर्ति में देरी हो सकती है। व्यय रिपोर्ट दिशानिर्देशों में आम तौर पर व्यय, रिपोर्टिंग प्रक्रियाओं, रसीद आवश्यकताओं, गैर-प्रतिपूर्ति खर्चों के लिए नियम और उचित प्राधिकरण चैनलों पर एक बजट या प्रति डायम कैप शामिल होगा।

बजट

एम्प्लॉयमेंट-Handbook.org के अनुसार, व्यय रिपोर्ट दिशानिर्देशों का एक महत्वपूर्ण पहलू यह सीख रहा है कि अपने दैनिक खर्चों का बजट कैसे बनाया जाए। उदाहरण के लिए, यदि आप ग्राहकों का मनोरंजन करते हैं या एक रात का महंगा खाना खाते हैं, तो आपको बजट के भीतर रहने के लिए अगले दिन या दो से अधिक सस्ते में भोजन करना चाहिए। ये दिशानिर्देश आमतौर पर आसान संदर्भ के लिए कर्मचारी पुस्तिका में लिखे जाते हैं। अपनी पहली व्यावसायिक यात्रा से पहले यात्रा व्यय दिशानिर्देशों के लिए अपने पर्यवेक्षक से पूछें।

रिपोर्ट कर रहा है

जब खर्च हुआ हो, तो आपको प्रत्येक खर्च की रिपोर्ट विशिष्ट तिथि के तहत करनी चाहिए। प्रस्थान और वापसी के विशिष्ट दिनों में ऑटोमोबाइल माइलेज या उड़ान के खर्चों की सूचना दी जानी चाहिए। उदाहरण के लिए, आपको अपनी छुट्टी के दिन उड़ान भरने का खर्च रिकॉर्ड करना चाहिए, फिर वापस लौटने पर वापसी यात्रा की कीमत लिखें। इसके अलावा, यदि आप हवाई अड्डे से 100 मील की दूरी पर ड्राइव करते हैं, तो अपने माइलेज को आधे में विभाजित करें। इसके बाद, कंपनी का माइलेज एलॉटमेंट (यानी प्रति मील 27 सेंट) 50 मील से गुणा करें और प्रस्थान के दिन के तहत इसे रिकॉर्ड करें। इसके बाद, वापसी की उड़ान के दूसरे आधे हिस्से की रिपोर्ट करें और उस सटीक तारीख पर घर चलाएं। व्यय रिपोर्ट पर उत्तराधिकार में सभी खर्चों को रिकॉर्ड करें। यह आपकी रसीदों को समय से पहले दिन तक व्यवस्थित करने में मदद करता है, जिससे आप समय बचा सकते हैं। आपको व्यय रिपोर्ट पर विशिष्ट तिथियों में लिखना होगा, क्योंकि ये स्थान आमतौर पर रिक्त होते हैं। अंत में, दैनिक खर्चों के योगों को लंबवत रूप से जोड़ें, फिर क्षैतिज रूप से प्रत्येक प्रकार के खर्च के लिए अपने योगों की गणना करें। आपके द्वारा देय किसी भी अग्रिम भुगतान को कंपनी से घटाएं। सुनिश्चित करें कि आप अपनी व्यय रिपोर्ट में बदलने से पहले अपनी गणनाओं की दोबारा जाँच कर लें। (संदर्भ 1 और 2 और संसाधन 1 देखें)

प्राप्ति आवश्यकताएँ

हर बार जब आप अपनी यात्रा पर पैसा खर्च करते हैं, तो आपको कैब किराया सहित अपनी सभी रसीदें रखनी चाहिए। आम तौर पर, आपको केवल पाँच डॉलर से अधिक के भोजन के लिए रसीदें शामिल करनी होंगी। फिर भी, सभी रसीदें रखने से आपको अपने खर्चों की सही रिपोर्ट करने में मदद मिलेगी। इसके अतिरिक्त, सुनिश्चित करें कि आप अपनी व्यय रिपोर्ट में सभी आवश्यक रसीदें संलग्न करते हैं। पांच डॉलर से अधिक भोजन प्राप्तियों के अलावा, रसीदें संलग्न करें जो अन्य सभी खर्चों के लिए $ 25 से अधिक हो।

गैर-प्रतिपूर्ति योग्य व्यय

कुछ खर्चों को आपके व्यय विवरण में शामिल नहीं किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, आपको अपने खर्च के बयान पर कभी भी पार्किंग टिकट, अत्यधिक सामान खर्च या परिवार के सदस्यों के लिए भुगतान शामिल नहीं करना चाहिए। यदि आप छुट्टी के लिए किसी विशेष शहर में अतिरिक्त दिन बिताते हैं, तो उन खर्चों को अपनी व्यय रिपोर्ट में न जोड़ें। गैर-प्रतिपूर्ति योग्य खर्चों के बारे में अधिक दिशानिर्देशों के लिए, अपनी कंपनी मैनुअल की जांच करें या मानव संसाधनों से बात करें। आप Employee-Handbook.org पर यात्रा व्यय दिशानिर्देशों का भी उल्लेख कर सकते हैं।

प्राधिकरण

अधिकांश कंपनियों को आपके व्यय की रिपोर्ट को अपने पर्यवेक्षक को चालू करने की आवश्यकता होगी। सुनिश्चित करें कि आप पहले हस्ताक्षर करते हैं और इसकी एक प्रति बनाते हैं। आपकी यात्रा के लिए प्रतिपूर्ति प्राप्त करने में कुछ सप्ताह लग सकते हैं, क्योंकि देय खातों को आमतौर पर इसकी समीक्षा करने की आवश्यकता होगी।