मैं एक सकारात्मक व्यापार ईमेल संदेश कैसे लिखूं?

एक सकारात्मक व्यवसाय ईमेल संदेश लिखने में सार्वजनिक रूप से (निजी नहीं) मुद्दों पर चर्चा करने और भावनात्मक प्रतिक्रियाओं, शब्दजाल या कठबोली से बचने के लिए अपने उद्देश्य को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना शामिल है। केवल एक ही विषय को संबोधित करके और उसे अपनी विषय पंक्ति में निर्दिष्ट करके, आप एक आश्वस्त प्रतिज्ञान की नकल करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं और कार्रवाई के लिए कॉल निर्दिष्ट कर सकते हैं। संलग्नक की सामग्री का वर्णन करें, यदि लागू हो, और सूची दें कि प्राप्तकर्ता या प्राप्तकर्ता को सामग्री के साथ क्या करना चाहिए। सवाल उठने पर फॉलोअप के लिए हमेशा एक हस्ताक्षर और संपर्क जानकारी शामिल करें। ईमेल का उपयोग करके व्यावसायिक समस्याओं को संभालने से गलतफहमी और अनावश्यक संघर्ष से बचने के लिए विस्तार से ध्यान देने की आवश्यकता है।

1।

अपने ईमेल एप्लिकेशन का उपयोग करके एक नया संदेश प्रारंभ करें। निर्दिष्ट करें कि संदेश किसके लिए अभिप्रेत है और वैकल्पिक रूप से इंगित करें कि किसे संदेश पर कॉपी या अंधा-कॉपी किया जाना चाहिए। एक विस्तृत वितरण सूची का उपयोग करने से बचें क्योंकि "सभी को जवाब दें" फ़ंक्शन का उपयोग करने का प्रलोभन समस्याओं का कारण बनता है, खासकर जब ईमेल का उपयोग करके संभावित अस्थिर मुद्दों को संभालना। किसी विषय का संकेत देना। जितना संभव हो उतना विशिष्ट बनें और किसी भी नकारात्मक या भड़काऊ शब्दों का उपयोग करने से बचें। उदाहरण के लिए, किसी प्रोजेक्ट की समय सीमा पर विवाद को हल करने के लिए, "प्रोजेक्ट डेडलाइन विकल्प" जैसे वाक्यांश का उपयोग करें।

2।

प्राप्तकर्ता या प्राप्तकर्ताओं को नमस्कार करें। विशेष रूप से यदि संदेश ग्राहकों, हितधारकों या प्रायोजकों की ओर निर्देशित किया जाता है, तो औपचारिक ग्रीटिंग का उपयोग करें। व्यक्तिगत पते सहित ईमेल के लिए एक सकारात्मक टोन सेट करता है।

3।

आप संदेश भेज रहे हैं, इसका वर्णन करते हुए एक परिचयात्मक वाक्य लिखें। ईमेल में किसी गलती को कवर करने के लिए या आश्चर्यजनक रूप से बुरी खबर को बताने के लिए ईमेल का उपयोग करके व्यक्तिगत विवरण डालने से बचें, यदि आप इसे व्यक्तिगत रूप से या टेलीफ़ोन कॉल द्वारा अधिक प्रभावी ढंग से संभाल सकते हैं।

4।

कुछ पैराग्राफों में स्पष्ट करें कि आप पाठक या पाठक क्या चाहते हैं जब उन्होंने आपका संदेश पढ़ा हो। यदि आवश्यक हो तो व्याख्यात्मक संदर्भ या संसाधन शामिल करें। उपयुक्त होने पर वैकल्पिक समाधान प्रदान करें। उदाहरण के लिए, किसी घटना को रद्द करने, वैकल्पिक तिथियों और समय को सूचीबद्ध करने और पंजीकरण विवरण प्रदान करने के लिए डिज़ाइन किए गए संदेश में।

5।

अपने संदेश के इरादे और आवश्यक कार्यों को सारांशित करें। किसी भी चपटा कटाक्ष या हास्य का उपयोग करने से बचें क्योंकि ये आठवीं तकनीक गलत तरीके से व्याख्या की जा सकती है, खासकर बहुसांस्कृतिक वातावरण में। यदि आप किसी नकारात्मक संदेश का जवाब दे रहे हैं या उसे अग्रेषित कर रहे हैं, तो मूल संदेश को न बदलें, बल्कि वैकल्पिक समाधान प्रदान करके नकारात्मक भावनाओं को अधिक सकारात्मक प्रकाश में लाने का प्रयास करें।

6।

महत्वपूर्ण शब्दों पर ज़ोर देने के लिए तारांकन, बोल्ड फ़ॉर्मेटिंग और रंग या फ़ॉन्ट आकार का उपयोग करें, लेकिन इन तकनीकों का अत्यधिक उपयोग करने से बचें, विशेष रूप से लाल रंग क्योंकि यह अनावश्यक रूप से नकारात्मक संदेश दे सकता है। इमोटिकॉन्स का संयम से उपयोग करें क्योंकि वे अनप्रोफेशनल दिखाई दे सकते हैं। यह न मानें कि एक नकारात्मक बयान के बाद एक स्माइली चेहरा इसे सकारात्मक में बदल देता है।

7।

संदेश भेजने से पहले अपनी वर्तनी, व्याकरण और विराम चिह्न की जाँच करें। ऐसा करने से पता चलता है कि आपने सूचना को संप्रेषित करने के लिए एक सकारात्मक, मददगार संदेश तैयार करने के लिए समय लिया है, किसी समस्या को हल करें या किसी जांच का जवाब दें।