दो-दिवसीय बैठक के लिए ड्राफ्ट बोर्ड मिनट कैसे करें

बोर्ड बैठकों के मिनट प्रत्येक बैठक का कानूनी रिकॉर्ड प्रदान करते हैं। वे प्रतिभागियों की पहचान करते हैं और उन्होंने क्या योगदान दिया है, साथ ही प्रत्येक बैठक में किए गए निर्णयों की सूची बनाते हैं। दो-दिवसीय बैठक के लिए बोर्ड मिनट लिखते समय, प्रत्येक दिन का विवरण महत्वपूर्ण हो सकता है, इसलिए उन्हें स्पष्टता प्रदान करने के लिए व्यवस्थित करें कि किस दिन प्रत्येक गतिविधि हुई थी।

बोर्ड की बैठक एजेंडा

प्रत्येक दिन की बैठक के केंद्र बिंदुओं का वर्णन करने के लिए अपना एजेंडा लिखें। बोर्ड की बैठकें एक से अधिक दिनों में होने वाली हैं, जो आम तौर पर विभिन्न विषयों को कवर करती हैं। पहले दिन चर्चा और निर्णयों के लिए दूसरे दिन ऑडिट के परिणाम प्रस्तुत कर सकते हैं। अधिग्रहण प्रस्ताव या पुनर्गठन योजना की प्रस्तुति और चर्चा के बाद एक सामान्य मासिक बोर्ड बैठक अगले दिन हो सकती है। आपकी बैठक का एजेंडा एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है जो प्रत्येक दिन के लिए निर्धारित की गई रूपरेखा और मिनटों के आधार बनाता है। आप एक व्यापक एजेंडा का उत्पादन करने के लिए चुन सकते हैं जिसमें दो दिन का शेड्यूल हो, या प्रत्येक दिन के लिए एक अलग एजेंडा हो।

दिनांक, समय, स्थान और उपस्थित

औपचारिक रूप से दस्तावेज़ क्या होता है जो हर बार बोर्ड को मिलता है, बैठक की तारीख दर्ज करते हुए, जिस समय बैठक को आदेश देने के लिए बुलाया गया था, स्थान, उन लोगों के नाम और फैसले पर वोट करने के लिए कोई कोरम। क्योंकि मिनट कानूनी दस्तावेज हैं, प्रत्येक दिन की गतिविधियों को एक अलग मिनट के दस्तावेज़ में रिपोर्ट किया जाना चाहिए।

रिपोर्ट और पुराना व्यवसाय

आपकी बैठक के प्रत्येक दिन में अलग-अलग रिपोर्ट और पुराने व्यवसाय होंगे, दूसरे दिन में पिछले दिन की गतिविधियों को दर्शाया जाएगा। पिछली बैठक के मिनटों को हमेशा रिपोर्टों और पुराने व्यवसाय से पहले अनुमोदन के लिए प्रस्तुत किया जाता है, इसलिए पहले दिन के मिनटों को आपके दूसरे दिन के मिनटों में या तो अनुमोदित, संशोधित या अस्वीकृत के रूप में नोट किया जाना चाहिए। प्रत्येक दिन के लिए अलग से सूची रिपोर्ट और पुराने व्यवसाय, भले ही वे पहली बैठक में पेश किए गए विषय को जारी रखें। आपके मिनटों का सटीक प्रतिनिधित्व होना चाहिए कि क्या हुआ और कब हुआ, भले ही पुराना व्यवसाय पिछले दिन के मिनटों का अनुमोदन हो।

नया व्यापार, चर्चा और निर्णय

नया व्यवसाय पिछले दिन या पूरी तरह से नए विषय से एक रिपोर्ट की निरंतर चर्चा हो सकता है। अपने अलग-अलग मिनटों के दस्तावेज़ों पर प्रत्येक दिन के लिए सभी विषयों, चर्चा बिंदुओं, चर्चा प्रतिभागियों, गति और वोटों का दस्तावेजीकरण करें। किसी भी सहायक दस्तावेज़, जैसे रिपोर्ट और प्रस्ताव, उस दिन के लिए मिनटों में संलग्न करें जिसमें उन्हें पेश किया गया था।

अगली बैठक और स्थगन

पहले दिन की बैठक के अंत में अगले दिन स्थगित करने और फिर से इकट्ठा होने के लिए एक प्रस्ताव होना चाहिए। इस गति का दस्तावेजीकरण करें और अपने पहले दिन के अंत में वोट करें। दूसरे दिन के लिए नए मिनट शुरू करें, यह दर्शाता है कि यह पिछले दिन से एक कैरीओवर मीटिंग है। सामान्य रूप से किए गए तरीके से समापन गतियों और वोटों को संभालें।