कैसे व्यापार के लिए ईमेल करने के लिए
कुछ नए व्यवसाय स्वामी, व्यवसाय ईमेल को एक मित्र या परिवार के सदस्य के व्यक्तिगत ईमेल के समान मानते हैं। सच में, व्यवसाय ईमेल शिष्टाचार और नियमों का सम्मान करना महत्वपूर्ण है ताकि आपके संपर्क आपको गंभीरता से लें। जब आप गर्व करते हैं कि आप अपने इलेक्ट्रॉनिक मेल को कैसे लिखते हैं, उसी तरह जब आप औपचारिक व्यावसायिक पत्र बनाते हैं, तो आप अपने ग्राहकों (अपने व्यावसायिकता के संभावित और वर्तमान) को आश्वस्त करने में मदद करेंगे।
1।
एक विषय दर्ज करें जो विशेष रूप से प्राप्तकर्ता के साथ आपके व्यवसाय को संबोधित करता है। यदि आपने ईमेल के माध्यम से अतीत में इस व्यक्ति से संपर्क नहीं किया है, तो वह स्पैम के लिए यह गलती कर सकता है यदि आप विषय पंक्ति को खाली छोड़ देते हैं या एक गुप्त या वाणिज्यिक संदेश शामिल करते हैं। उदाहरण के लिए, केवल "हाय" कहने के बजाय, "अपने विज्ञापन अभियान परिणामों के बारे में अनुवर्ती कार्रवाई" लिखें।
2।
अपने व्यावसायिक ईमेल को एक मानक व्यावसायिक पत्र की तरह प्रारूपित करें, केवल शरीर को तुरंत लिखना शुरू करें - प्राप्तकर्ता के नाम और पते को शीर्ष के रूप में दर्ज करने की आवश्यकता नहीं है। एक सरल "हैलो" के साथ पाठक को बधाई दें और प्राप्तकर्ता का पहला नाम यदि अनौपचारिक या शीर्षक और अंतिम नाम यदि औपचारिक हो। अनुच्छेदों को औचित्य दें - पहली पंक्ति पर कोई इंडेंटेशन नहीं - और प्रत्येक अनुच्छेद को एक रिक्त रेखा के साथ अलग करें।
3।
पाठक की स्मृति को ताज़ा करें या समझाएं कि आप उसे ईमेल की पहली पंक्ति में क्यों संपर्क कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी उद्योग कार्यक्रम में इस व्यक्ति से मिले और आपके प्रकाशन में विज्ञापन पर चर्चा की, तो उस पहली पंक्ति में कहें और अपने पूरे नाम का उल्लेख करें। यदि आपके पास इस संपर्क से संबंधित कोई मामला या आईडी नंबर है, तो इसे ईमेल के शीर्ष पर प्रमुखता से पोस्ट करें।
4।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके शब्द और वाक्यांश ठीक से एक साथ रखे गए हैं, अपने सभी व्यावसायिक ईमेल टेक्स्ट की जाँच करें। यदि आपने संपर्क का नाम अपनी ईमेल एड्रेस बुक में जोड़ लिया है, तो सुनिश्चित करें कि यह सही ढंग से लिखा गया है और सही पूंजीकरण है। सुनिश्चित करें कि आपका अपना नाम, जो प्राप्तकर्ता के "फ्रॉम" लाइन में दिखाई देगा, सही ढंग से लिखा गया है।
5।
"सादर, " "ईमानदारी से" या बिल्कुल भी सलाम नहीं के साथ अपने व्यापार ईमेल को समाप्त करें।
6।
अपने सभी व्यावसायिक ईमेल को समाप्त करने के लिए एक पेशेवर हस्ताक्षर बनाएं। यह उस शीर्षक के समान है जो आप आमतौर पर एक व्यावसायिक पत्र के शीर्ष पर पाएंगे- दूसरे पक्ष को यह जानने की आवश्यकता है कि ईमेल के बाहर आपसे कैसे संपर्क किया जाए। हस्ताक्षर में आपका पूरा नाम, स्थिति, पता और अन्य संपर्क विवरण शामिल हैं।
टिप्स
- अपने ईमेल पत्र में औपचारिक रूप से बोलें, जैसे आप लिखेंगे कि क्या यह एक मुद्रित पत्र है।
- जब तक आपने हाल ही में फोन पर भेजने के बारे में चर्चा नहीं की है, तब तक एक व्यावसायिक संपर्क के साथ अपने पहले ईमेल संचार में संलग्नक जोड़ने से बचना चाहिए।
- यदि आप ईमेल में अतिरिक्त प्राप्तकर्ता जोड़ना चाहते हैं तो "BCC" फ़ील्ड का उपयोग करें, जब तक कि मुख्य प्राप्तकर्ता परिचित न हो और उन अन्य प्राप्तकर्ता के साथ सीधे काम कर रहा हो।
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