कैसे एक टीम की सुविधा के लिए

टीम की सुविधा विज्ञान की तुलना में अधिक कला है। प्रभावी फैसिलिटेटर्स में वस्तुनिष्ठता, अच्छी समस्या को हल करने, निर्णय लेने, टीम प्रबंधन और संचार कौशल जैसे गुण और विशेषताएं होती हैं जो मात्रात्मक दृष्टि से मापना मुश्किल होता है। सुविधा प्रक्रिया यह निर्धारित करती है कि आपके छोटे व्यवसाय में टीम के सदस्य एक-दूसरे के साथ और पूरी टीम के साथ कैसे बातचीत करते हैं, साथ ही वे कैसे निर्णय लेते हैं, समस्याओं को हल करते हैं और एक टीम के रूप में संघर्षों का प्रबंधन करते हैं।

अपनी जिम्मेदारियों को जानें

एक सुविधा परिप्रेक्ष्य यह है कि एक अच्छी प्रक्रिया एक अच्छे परिणाम का उत्पादन करेगी। इस परिप्रेक्ष्य का अर्थ है कि एक टीम फैसिलिटेटर की भूमिका टीम की बैठकों पर अधिक केंद्रित है और एक विशिष्ट कार्य उत्पाद या परिणाम की तुलना में बैठकों के दौरान टीमें एक साथ कैसे काम करती हैं। जिम्मेदारियां टीम की बैठकों की रूपरेखा तैयार करने और योजना बनाने पर ध्यान केंद्रित करती हैं, बैठक को निर्देशित करती है क्योंकि यह प्रगति करती है और सुनिश्चित करती है कि प्रभावी और सक्रिय भागीदारी हो। एक बार बैठक समाप्त हो जाने के बाद, परिणाम, कार्य और प्रश्न सहित मीटिंग मिनट सुनिश्चित करने के लिए सुविधाकर्ता जिम्मेदार बने रहते हैं और अगली निर्धारित बैठक से पहले किसी भी आवश्यक अनुवर्ती को प्रभावी ढंग से निपटा लिया जाता है।

एक एजेंडा बनाएँ

एक विस्तृत बैठक एजेंडा बनाकर शुरू करें जो बैठक के उद्देश्य को स्पष्ट रूप से परिभाषित करता है और बैठक के उद्देश्यों को रेखांकित करता है। बैठक से कुछ दिन पहले एजेंडा वितरित करें ताकि उपस्थित लोग जान सकें कि क्या उम्मीद है और तैयारी के लिए समय है। जितना अधिक विवरण आप अधिक उपयोगी शामिल करेंगे उतना ही एजेंडा सुविधा में एक उपकरण के रूप में होगा। उदाहरण के लिए, एक एजेंडा यह सुनिश्चित कर सकता है कि बैठक उनके आवंटित समय से अधिक न चलें, प्रतिभागियों पर ध्यान केंद्रित रखें, बैठक की भागीदारी बढ़ाएं और प्रतिभागियों को प्रस्तुत करने के लिए किसी भी बहाने की क्षमता को समाप्त करें।

उपयुक्त ग्राउंड नियम सेट करें

स्पष्ट, अच्छी तरह से परिभाषित जमीन नियम यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण हैं कि बैठक का माहौल विनम्र और सम्मानजनक है, खासकर यदि आप एक गर्म बहस की उम्मीद करते हैं। ग्राउंड नियमों को निर्धारित करने में सभी को भाग लेने की अनुमति देकर बैठक शुरू करें जो ध्यान केंद्रित करें, उदाहरण के लिए, भागीदारी और अलग-अलग राय के मूल्य पर। एक गोपनीय ग्राउंड नियम और एक सूची शामिल करें, जिसे बर्दाश्त नहीं किया जाएगा जब राय टकराव और प्रतिभागियों को असहमत करते हैं, जैसे कि पुट-डाउन, नाम-कॉलिंग या व्यक्तिगत हमले। एक विशिष्ट स्थान में बैठक के दौरान जमीनी नियमों को रिकॉर्ड और प्रदर्शित करें।

निरीक्षण और हस्तक्षेप करें

टीम की बैठकों को ट्रैक पर रखें और जब आवश्यक हो, तो यह देखते हुए उद्देश्यों को पूरा करने पर ध्यान केंद्रित करें कि क्या हो रहा है। उदाहरण के लिए, हस्तक्षेप करें जब एक या दो प्रतिभागी एक निष्क्रिय प्रतिभागी की ओर एक प्रश्न निर्देशित करके चर्चा को नियंत्रित करते हैं। चर्चा और विचारशील, खुले संचार को प्रोत्साहित करने वाले खुले प्रश्न पूछकर सामान्य भागीदारी को प्रोत्साहित करें। जब मूल रूप से चर्चा के लिए विषय के समूह को याद दिलाकर चर्चा शुरू हो, तो प्रत्यक्ष और उल्टा हो। नए विषय पर चर्चा करने के लिए किसी अन्य बैठक को शेड्यूल करने की पेशकश करें या समूह को बताएं कि आप इसे अगले नियमित रूप से निर्धारित बैठक के एजेंडे में शामिल करेंगे।