निदेशक मंडल को एक पेशेवर रिपोर्ट कैसे प्रारूपित करें

प्रबंधन और निदेशक मंडल के बीच सही जानकारी के प्रवाह को ध्यान में रखते हुए महत्वपूर्ण निर्णय लेने और शीघ्र कार्रवाई करने के लिए महत्वपूर्ण है। यह सुनिश्चित करने का एक तरीका है कि सही जानकारी देखी गई है, निदेशक मंडल को प्रदान की गई नियमित रिपोर्टों के माध्यम से है। ये रिपोर्ट एक पेशेवर रिपोर्ट प्रारूप में होनी चाहिए ताकि उन्हें आसानी से पचाया जा सके, जिसमें प्रासंगिक विवरणों को उजागर किया गया है। सबसे बड़ा प्रभाव बनाने के लिए एक मानक बोर्ड रिपोर्ट संरचना का उपयोग करें।

बोर्ड की रिपोर्ट संरचना

बोर्ड रिपोर्ट को पढ़ने के लिए एक आसान प्रारूप का पालन करना चाहिए। कुछ रिपोर्ट दूसरों की तुलना में छोटी होंगी। उदाहरण के लिए, किसी विभाग की विकास प्रक्रिया के बारे में एक मासिक अद्यतन पूरी परियोजना के वार्षिक सारांश जितना विस्तृत या लंबा नहीं हो सकता है।

जबकि कम रिपोर्ट प्रमुख हेडर और गोलियों के साथ एक मेमो की तरह दिख सकते हैं जो कुंजी प्रदर्शन संकेतक (KPI) को रेखांकित करते हैं, लंबी रिपोर्ट एक अकादमिक रिपोर्ट की तरह दिखाई देगी, जिसमें एक कवर पेज और सामग्री की तालिका होगी। रिपोर्ट की लंबाई के बावजूद, सुनिश्चित करें कि रिपोर्ट का पहला भाग बताता है कि रिपोर्ट कहाँ से आ रही है, रिपोर्ट करने वाला समय सीमा कवर करता है और रिपोर्ट किसकी जा रही है। रिपोर्ट को इस तरह से शीर्षक दें जो कहती है कि रिपोर्ट चर्चा करती है, ताकि पाठक जल्दी से इसे दर्ज कर सकें और जरूरत पड़ने पर इसे स्थानांतरित कर सकें। उदाहरण के लिए, "वार्षिक बिक्री रिपोर्ट, क्षेत्रों के आधार पर, " स्पष्ट रूप से बताता है कि पाठकों को रिपोर्ट में क्या पता चलेगा।

रिपोर्ट के भीतर हेडर और गोलियों का उपयोग करें, ताकि बोर्ड के सदस्यों को विषयों के माध्यम से स्कैन करने और प्रासंगिक जानकारी खोजने में सक्षम बनाया जा सके। याद रखें कि रिपोर्ट का उपयोग बोर्ड से कार्रवाई करने के लिए किया जाता है, ताकि ये रिपोर्ट बोर्ड के सदस्यों को उस परियोजना पर अपडेट कर सकें, जो वे पहले से ही निगरानी कर रहे हैं। रिपोर्ट के भीतर बोर्ड को सूचना का अवलोकन देने के लिए एक परिचय और एक सारांश अनुभाग होना चाहिए।

यह सुनिश्चित करने के लिए रिपोर्ट को दोबारा जांचें कि स्वरूपण, व्याकरण और वर्तनी सही हैं। आप चाहते हैं कि बोर्ड उन्हें दी गई जानकारी पर भरोसा करे। त्रुटियों से अटे पड़े रिपोर्ट बोर्ड सदस्यों को रिपोर्ट पेश करने वाले व्यक्ति के विस्तार और व्यावसायिकता पर सवाल उठाते हैं।

बोर्ड रिपोर्ट की सामग्री

रिपोर्ट लिखने से पहले, रिपोर्ट के उद्देश्य के बारे में सोचें। क्या उद्देश्य केवल कुछ की प्रगति पर बोर्ड को अद्यतन करना है? या, क्या निधियों, नए संसाधनों या परिवर्तनों के लिए अनुरोध किया जा रहा है? सामग्री को रिपोर्ट के उद्देश्य को पूरा करने के लिए निर्देशित करें।

संकलित जानकारी और डेटा जो उद्देश्य के अनुसार है। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम के नए रोलआउट पर बोर्ड को अपडेट कर रहे हैं, तो आपको प्रासंगिक विवरण इकट्ठा करना चाहिए कि किस मील के पत्थर को पूरा किया गया है, अगले चरण क्या करेंगे और इसमें शामिल समयरेखा। अब तक हुई प्रगति के आधार पर, आपके द्वारा उठाए गए किसी भी मुद्दे पर ध्यान देना बुद्धिमानी होगी। यदि परियोजना अनुसूची से आगे है, तो बोर्ड के सदस्यों को उत्साही रखने के लिए कैसे और क्यों, यह नोट करना सुनिश्चित करें। यदि प्रगति अपेक्षा से धीमी है, तो स्पष्ट और संक्षिप्त रूप में क्यों। जानकारी छिपाएँ नहीं। बोर्ड वहाँ समाधान प्रदान करने में मदद करने के लिए है; यदि आप समस्या की व्याख्या नहीं करते हैं, तो समाधान खोजना मुश्किल है।

अपने विवरणों में सफल हो। यदि आप एक वाक्य में कुछ कह सकते हैं, तो पूरे पैराग्राफ को लिखने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप बाहरी अध्ययन, समाचार या पिछली रिपोर्टों का संदर्भ दे रहे हैं, तो संदर्भ पर ध्यान दें और सामग्री को सारांशित करें। फिर, संदर्भित सामग्री उपलब्ध है, अगर कोई भी अधिक जानकारी चाहता है, तो यह रिपोर्ट को संक्षिप्त रखता है, बिना किसी सूचना को छोड़े, यदि बोर्ड के सदस्य कोई अतिरिक्त जानकारी चाहते हैं।

पार्टियों की जिम्मेदारियां

हालाँकि समिति के अधिकारी या प्रबंध निदेशक रिपोर्ट बनाने के लिए जिम्मेदार होते हैं, निदेशक मंडल और प्रबंधक दोनों को एक साथ काम करना चाहिए। यदि बोर्ड को सूचित निर्णय लेने के लिए आवश्यक जानकारी के बिना रिपोर्ट मिल रही है, तो बोर्ड को प्रबंधकों के पालन के लिए एक बोर्ड रिपोर्ट टेम्पलेट विकसित करना होगा। संगठन के लिए रिपोर्टों का मानकीकरण करके, जानकारी के प्रवाह के संबंध में, हर कोई एक ही पृष्ठ पर है।

यह प्रक्रिया जानकारी को संसाधित करने में मदद करती है। जब सभी रिपोर्टों को एक ही तरह से स्वरूपित किया जाता है, तो बोर्ड को पता होता है कि प्रत्येक रिपोर्ट के साथ क्या उम्मीद की जानी चाहिए। इसके अतिरिक्त, जब बोर्ड प्रत्येक रिपोर्ट में विशिष्ट प्रश्न और आवश्यक जानकारी सेट करता है, जो अनुमान लगाता है कि रिपोर्ट लिखने वाले प्रबंधकों से उपजी है। हर कोई सही डेटा ट्रैक करना शुरू कर देता है और फिर इस तरह से रिपोर्ट करता है जो संगठन की प्रक्रिया को तेज़ करने और अधिक आत्मविश्वास के साथ निर्णय लेने में मदद करता है।