दृष्टि और स्कोप दस्तावेज़ कैसे लिखें

विज़न और स्कोप दस्तावेज़ यह परिभाषित करते हैं कि आपके ग्राहक या कंपनी के पास क्या है और साथ ही साथ उस विज़न तक पहुँचने के लिए आवश्यक कार्य प्रक्रिया का वर्णन करें। उदाहरण के लिए, उद्यमी अपने व्यावसायिक विचारों को परिभाषित करने और उन्हें वास्तविकता में विकसित करने के लिए सूची बनाने के लिए एक दृष्टि और गुंजाइश दस्तावेज़ लिखने से लाभान्वित होते हैं। प्रोजेक्ट मैनेजर प्रोजेक्ट के अपेक्षित परिणाम की पहचान करने के लिए और उस परिणाम को प्राप्त करने के लिए आवश्यक तरीकों और गतिविधियों को निर्धारित करने के लिए इस तरह के दस्तावेज़ का उपयोग करते हैं।

दृष्टि बनाम स्कोप

विजन और स्कोप दो अलग-अलग चीजें हैं। एक विज़न और स्कोप डॉक्यूमेंट, विज़न सेक्शन से शुरू होता है, जो कार्य को हाथ से करता है। एक बार दृष्टि स्पष्ट हो जाने के बाद, दस्तावेज़ का कार्यक्षेत्र भाग मुख्य परियोजना चरणों का एक रोडमैप और प्रदर्शन की जाने वाली कार्यप्रणाली के साथ-साथ प्रदर्शन की जाने वाली गतिविधियों के विवरण को रेखांकित करता है। जब आप अपनी दृष्टि को स्पष्ट करते हैं, तो एक कुशल और प्रभावी रोडमैप बनाना बहुत आसान होता है।

लक्ष्यों का विवरण

आपके दस्तावेज़ का विज़न पार्ट अक्सर लिखना मुश्किल होता है क्योंकि विज़न एक कॉन्सेप्ट है, चीज़ नहीं। दृष्टि वह समाधान है जो आपका ग्राहक चाहता है कि आप आपूर्ति करें। आपकी अपनी कंपनी में, आपकी दृष्टि भविष्य में कंपनी के एक बिंदु पर होगी। दृष्टि के बजाय लक्ष्य न लिखें। लक्ष्य समीप के बेंचमार्क हैं। दृष्टि दीर्घकालिक है और रास्ते में अपने लक्ष्यों को मारकर हासिल की है। दृष्टि से यह पूछें कि ग्राहक ने आपसे संपर्क क्यों किया, परियोजना क्यों बनाई गई या कंपनी क्यों मौजूद है। इसके बाद, जवाब दें कि ग्राहक क्या चाहता है, परियोजना क्या बनाने की उम्मीद करती है या कंपनी क्या करती है। आगे दृष्टि का वर्णन करें कि कब, कहां और कैसे दृष्टि में शामिल है।

काम की गुंजाइश

कार्य विवरण की गुंजाइश यह है कि आप हाथ में दृष्टि या कार्य कैसे प्राप्त करेंगे। डिलिवरेबल्स और आवश्यक डिलीवरी की तारीख को सूचीबद्ध करके शुरू करें। एक समय रेखा पर बेंचमार्क स्थापित करें जो हाथ, या दृष्टि पर कार्य की प्रगति को चिह्नित करता है। ग्राहक या कंपनी को जानकारी प्रदान करने में जिम्मेदारियों की पहचान करें और रिपोर्टिंग परियोजना में आपकी परियोजना टीम की जिम्मेदारियां हैं। किसी भी विशिष्ट आवश्यकताओं, जैसे कि उपकरणों के प्रकार या विशिष्ट विक्रेताओं का उपयोग करने के लिए निर्धारित करें। अंत में, टीम के सदस्यों को प्रोजेक्ट करने के लिए कार्य असाइन करें।

दस्तावेज़ शैली

दृष्टि और कार्यक्षेत्र वर्गों के लिए शीर्ष-स्तरीय शीर्षकों का उपयोग करें, और प्रत्येक अनुभाग के भीतर विभिन्न विषयों के लिए माध्यमिक शीर्षकों का उपयोग करें। प्रत्येक विषय के तहत बुलेट बिंदु सूची में विवरण रखें। पॉइंट्स, टेबल और टाइमलाइन का उपयोग करें जहाँ बिंदुओं को स्पष्ट करना आवश्यक है। एक अच्छी दृष्टि और गुंजाइश दस्तावेज़ को समझना आसान है, पढ़ने के लिए त्वरित है और परियोजना के दौरान चेकलिस्ट के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है। अपने दस्तावेज़ को एक कवर शीट के साथ एक पेशेवर रूप दें, जिसमें परियोजना का शीर्षक, दस्तावेज़ की तारीख, परियोजना के लिए ज़िम्मेदार लोगों की सूची और दस्तावेज़ प्राप्त करने के लिए अधिकृत लोगों की एक सूची शामिल है। यदि यह कुछ पृष्ठों से अधिक लंबा है, तो सामग्री की एक तालिका शामिल करें। अपने दस्तावेज़ की योजना बनाने में समय लेना - विशेष रूप से दृष्टि को परिभाषित करने के संदर्भ में - और विस्तार पर पर्याप्त ध्यान देने से एक अधिक प्रभावशाली और उपयोगी दस्तावेज़ तैयार होता है।