लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के नुकसान

आज आप पढ़े जाने वाले लगभग हर लेख या रिपोर्ट में अपने व्यवसाय के हर पहलू में प्रौद्योगिकी को शामिल करने के लिए फायदे और कभी-कभी व्यापार मालिकों की आवश्यकता के बारे में बात करते हैं। लेकिन हर छोटे व्यवसाय के लिए एक लेखा सॉफ्टवेयर पैकेज जरूरी नहीं है। यदि आप स्व-नियोजित हैं या एक छोटा व्यवसाय है, तो आपको लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के साथ-साथ लाभ प्राप्त करने के लिए नकारात्मक पक्ष पर विचार करना चाहिए।

लागत

हालाँकि कुछ छोटे व्यवसाय लेखांकन पैकेजों की उचित कीमत होती है, सॉफ़्टवेयर की लागत सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने की एकमात्र लागत नहीं है। अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर में रैम, प्रोसेसर स्पीड और हार्ड ड्राइव मेमोरी के संबंध में कंप्यूटर के उपयोग के लिए न्यूनतम मानकों की आवश्यकता होती है। अपने लेखांकन डेटा का बैकअप बनाने के लिए एक्सेल स्प्रेडशीट की तुलना में अधिक स्टोरेज स्पेस की आवश्यकता हो सकती है, जो आसानी से फ्लैश ड्राइव पर कॉपी हो जाती है। सॉफ़्टवेयर के लिए तकनीकी सहायता अतिरिक्त खर्च कर सकती है, और अपग्रेड प्राप्त करने के लिए आप वार्षिक लाइसेंस शुल्क ले सकते हैं। यदि आप सॉफ़्टवेयर इंस्टॉलेशन या अकाउंटिंग सेटअप में कुशल नहीं हैं, तो आप उन कार्यों को करने के लिए एक सलाहकार को काम पर रखने का खर्च भी उठा सकते हैं।

कठिनाई

कुछ लेखांकन सॉफ़्टवेयर पैकेज विशेष रूप से गैर-लेखाकारों के लिए डिज़ाइन किए गए हैं, लेकिन आप किसी भी सॉफ़्टवेयर पैकेज में कनवर्ट करते समय एक सीखने की अवस्था का अनुभव करेंगे। यदि आपने पहले कभी अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग नहीं किया है, तो अकाउंटिंग शब्द सीखना, लेआउट बनाना और एक उचित सेटअप का निर्धारण करना सॉफ्टवेयर के उपयोग से प्राप्त लाभों से अधिक कठिन हो सकता है। अपना खुद का व्यवसाय चलाना पहले से ही पर्याप्त तनाव और वृद्धि के साथ आता है। जब तक यह बिल्कुल आवश्यक न हो या सॉफ़्टवेयर के उपयोग से होने वाले नुकसानों से बचने के लिए आपको लेखांकन सॉफ्टवेयर सीखने के तनाव को मिश्रण में नहीं जोड़ना चाहिए।

पहर

लेखांकन सॉफ्टवेयर में प्रोसेसिंग खर्च और इनवॉइस आमतौर पर एक लेज़र पैड या स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर पर खर्च लॉग इन करने और हस्तलिखित चालान या स्प्रेडशीट-आधारित इनवॉइस बनाने से अधिक समय लगेगा। यदि कंप्यूटर का उपयोग करना आपकी दिनचर्या का एक बड़ा हिस्सा नहीं है, तो बुनियादी दैनिक वित्तीय डेटा को संसाधित करने के लिए आवश्यक समय सॉफ्टवेयर से प्राप्त किसी भी लाभ से आगे निकल सकता है।

रखरखाव

लेखांकन सॉफ़्टवेयर को बनाए रखना न केवल लेखांकन सॉफ़्टवेयर पैकेज में अपग्रेड करना शामिल है, बल्कि अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के लिए सभी आवश्यक उपकरणों को बनाए रखना और अपग्रेड करना भी है क्योंकि नए संस्करणों को अपग्रेड किए गए उपकरणों की आवश्यकता हो सकती है। उस उपकरण में अक्सर आपका पीसी या लैपटॉप, मॉनिटर, प्रिंटर, इंटरनेट कनेक्शन और मॉडेम, बैकअप ड्राइव और ऑपरेटिंग सिस्टम शामिल होते हैं। यदि आप लेखांकन उपकरण के अनुपालन में अपने उपकरण रखने के लिए समय और धन खर्च नहीं करना चाहते हैं, तो स्प्रेडशीट या खाता बही से चिपकना सबसे अच्छा है।