HR से मेमो कैसे लिखें

मानव संसाधन विभाग नियमित रूप से विभिन्न विषयों पर कर्मचारियों को संचार भेजते हैं - दस्तावेज की समाप्ति से लेकर कंपनी की पिकनिक के लिए निमंत्रण देने तक। सबसे प्रभावी एचआर संचार अच्छी तरह से निर्मित है, दर्शकों को ध्यान में रखता है और उचित रूप से वितरित किया जाता है। इसमें ऐसी भाषा भी होती है जो अर्थ की व्याख्या करने के लिए इसे पाठक तक नहीं छोड़ती है, जिसका अर्थ एचआर मेमो स्पष्ट और स्पष्ट होना चाहिए।

1।

अपने संदेश के उद्देश्य और रूपरेखा को ड्राफ़्ट करें। मानव संसाधन से मेमो सूचनात्मक हो सकते हैं, जैसे कि नीति या प्रक्रियात्मक अपडेट, या उन्हें रोजगार कार्यों की पुष्टि के रूप में लिखा जा सकता है, जैसे कि अनुशासनात्मक समीक्षा या समाप्ति के लिए प्रलेखन। जैसा कि आप रूपरेखा तैयार करते हैं, अपने पाठक की स्थिति या शीर्षक, पृष्ठभूमि और योग्यता निर्धारित करें।

2।

उन कर्मचारियों की सूची तैयार करें, जिन्हें आपका ज्ञापन वितरित किया जाएगा। सभी कर्मचारियों के लिए, या कर्मचारियों के कुछ समूहों के लिए एक ईमेल सूची प्रदान करने के लिए अपने आईटी विभाग से पूछें। यदि आप कर्मचारियों को सूचनात्मक ज्ञापन लिख रहे हैं, तो कार्बन अपने पर्यवेक्षकों और प्रबंधकों की प्रतिलिपि बनाएँ। नेतृत्व को हमेशा उन कर्मचारियों को दी जा रही जानकारी के बारे में पता होना चाहिए जो उनकी रिपोर्ट करते हैं।

3।

अपने विषय को पुष्ट करने के लिए आवश्यक डेटा इकट्ठा करें। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी नीति परिवर्तन के बारे में लिख रहे हैं, तो वर्तमान हैंडबुक और मानक संचालन प्रक्रियाओं की प्रतियां प्राप्त करें। इसके अलावा, संशोधित नीति विवरण प्राप्त करें जो आपकी हैंडबुक प्रकाशित होने के बाद प्रसारित किए गए हैं। यदि नीतियों को प्रक्रियाओं जैसे प्रौद्योगिकी के साथ करना है, तो नई तकनीक का उपयोग करने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश प्राप्त करें।

4।

उन कर्मचारियों को सूचीबद्ध करें, जिन्हें आप ज्ञापन लिख रहे हैं। निर्धारित करें कि आपके पाठक कौन हैं और तदनुसार भाषा को समायोजित करें। उदाहरण के लिए, यदि आप प्रक्रियात्मक मामलों के बारे में आईटी विशेषज्ञों को लिख रहे हैं, तो वे प्रौद्योगिकी-बोल समझेंगे। हालाँकि, यदि आप आईटी प्रक्रियाओं के बारे में एक ज्ञापन लिख रहे हैं और आपके दर्शकों में आईटी से अधिक कर्मचारी हैं, तो इसे तैयार करें ताकि यह व्यापक दर्शकों के लिए समझ में आए।

5।

व्यक्तिगत कर्मियों को अपने कर्मियों की फाइलों में निर्देशित मेमो की प्रतियां रखें। कुछ गोपनीय ज्ञापनों को पहले आमने-सामने की बैठक में प्रस्तुत करने की आवश्यकता हो सकती है, और यदि ज्ञापन को समाप्ति के साथ करना है, तो कर्मचारी को ज्ञापन सौंपने के दौरान कर्मचारी के पर्यवेक्षक या प्रबंधक को बैठक में उपस्थित होना चाहिए।

6।

संकेत दें कि क्या एचआर मेमो गोपनीय हैं। HR पत्राचार में वेतन और नियमों और शर्तों के बारे में संवेदनशील जानकारी हो सकती है जैसे कि लाभ, अनुशासन, HR मेट्रिक्स और HR रणनीतिक योजनाएं। गोपनीय एचआर मेमो की प्रतियां सीमित पहुंच वाली फाइलों में संग्रहित की जानी चाहिए।