वित्तीय रिपोर्टिंग पर आंतरिक नियंत्रण के उदाहरण

आंतरिक नियंत्रण वे नीतियाँ हैं जो आप अपनी कंपनी की वित्तीय रिपोर्टिंग को सही रखने के लिए रखते हैं। यदि आप जनता को शेयर बेचते हैं, तो दशकों से आंतरिक नियंत्रण अनिवार्य है। 2002 के सर्बनेस-ऑक्सले अधिनियम ने नियंत्रणों को सख्त कर दिया। जब तक आप कानून का पालन करते हैं, आप अपनी कंपनी की आवश्यकताओं के अनुरूप आंतरिक नियंत्रण विकसित करने के लिए स्वतंत्र हैं।

कर्तव्यों का अलगाव

आंतरिक नियंत्रण के लिए जिम्मेदारी को विभाजित करना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, यदि कोई व्यक्ति शिफ्ट के लिए कैश रजिस्टर चलाता है, तो आप कम से कम एक अन्य व्यक्ति चाहते हैं जो अंत तक चेकिंग कर रहा हो। यह केवल धोखाधड़ी को रोकने की बात नहीं है। भले ही खजांची ईमानदार हो, दो सेट आँखों की गलतियों को पकड़ने का एक बेहतर मौका है।

विभाजित जिम्मेदारी का एक और उदाहरण खरीदारी करने के लिए दो लोगों की आवश्यकता होती है: एक संकेत जांचता है, एक खरीद को अधिकृत करता है। यह एक कर्मचारी के लिए अवसर को कम कर देता है, जो मौजूद नहीं है उन मदों के लिए एक चेक लिखकर।

रोकें और पता लगाएँ

कुछ आंतरिक नियंत्रण किसी के लिए भी धोखाधड़ी करना कठिन बनाते हैं। अपने लेखा सॉफ्टवेयर और डिजिटल रिकॉर्ड तक पहुंच को नियंत्रित करना ऐसा करने का एक तरीका है। यदि आपके पास केवल कुछ ही लोग हैं जो डेटा दर्ज कर सकते हैं, तो आपके पास केवल कुछ ही लोग हैं जो इसे बदल सकते हैं।

अन्य नियंत्रण त्रुटियों को पकड़ने पर ध्यान केंद्रित करते हैं, उदाहरण के लिए, लेनदेन के एक सेट के लिए रिकॉर्ड के दो स्वतंत्र सेटों की तुलना करके। क्लासिक उदाहरण आपकी चेकबुक को संतुलित कर रहा है: यदि बैंक स्टेटमेंट आपके खाता बही से मेल नहीं खाता है, तो एक कारण खोजें। वेंडर भुगतान के लिए डिलीवरी रसीदों का मिलान एक और तरीका है।

निगरानी प्रदर्शन त्रुटियों का पता लगाने का एक तरीका भी हो सकता है। यदि तिमाही के लिए नकदी का प्रवाह आपके बजट से कम है, तो इसका कारण अप्रत्याशित खर्च या आय हो सकता है। यह भी हो सकता है कि किसी ने तिमाही डेटा दर्ज करने में कोई बड़ी त्रुटि की हो।

नियंत्रणों को नियंत्रित करना

यह आंतरिक नियंत्रण के लिए नियम स्थापित करने के लिए पर्याप्त नहीं है। इन आंतरिक नियंत्रण काम करते हैं या नहीं यह निर्धारित करने के लिए आपको अतिरिक्त मील जाने की आवश्यकता है। आवधिक आंतरिक ऑडिट और निगरानी को यह देखना चाहिए कि क्या कर्मचारी आंतरिक नियंत्रणों का अनुपालन करते हैं या क्या वे अपने चारों ओर जाने के तरीके खोजते हैं। यदि अपवाद और समस्याएं सामने आती हैं, तो क्या कर्मचारी इन समस्याओं की रिपोर्ट करते हैं? यदि आपके पास स्टाफ टर्नओवर है, तो क्या नए कर्मचारियों को आपकी नियंत्रण आवश्यकताओं के अनुसार ठीक से जानकारी दी गई है? ये उन समस्याओं में से हैं जिनके लिए आपको तैयारी करने की आवश्यकता है।

सामग्री की कमजोरी

जब सिक्योरिटीज एंड एक्सचेंज कमेटी सरबेंस-ऑक्सले के साथ कंपनियों के अनुपालन को देखती है, तो त्रुटि के लिए बहुत कम मार्जिन होता है। यदि आपके पास आंतरिक नियंत्रणों में एक भी गंभीर कमजोरी है, तो यह संपूर्ण नियंत्रण प्रणाली को अमान्य करता है।

मान लीजिए कि आपके आंतरिक नियंत्रण की एक आवश्यकता है, जो यह है कि जब विभिन्न विभाग इन्वेंट्री को स्थानांतरित करते हैं, तो उन्हें मासिक खातों को समेटना होगा। हालाँकि, आपके पास एक प्रक्रिया नहीं है जो गारंटी देती है कि यह होगा। एसईसी की नजर में, यह एक गंभीर दोष है। यहां तक ​​कि अगर आपके खाते सही हैं, तो अनिर्धारित त्रुटि या धोखाधड़ी की संभावना बहुत अधिक है।