एक प्रबंधन लेखा सूचना प्रणाली में कारक

जैसे-जैसे व्यवसाय अपनी स्टार्ट-अप अवधि से आगे बढ़ते हैं और आकार और उत्पाद या सेवा प्रसाद दोनों में विस्तार करते हैं, उनके लेखांकन और सूचनात्मक परिवर्तन की आवश्यकता होती है। अधिकांश छोटे व्यवसाय स्टार्ट-अप एक ऑफ-द-रैक अकाउंटिंग पैकेज जैसे कि पीचट्री या क्विकबुक के साथ शुरू होते हैं और उनसे बुनियादी लेखांकन रिपोर्ट चलाते हैं। जब व्यवसाय बड़ा हो जाता है और रणनीतिक योजना अधिक महत्वपूर्ण हो जाती है, तो व्यवसाय के मालिकों और प्रबंधकों को अधिक परिष्कृत वित्तीय और परिचालन जानकारी की आवश्यकता होती है, जिस पर अपने फैसले को आधार बनाया जा सकता है।

समय पर जानकारी

एक प्रबंधन सूचना प्रणाली को समय पर जानकारी प्रदान करनी चाहिए। इस तथ्य के छह महीने बाद पता लगाने का कोई फायदा नहीं है कि किसी विशेष उत्पाद लाइन या भौगोलिक क्षेत्र में बिक्री टंकी है। लंबित समस्याओं को हल करने के लिए परिवर्तन करने के लिए प्रबंधकों को जल्द ही बिक्री, निचले-रेखा के लाभ और अन्य महत्वपूर्ण मैट्रिक्स पर त्वरित जानकारी की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, यदि कोई प्रबंधक पिछले सप्ताह की बिक्री पर एक रिपोर्ट प्राप्त करता है, जो यह दर्शाता है कि ह्यूस्टन में बहुत कम बिक्री हुई है, तो वह समस्या का निदान कर सकती है; यह एक शिपिंग विफलता, एक विपणन मुद्दा या अन्य व्यावसायिक चुनौतियों में से एक है जो एक बार पहचाने जाने पर जल्दी से हल किया जा सकता है।

एक नज़र में महत्वपूर्ण जानकारी

यह संभव है कि प्रबंधन सूचना प्रणाली बहुत मजबूत हो। यह उन सभी 300 रिपोर्टों का प्रिंट आउट और विश्लेषण करने के लिए आकर्षक है जो एक प्रणाली उत्पन्न कर सकती है; हालाँकि, इससे अक्सर सूचना अधिभार में बदल जाती है, और यह संभावना है कि सफलता या विफलता का एक महत्वपूर्ण अग्रदूत संख्याओं के पहाड़ में याद किया जा सकता है। जिन महत्वपूर्ण नंबरों पर कंपनी को नज़र रखने की ज़रूरत होती है, उन्हें एक नज़र में सुलभ होना चाहिए। इन नंबरों को कंपनी के समग्र बजट और रणनीतिक लक्ष्यों के साथ जोड़ना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि यह ट्रैक पर है।

प्रासंगिक जानकारी

प्रबंधन सूचना प्रणाली से निकाले गए नंबर सही होने चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि कोई कंपनी कई उत्पादों को कई खुदरा दुकानों में बेचती है, तो उत्पादित जानकारी को उत्पाद और स्थान दोनों द्वारा परिणाम दिखाना चाहिए। सभी उत्पादों या सभी स्थानों के लिए केवल संयुक्त संख्या होने से व्यक्तिगत समस्याएं छिप सकती हैं। सिस्टम की आवश्यक सादगी के साथ, सही संख्या होने पर कंपनी के प्रमुख सफलता कारकों के साथ रिपोर्टिंग प्रणाली को संरेखित करना शामिल है।

चल रहे प्रशिक्षण और शिक्षा

एक प्रबंधन सूचना प्रणाली केवल उन लोगों के रूप में मजबूत होती है जो इसे संचालित करते हैं और इसके परिणामों का विश्लेषण करते हैं। कर्मचारियों को सिस्टम में चल रहे प्रशिक्षण प्राप्त करना चाहिए, जिसमें उन्नयन भी शामिल है। उन्हें यह समझने के लिए भी प्रशिक्षित किया जाना चाहिए कि संख्याओं का क्या मतलब है और एक पकने की समस्या की पहचान कैसे करें। सिस्टम में एक ऑपरेशन गाइड होना चाहिए ताकि नए कर्मचारी जानकारी के साथ पारित करने के लिए अन्य कर्मचारियों पर भरोसा करने के बजाय, जब वे शुरू करें तो सही तरीके से सीख सकें।