सरकारी सेवा अनुबंधों के लिए संघीय समयपालन नीति

संघीय सरकार के पास कई कार्यक्रम और समर्थन उपकरण हैं जो छोटे-व्यवसाय के मालिकों को संघीय सेवा अनुबंधों के लिए प्रतिस्पर्धा करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। हालांकि, एक बार एक संघीय अनुबंध से सम्मानित किए जाने के बाद, अनुपालन आवश्यकताएं एक व्यवसाय के आकार या सेवा द्वारा प्रदान की गई परवाह किए बिना समान होती हैं। टाइमकीपिंग नीतियां, जो मैनुअल और इलेक्ट्रॉनिक दोनों तरीकों पर ध्यान केंद्रित करती हैं, संघीय अधिग्रहण विनियम और लागत लेखांकन मानकों में स्थापित दिशानिर्देशों का पालन करती हैं।

लिखित टाइमकीपिंग पॉलिसी

संघीय सेवा ठेकेदारों के पास एक लिखित टाइमकीपिंग पॉलिसी होनी चाहिए जो यह दर्शाए कि व्यवसाय की टाइमकीपिंग प्रथाओं संघीय आवश्यकताओं का पालन करती है। टाइम शीट तैयार करने से संबंधित जानकारी को स्पष्ट रूप से रेखांकित करना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि कोई कर्मचारी एक से अधिक ऑफ-साइट स्थान पर सेवाएं दे रहा है, तो कर्मचारी समय पर प्रवेश करता है क्योंकि कार्यदिवस की शुरुआत और समाप्ति के बजाय वास्तविक कार्य किया जाता है। पॉलिसी को नए-भाड़े के कर्मचारी टाइम शीट प्रशिक्षण के लिए कदमों को भी रेखांकित करना चाहिए। अंत में, लिखित नीति को व्यवसाय के लिए आवश्यक कदमों की रूपरेखा तैयार करनी चाहिए, जैसे कि फ़्लोर चेक और आवधिक ऑडिट, यह सुनिश्चित करने के लिए कि समय पत्रक संघीय समयपालन आवश्यकताओं का अनुपालन करते हैं।

टाइम शीट प्रक्रियाएं

इलेक्ट्रॉनिक टाइमकीपिंग सिस्टम के व्यापक उपयोग के बावजूद, संघीय सरकार मुख्य रूप से मैनुअल प्रथाओं पर टाइमकीपिंग आवश्यकताओं को आधार बनाती है। स्वीकार्य टाइमकीपिंग प्रथा कर्मचारियों और पर्यवेक्षकों दोनों को प्रभावित करती है। उदाहरण के लिए, कर्मचारियों को व्यक्तिगत रूप से स्याही में नौकरी पर बिताया गया समय रिकॉर्ड करना चाहिए और वास्तविक समय रिकॉर्ड करना चाहिए, अनुमानित समय नहीं। पर्यवेक्षक और प्रशासक किसी कर्मचारी के लिए समय पत्रक नहीं भर सकते हैं जब तक कि कोई अच्छा कारण न हो, जैसे कि एक कर्मचारी किसी बीमारी या चोट के कारण जल्दी से निकल जाता है। प्रत्येक कर्मचारी एक टाइम शीट की पूर्णता और सटीकता के लिए जिम्मेदार है, और पर्यवेक्षक भुगतान के लिए प्रस्तुत करने से पहले प्रत्येक टाइम शीट को मंजूरी देने के लिए जिम्मेदार हैं।

इलेक्ट्रॉनिक आंतरिक नियंत्रण

इलेक्ट्रॉनिक टाइमकीपिंग सिस्टम का उपयोग करने वाले व्यवसायों की आवश्यकताएं मुख्य रूप से आंतरिक नियंत्रण नीतियों पर केंद्रित होती हैं। उदाहरण के लिए, एक सुरक्षित पासवर्ड नीति और यह सुनिश्चित करने के लिए एक प्रणाली कि केवल अनुमोदित परिवर्तन समय पत्रक में दर्ज किए गए हैं अनिवार्य हैं। आंतरिक नियंत्रणों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि कर्मचारी प्रत्येक दिन काम करने वाले सटीक घंटों में प्रवेश करें। इलेक्ट्रॉनिक टाइम शीट सिस्टम लॉग को एक विस्तृत ऑडिट ट्रेल का उत्पादन करना चाहिए। ऐसा इसलिए है क्योंकि एक ऑडिट के दौरान, सरकारी लेखा परीक्षकों को यह सत्यापित करने की आवश्यकता होगी कि किसके पास कर्मचारी समय पत्रक तक पहुंच है, साथ ही कारण भी।

गैर-अनुपालन और धोखाधड़ी

झूठे दावों के प्रावधान में धोखाधड़ी और / या टाइम शीट नीतियों के अनुपालन में विफलता के लिए दंड की रूपरेखा है। आपके व्यवसाय के अलावा तीन साल तक के लिए सभी सेवा अनुबंध पुरस्कारों से अयोग्यता का सामना करना पड़ रहा है, आपके व्यवसाय और कर्मचारियों दोनों को संभावित आपराधिक अभियोजन का सामना करना पड़ता है। झूठी दावा अधिनियम की शर्तों के तहत, सरकार को नुकसान की वसूली के लिए नागरिक कार्यवाही शुरू करने का अधिकार है। संभावित दंड में गलत या धोखाधड़ी के दावे के लिए जुर्माना, जेल की शर्तें और तीन गुना तक का हर्जाना शामिल है।

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